Im Rahmen des Salesforce Spring ‘23 Release gab es auch im Bereich Customization der Plattform einige spannende Neuerungen. In seinem Beitrag schaut sich Florian Simon einige Features genauer an, darunter die Multi-Faktor-Authentifizierung, die Einstein Search Learning Map, Picklist Values von Feldern und das Tracking von Field History Activities.
Multi-Faktor-Authentifizierung: Automatische Aktivierung ab Spring ‘23 Release
Während MFA oder Multi-Faktor-Authentifizierung bisher vielleicht noch nicht jedem ein Begriff war, ist ihre Funktionalität bereits bestens bekannt. Bei vielen Anbietern ist es heutzutage Standard, dass für den Login neben der üblichen Abfrage des Benutzernamens und Passworts zusätzlich mindestens ein unabhängiger Faktor wie ein mehrstelliger Code, persönliche Auskünfte oder biometrische Daten wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung abgefragt wird.
Dies dient dem Schutz vor Missbrauch und ist in der EU in manchen Bereichen Pflicht.
Seit dem 1. Februar 2022 ist jeder Nutzer vertraglich dazu verpflichtet, die MFA einzurichten, bisher wurde dies aber nicht aktiv forciert. Dies ändert sich ab diesem Spring Release und gilt für (menschliche) Nutzer mit direkter Anmeldung auf der Benutzeroberfläche (UI). Anmeldungen über die Einmalanmeldung (Single Sign-on (SSO)) sind von der Aktion nicht betroffen, das heißt aber nicht, dass man dazu nicht ebenfalls vertraglich verpflichtet ist. Die Verantwortlichen sollten also dafür sorgen, dass jeder Nutzer sich mit einer MFA anmeldet.
Salesforce wird für Nutzer ab diesem Release in mehreren Schritten die MFA automatisch aktivieren. Dies gilt für alle Instanzen und alle Editionen.
Weitere Informationen zum Zeitplan und zur Einführung der Aktivierung findet man hier.
Um Unterbrechungen oder unnötigen Ärger zu vermeiden, empfiehlt sich, die Umstellung unabhängig vom Aktivierungsplan von Salesforce durchzuführen. Hilfe und die einzelnen Schritte finden sich hier.
Einstein Search Learning Map
Diese Neuigkeit finde ich persönlich sehr interessant und möchte sie deshalb etwas genauer vorstellen. Salesforce entwickelt seine Einstein-Anwendungen stetig weiter und gibt sowohl dem Endnutzer als auch den Administratoren immer bessere Möglichkeiten, die Apps, Funktionen und Daten effektiv zu nutzen.
Dazu gehört auch die Einstein-Search-Funktion. In diesem Spring Release wurden gleich mehrere Anpassungen vorgenommen, hier sind die Details:
- Configure Searchable Fields for Each User Profile (Beta):
- Hier lässt sich für die Suche von Feldern konfigurieren, welche basierend auf dem genutzten Profil erscheinen sollen und welche nicht. Irrelevante Felder können hier ausgeblendet werden.
- Quickly Configure Searchable Picklists (Beta):
- Auch Picklisten können in suchbare Felder mit aufgenommen werden.
- Increase Case Resolution with Einstein Search Answers (Pilot):
- Dies ist eine Funktion, die getestet wird und dementsprechend auch jederzeit wieder verschwinden kann. Hierbei sollen Antworten aus Artikeln extrahiert werden, um die Lösung von Cases zu beschleunigen.
Die wichtigste Frage aber lautet: Wie kann man das Einstein Search Feature am effizientesten nutzen und einrichten? Zum Glück hat sich Salesforce auf der Hilfeseite richtig Mühe gegeben und einen Pfad mit Informationen zu den einzelnen Schritten aufgezeichnet.
Auf diese Weise kann man sich Schritt für Schritt durcharbeiten und das Feature richtig einstellen und nutzen.
Zusammenfassend die zwei Punkte die mich bewogen haben, dies hier zu erwähnen: Zum einen die Weiterentwicklung der Einstein Features, auch auf die anderen Features sollte man immer mal wieder schauen und sehen was es hier neues gibt (auch in diesem Spring '23 Release), und zum anderen die übersichtliche Hilfeseite, die es um einiges einfacher macht als die Standard-Berichtsstruktur in der klassischen Ansicht.
Fields - Picklist Values
In diesem Bereich gibt es beim aktuellen Spring Release vier Updates. Die ersten drei,
- Clean Up Inactive Picklist Values (Generally Available)
- Bulk Manage Picklist Values (Generally Available)
- Limit the Number of Inactive Picklist Values (Release Update)
haben zum Ziel, die Instandhaltung der Org und deren Leistung zu optimieren. Die ersten beiden Punkte helfen z.B. einem Admin, die Picklisten anzupassen.
Wer kennt es nicht? Picklisten müssen überarbeitet werden und dabei muss man mühselig jeden einzelnen Wert entweder deaktivieren oder löschen. Mit den genannten neuen Features lassen sich jetzt mehrere Werte auf einmal bearbeiten. Man aktiviert die Box neben dem Wert und wählt dann die Aktion, die man durchführen möchte. Diese Funktion gilt für alle benutzerdefinierten Picklisten mit vordefinierten Werten und ist generell verfügbar.
Das dritte Feature soll helfen, dass man gar nicht erst in die Situation kommt, große Aufräumaktionen starten und wie in diesem Fall inaktive Felder löschen zu müssen. Nachdem es bisher kein Limit für inaktive Felder gab, ändert sich dies mit dem Update zu diesem Release und der Aktivierung im Sommer ‘23. Ab dann wird das Limit automatisch 4.000 Werte betragen. Generell also etwas für größere Organisationen, aber ein Weg in die richtige Richtung.
In Richtung Datenqualität und Kundeninteraktion geht der vierte Punkt in dieser Kategorie:
Ab sofort können bei den Objekten „Lead“, „Contact“ und „Person Account“ Pronomen und bei der Anrede über ein optionales Feld “Gender Identity” das Gender Diverse hinzugefügt werden. Dies ist eine wichtige Veränderung, da man bisher die Nutzer, die sich als non-binär betrachten, über benutzerdefinierte Felder abdecken und sie damit als Sonderfall einstufen musste. Für diese Nutzer ist dies ein wichtiger Schritt zur Anerkennung als gleichwertige Personen.
Nicht außer Acht lassen sollte man in diesem Zusammenhang die Formelfelder für Anreden in diversen Vorlagen anzupassen, und zum anderen wird empfohlen, die Auswirkungen auf den Datenschutz zu beachten.
Track Field History Activities
In allen Lightning-Experience-Versionen kann auch das letzte Highlight eingerichtet werden. Die Funktion, Änderungen in bestimmten Feldern nachverfolgen zu können, hat einige Vorteile. Man kann zum Beispiel nachschauen, ob und wie sich ein Wert verändert hat, bzw. wann er sich oder wer ihn verändert hat. Diese Funktion war bisher schon bei einigen Standard-Objekten möglich. Neu ist sie jetzt bei den Aktivitätsfeldern. Bis zu sechs Felder können aktiviert werden.
Nachverfolgen kann man dies in den entsprechenden Datensätzen in der Related List - allerdings muss diese Funktion vorher über den Objektmanager aktiviert sein.
Eine andere Möglichkeit ist, diese Standardkomponente auf der benutzerdefinierten Lightning-Seite hinzuzufügen.
Diese Funktion wurde schon seit geraumer Zeit in den Foren diskutiert und in der Salesforce-Ideensammlung als Desiderat genannt. Nachdem sie nun genutzt werden kann, sind wir gespannt, welche Felder wir als Nächstes im Detail verfolgen können.
Fazit
Fassen wir die wichtigsten Neuigkeiten aus den Bereichen Salesforce Overall und Customization noch einmal zusammen: Sie spielen sich hauptsächlich eher hinter den Kulissen ab und betreffen das Einrichten der MFA, die Instandhaltung von Picklistenwerten und die Aktivierung der Feldhistorie. Interessant ist es vor allem für diejenigen, die administrativ mit den Organisationen zu tun haben.
Aber auch für alle, die sich gerne mit den Daten in Salesforce beschäftigen und die Einstein-Produkte verfolgen, war in diesen Kategorien etwas dabei.
Einen vollständigen Überblick über alle interessanten und wichtigen Neuigkeiten erhält man durch die Lektüre der anderen Blogbeiträge zum Spring '23 Release.
Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden.
