Success Story
Healthcare
Grundlegende Optimierung einer bestehenden Salesforce Sales Cloud
Der Kunde beauftragte uns, eine unzureichend eingerichtete Sales Cloud-Instanz samt Prozessen zu überarbeiten. Nach kurzem System- und Prozessaudit war klar, dass zahlreiche zentrale Prozesse nur teilweise oder sogar fehlerhaft automatisiert wurden.
Nach unserer Überarbeitung war der Lead-Generierungs- und Qualifikationsprozess wieder State-of-the-Art. Sämtliche Daten konnten mithilfe von automatisierten Dashboards und Reportings jederzeit und ohne Aufwände abgerufen werden.
Die Praxisklinik am Rosengarten ist eine inhabergeführte Klinik, die sich auf schönheitschirurgische Eingriffe und Behandlungen spezialisiert. An vier Standorten in Deutschland behandelt das erfahrene Team aus Ärzten und medizinischem Fachpersonal Patienten aus Deutschland sowie aus der ganzen Welt.
Standort | Düsseldorf, Hamburg, Köln, Bergisch-Gladbach |
Mitarbeiter | 20 - 30 |
Branche | Medizin |
Lösungen | Sales Cloud |
Go Live | Oktober 2019 |
Die initiale Anpassung der Sales Cloud erfolgte durch eine andere Agentur. Da die Ergebnisse suboptimal waren entschieden wir uns für die Cloud Consulting Group.
Mit Hilfe einer sehr kompetenten und vor allem immer erreichbaren Betreuerin waren wir in der Lage ein einzigartiges SAAS zu generieren, das die Performance unserer expandierenden Klinik enorm gesteigert hat. So wurde aus einem 911er ein Turbo S."
Dr. Timo Spanholtz, Chirurg, Praxisklinik am Rosengarten
Success Story auf einen Blick
HERAUSFORDERUNG
- Optimierung einer bestehenden Sales Cloud
- Teilweise ineffiziente Bearbeitung oder sogar unverwirklichte einkommende Leads aufgrund eines fehlenden Lead-Management-Prozesses
- Fehlende Automatisierungen, z. B. bei Leadeingang keine automatische Zuweisung von Aufgaben, Folgeanrufen, etc.
- Unvollständige und fragmentierte Speicherung relevanter Patientendaten (persönliche Daten, Honorarvereinbarungen, Rechnungen, Rezepte, etc)
- Keine Patientenjourney in Salesforce
- Keine aussagekräftigen Reportings; langwierige manuelle Erstellung, keine Dashboards
- Plattformbrüche; Daten aus unterschiedlichen Tools wurden zur Dokumentenerstellung benötigt
LÖSUNG
- Analyse und Erarbeitung eines Optimierungskonzeptes der Sales Cloud
- Anpassung der Objekte Lead und Opportunity und Überarbeitung des gesamten Prozesses
- Erstellungen von Automatisierungen und Email-Templates
- Festlegung von Pflichtfeldern im Leadgenerierungsprozess
- Erstellung weiterer Custom Objekte z. B. für Rezepte, Honorarvereinbarungen, Rechnungen, etc.
- Einführung von Reportingvorlagen und Dashboards
RESULTATE
- Erfolgreiche Optimierung der Sales Cloud: der gesamte Lead-Prozeß ist nun vollständig in Salesforce abgebildet
- Effektive Auswertung und Nutzung der gespeicherten Daten im Marketing
- Abbildung und Übersicht der Patienten-Journey in Salesforce: von Kontaktaufnahme über die Behandlung bis zur Rechnungsstellung
- Lückenlose Abrechnung über Salesforce
- Automatischer Versand von SMS (z. B. Ernährungshinweise oder Anfahrtsbeschreibungen vor einer Behandlung)
- Vereinheitlichung der Arbeitsweise
- Deutliche Zeitersparnisse in Vertrieb und Marketing
Ausgangssituation
Der Kunde nutzte eine nicht-optimierte Sales Cloud-Instanz und beauftragte uns mit der Überarbeitung und Optimierung.
Die Praxisklinik am Rosengarten verfügte bereits über eine von einem anderen Dienstleister eingerichtete Sales Cloud. Die Konfiguration entsprach nicht den Anforderungen des Kunden und nutzte den Funktionsumfang der Sales Cloud nicht.
Der Lead-Generierungs-, Qualifikations- und Bearbeitungsprozess war lückenhaft und unvollständig automatisiert, was in verpassten Leads resultierte. Reportings waren aufwändig und manuell zu erstellen und somit zeitaufwändig.
Kein ineinandergreifender Lead-Prozess
Aufwendige manuelle Reportings
Fragmentierte Tool- und Datenlandschaft
Umsetzung
Definition künftiger digitaler Abläufe, Konfiguration der Sales Cloud und Onboarding aller relevanten Mitarbeiter
Durch die Erarbeitung eines übergeordneten Konzeptes wurden sämtliche Anforderungen des Kunden aufgenommen und Teil der Umsetzung. Der gesamte Lead-Prozess wurde angepasst, sodass neue Leads automatische auf sie zugeschnittene Benachrichtigungen bekommen und das Klinikteam automatische Aufgaben zugewiesen bekommt, sobald ein Lead z.B. kontaktiert werden muss.
Es wurden einheitliche Email-Templates erstellt, Pflichtfelder im Leadgenerierungsprozeß definiert und zusätzliche Custom Objekte (z. B. für Rezepte, Honorarvereinbarungen, Rechnungen) etabliert. Abschließend wurden Reportingvorlagen kreiert und Dashboards implementiert.
Von nun an war es möglich, in wenigen Schritten Berichte zur Segmentierung der Zielgruppe(n) zu erstellen, z. B. für Hochschulen oder Krankenhäuser, die nun durch eine gezieltere Marketingkommunikation angesprochen werden können. Zusätzlich wurde das Kampagnenmanagement durch listenbasierte Mailings verstärkt und intelligente, für Zielgruppen (z. B. nach Produkt) maßgeschneiderte Mailingkampagnen ermöglicht.
Zusammenfassung der Highlights
Konsequente Optimierung von Sales Cloud und Lead-to-Opportunity-Prozessen, reduzierte Aufwände in Marketing und Vertrieb, besseres Kundenerlebnis.
Vereinbart ein Lead einen Termin, wird er konvertiert und es wird automatisch eine Opportunity erstellt. Wichtige Dokumente wie Honorarvereinbarungen oder Rezepte sollten ebenfalls in Salesforce erstellt werden. Durch die Einbindung von Conga Composer und Conga Sign können Dokumente nicht nur aus Salesforce heraus generiert, sondern auch digital unterschrieben und verwaltet werden. Wird eine OP durchgeführt, kann die Opportunity durch ein Custom Objekt direkt abgerechnet werden.
Da die komplette Patientenakte in Salesforce einsehbar ist, können Marketing und Frontdesk Hand in Hand arbeiten und alle Daten mit Hilfe von Reports und Dashboards auswerten. Darüber hinaus ist für die Patienten ein praktischer Mehrwert entstanden, da sie über wichtige Infos zu ihrer OP automatisch per SMS aus Salesforce informiert werden.
Optimaler Lead-to-Opportunity-Prozess
Automatisierte Reportings von Sales Daten
Einheitliche und zusammenhängende Daten in Salesforce
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