Case Study
Manufacturing Branche

Digitalisierung des deutschen Vertriebs mit der Sales Cloud

Der französische Mutterkonzern setzte die Salesforce Sales Cloud bereits ein und wurde von uns bei der deutschen Tochter ausgerollt, um den Vertrieb zu digitalisieren und international zu synchronisieren.

Zuvor wurden Angebots- und Kundenupdates (Leads, Termine, Rabatte, Verkäufe, etc.) auf unterschiedlichen Plattformen (z. B. Protokolle, E-Mails, Excel, Anrufnotizen) verteilt. 
Nach Implementierung wurden die bisherigen Verzögerungen und Fehler beseitigt, die durch unnötigen Wechsel zwischen mehreren Systemen hervorgebracht wurden.

Der Kunde ist ein international agierender Hersteller für hochwertige Abdichtungssysteme und Dämmstoffe für jede bauliche Gegebenheit. 

In Deutschland beschäftigt das Unternehmen  über 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 
Es gibt mehrere Unternehmensstandorte in Bundesgebiet. Ein 30 bis 40 Personen starkes Vertriebsteam bundesweit für die Systemberatung vor Ort zur Verfügung.

Standort mehr als 100 Länder weltweit, u.a. Deutschland
Mitarbeiter 9.200+ weltweit, 
250+ Deutschland
Branche Manufacturing
Lösungen Sales Cloud

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Oktober 2021

Case Study auf einen Blick

HERAUSFORDERUNG

  • Unterstützung der Neueinführung eines CRM-Systems bei der deutschen Unternehmenstochter
  • Onboarding aller, auch weniger technikaffinen, Mitarbeiter
  • Dezentral gesteuerte Vertriebsprozesse sollten digitalisiert werden
  • Kundenkommunikation nicht synchronisiert
  • langwierige und umständliche Vertriebsarbeit und Angebotserstellung über Telefon, E-Mail, Excel, händische Notizen, etc. 
  • Keine Reportings; sämtliche Auswertungen mussten aus fragmentierten Dokumentationen von Aktionen, Terminen und Nachrichten manuell erstellt werden
  • Nachweisliche Erfahrung mit System-Rollouts war eine Grundbedingung für die Zusammenarbeit mit dem Kunden
  • Planung und Abstimmung der Deployments mit dem französischen Mutterkonzern
  • keine mobile Lösung zur Nutzung über das Smartphone

LÖSUNG

  • Neuimplementierung und Konfiguration der Sales Cloud 
  • Synchronisierung aller Kunden- und Auftragsdaten über bestehende Sales Cloud des französischen Mutterkonzerns, daher keine manuelle Datenmigration nötig
  • Einrichtung einer Mobile-Funktion zur Erfassung von Kundendaten und Opportunities (z. B. aus Telefonaten, E-Mails, Terminen) in der Sales Cloud von unterwegs
  • Optimierung  eines Opportunity-Prozesses zur Erfassung und Dokumentation sämtlicher Sales-Anfragen
  • Customization von Feldern für den deutschen Markt (z. B. besondere Produktspezifika, Produktkategorien wie Dichtungsarten, Materialien uvm.)
  • Individuelle Layoutanpassung für deutsche User 
  • Lokalisierung des Systems: aus dem Englischen und Französischen ins Deutsche
  • Dezidierte Schulungen mit Schwerpunktthemen, Durchführung von Live-Schulungen und Erstellung von Video-Anleitungen und Handbüchern

RESULTATE

  • Erfolgreiche Neueinführung der Sales Cloud als gemeinsame, grenzüberschreitende Plattform für sämtliche Kundendaten
  • Zentralisierte Erfassung und Auswertung von Kundendaten wie Kontakten, Verkaufsgelegenheiten, Terminprotokollen, uvm. Konkret
    • Vertriebsmitarbeiter können die vollständige Historie der offenen und abgeschlossenen Käufe von Kunden einsehen 
    • ⇨ dadurch Möglichkeit gezielte Marketingkampagnen zu starten, um z. B. passende Projekte an die interessierten Kunden auszuspielen
  • Angebotserstellung mit einem Klick und innerhalb von einer Minute 
  • Systemische Grundlage für eine Echtzeit-Salespipeline 
  • Sicherer Umgang und effizienteres Onboarding aller Mitarbeiter mit den durch Salesforce zur Verfügung gestellten Funktionen
  • Übersichtlichere Oberfläche für die User

Ausgangssituation & Herausforderung
Fragmentiert, manuell, asynchron

Der französische Mutterkonzern setzte die Salesforce Sales Cloud bereits ein. Diese sollte bei der deutschen Tochter ausgerollt werden, um die Vertriebsarbeit zu digitalisieren und grenzüberschreitend zu synchronisieren. 

Die Vertriebsarbeit verlief weitestgehend manuell. Die Dokumentation von Angebots- und Kundenupdates (wie Verkaufsanfragen, Terminverschiebungen, ausgehandelte Rabatte, abgeschlossene Verkäufe etc.) war auf mehrere Plattformen (z. B. Gesprächsprotokolle, E-Mails, Exceltabellen, Anrufnotizen) verteilt, wodurch die Verlässlichkeit und Aktualität der Kunden- und Angebotsdaten nicht immer gegeben war. 
Der Vertrieb musste Daten – über Copy & Paste – in anderen Systemen eingeben und weiterverarbeiten, was zu erhöhtem Personalaufwand und Verzögerungen im Verkaufsprozess führte. 

Besonders die Nutzung der Daten aus dem ERP-System verursachte große Anstrengungen und Verzögerungen. Kundendaten waren zwar in Salesforce gespeichert, doch der Vertrieb musste Angebote über ein ERP-System erstellen und Daten aus Salesforce (der Mutter) einfügen. Aufgrund dieser fragmentierten Infrastruktur und Arbeitsweise kaum aktuelle und somit verlässliche Reportings über die Vertriebsarbeit vorhanden.

Keine ineinandergreifenden Prozesse

wenig Planungssicherheit 

keine Skalierbarkeit

Lösung
Running Start, Review, Data-Sync 

Das Projekt war schon in vollem Gange und ein Go-Live wurde in wenigen Monaten angestrebt, als die Cloud Consulting Group hinzugeholt wurde.  

Im ersten Schritt wurde der Scope unserer Unterstützung definiert. Zeitgleich hat Cloud Consulting Group ein technisches Review der Salesforce-Organisation des Kunden vorgenommen.

Beim Roll-Out wurden unterschiedliche Unterlagen wie der Umsetzungsplan, Schulungsleitfaden, und weitere Prozessdokumentationen erstellt. Dazu gehörte auch die Erstellung einer User-Dokumentation und sogenannter Manuals. 

Im Rahmen der Salesforce-Entwicklung und Systemberatung sowie des Deployment Supports wurden Kunden- und Auftragsdaten über die bestehende Sales Cloud des Mutterkonzerns synchronisiert, eine manuelle Datenmigration war somit nicht mehr nötig. 
Durch die neue Mobile-Funktion wurde die Erfassung von Kundendaten und Opportunities in der Sales Cloud auch von unterwegs ermöglicht, was sich sehr positiv auf den Workflow auswirkte. 

Der Opportunity-Prozess zur Erfassung und Dokumentation sämtlicher Sales-Anfragen wurde anhand der Vorgaben überarbeitet und optimiert. Zugeschnitten auf den deutschen Markt, haben wir unterschiedliche Felder individualisiert (z. B. besondere Produktspezifika, Produktkategorien wie Dichtungsarten, Materialien uvm.). Das Layout wurde eigens für die deutsche Nutzergruppe angepasst, und das gesamte System wurde aus dem Englischen und Französischen ins Deutsche übertragen.

Resultate
Zusammenfassung der Highlights

Durch unsere Unterstützung wurde dem Kunden geholfen, die Einführung Sales Cloud in Deutschland termingerecht und qualitativ hochwertig abzuliefern. Das Ziel die neuen User für das System zu begeistern und die Akzeptanz zu erhöhen wurde erreicht. 

Ein weiterer Gewinn ist die Vereinfachung der Kommunikation mit den Kunden mithilfe der mobilen Salesforce Lösung. Weiteren erfolgt die gesamte Arbeit innerhalb eines zentralen Systems und beseitigt so Verzögerungen beim Angebotsversand durch unnötigen Wechsel zwischen mehreren Systemen.

Die Zentralisierung der Datenspeicherung, lässt den Vertrieb alle Informationen am entsprechenden Kunden hinterlegen, wodurch wichtige Erkenntnisse und Schritte abgeleitet werden können. Dies führt außerdem zu einer Erleichterung und Effizienzsteigerung bei der Arbeit. 

Letztendlich kann nun auch eine saubere und transparente Erfassung und ein Reporting zu den vergangenen Vertriebsaktivitäten (Call, Meetings, E-Mails) im System stattfinden, was vor allem für die Vertriebsleitung von besonderer Wichtigkeit ist.

Meilenstein zur innerbetrieblichen Zusammenarbeit

Echtzeit-Berichte

Sauberes, skalierbares CRM-System

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