Success Story
Finanzdienstleistungen

Anpassung und Implementierung einer Spesen-Erfassungs-App

Die VVS suchte eine cloudbasierte Spesen-App, die vollständig in Salesforce integriert werden kann und deren Bearbeitungs- und Übergabeprozess möglichst automatisiert abläuft.
Wir implementierten eine Reisekosten-App in die bestehende Salesforce-Umgebung, wodurch die alte Anwendung nebst manueller Einzelschritte vollständig abgelöst wurden.

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Die VVS ist ein Tochterunternehmen der Deutschen Vermögensberatung (DVAG), dem größten eigenständigen Finanzdienstleister in Deutschland mit über 17.000 hauptberuflichen Vermögensberatern. Die VVS unterstützt mit ihren rund 300 Mitarbeiter im Außendienst die Vermögensberater vor Ort.

Standort Hessen, Deutschland
Mitarbeiter 300
Branche Finanzdienstleistungen
Lösungen Sales Cloud, CCG Spesen-App

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Oktober 2020

Durch die Einbindung der Spesen-App innerhalb von Salesforce ist für jeden Mitarbeiter ein spürbarer Mehrwert entstanden.

Damit haben wir den gesamten Abrechnungsprozess auf papierlos umgestellt. Das System hat die Vorgang für unsere Außendienstmitarbeiter und unseren Innendienst positiv verändert. Für alle eine tolle Sache.

Peter Storch, Geschäftsführer, VVS

Success Story auf einen Blick

HERAUSFORDERUNG

  • Der Kunde suchte nach einer Spesenabrechnungs-Lösung, die vollständig in die Salesforce Org integriert werden kann
  • Bisherige Spesenabrechnung ohne Bezug zu Kunden und Projekten, bedurfte aufwändiger manueller Zuordnung
  • Fehlende interne Sichtbarkeitseinschränkungen von Mitarbeiter-Reportings
  • Anpassung Suchfunktion in der Org
  • Bisherige Erfassung erfolgte fragmentiert in Excel-Dokumenten und zusätzlichen Tools
  • Wunsch nach Gruppierung von Spesen je Reise

LÖSUNG

  • Implementierung der von uns entwickelten Spesen-App
  • Das gesamte Projekt wurde auf Basis eines agilen Projektmanagements umgesetzt
  • Anpassung der Spesen-App auf die bestehenden Abrechnungsprozesse
  • Entwicklung einer neuen Komponente in Salesforce zur einfachen Spesen-Erfassung
  • Entwicklung einer automatischen Zusammenführung von Belegen
  • Anpassungen der App an geltende CI-Guidelines

RESULTATE

  • Erfolgreiche Implementierung der Spesen-App in die Salesforce Org
  • Nahtlose Ablösung einer Altanwendung
  • Vollständige Digitalisierung des Spesen-Abrechnungsprozesses
  • Sämtliche Arbeitsschritte wurden in einem System zusammengeführt und automatisiert: 
    • immense Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe zwischen Mitarbeitern und Kostenstelle
    • reduziertes Fehlerpotenzial 
    • Transparenz und Nachvollziehbarkeit  von Kosten
  • Erweiterte Sichtbarkeitseinstellungen
  • Zusätzliche Gruppierungseinstellungen

Ausgangssituation

Die VVS suchte eine cloudbasierte Spesen-App, die vollständig in ihrer Salesforce Org integriert werden kann und deren Bearbeitungs- und Übergabeprozess möglichst automatisiert abläuft.

Die 300 Mitarbeiter arbeiteten bereits mit einem Spesen-Erfassungs-Tool, das allerdings nicht in Salesforce integriert war. 

Der bisherige Prozess war weitestgehend manuell: Die Mitarbeiter planten ihre Reisen in einem externen Reise-Tool. Anschließend wurden die angefallenen Kosten eingetragen. Das Ganze musste händisch als PDF exportiert und an die Reisekostenstelle verschickt werden, die die Abrechnung prüfte.  

Das manuelle Eintragen, Zuordnen, Exportieren, Versenden und Kommunizieren aller Beteiligtenuntereinander erzeugte zeitliche Aufwände und Verzögerungen bis hin zur Auszahlung.

Spesenabrechnung nicht in Salesforce integriert

Manuelle Erfassung, Zuordnung und Verarbeitung von Kosten

Fehlende Sichtbarkeitseinstellungen von Reports

Umsetzung

Wir implementierten die von uns entwickelte und auf den Kunden zugeschnittene Spesen-App in dessen bestehende Org. In diesem Zuge dieser Customization wurde eine Komponente entwickelt, die die Erfassung der Spesen deutlich vereinfachte. 

Zusätzlich wurde eine PDF-Merge-Funktion entwickelt und implementiert, sodass die Abrechnung der Spesenbelege vollständig innerhalb von Salesforce abgewickelt werden kann.

Resultate
Integriert, synchronisiert, automatisiert

Dank der Integration unserer Spesen-App in Salesforce müssen die VVS-Mitarbeiter nicht mehr zwischen zwei Systemen wechseln. Dadurch wurde der gesamte Abrechnungsprozess für alle beschleunigt und Fehlerpotentiale reduziert. 

Sämtliche Spesen sind nun direkt mit den dazugehörigen Salesforce-Datensätzen verknüpft. Somit hat der Mitarbeiter einen 360°-Überblick über die Kosten in Salesforce. 

Die PDF-Merge Funktion spart den Mitarbeitern Zeit bei der Einreichung der Abrechnung. Ebenso wurde der Genehmigungsprozess automatisiert und digitalisiert.

In Salesforce integrierte Spesenabrechnung

Automatisierte Zuordnung und Verarbeitung von Reisekosten

Individuelle Sichtbarkeitseinstellungen von Reports

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