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Tipps & Tricks

Zeiterfassung in Salesforce

Rechtskonforme Zeiterfassung in Salesforce - die Zeiterfassungs-App

Es ist offiziell - seit dem EuGH-Urteil im Mai ändert sich einiges im Bezug auf die rechtskonforme und transparente Arbeitszeiterfassung der Unternehmen. Für viele ist diese Gesetzesänderung mit einem enormen administrativen Aufwand verbunden, doch das muss nicht sein. Passen Sie mit der Zeiterfassungs-App in Salesforce Ihr Zeiterfassungssystem auf Ihre individuellen Anforderungen an, weisen Sie Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit nach, schaffen Sie effiziente Prozesse und reduzieren Sie Ihren administrativen Aufwand.

Neue Regeln in der Zeiterfassung

Mit dem Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Unternehmen Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer transparent erfassen und dokumentieren müssen. So soll der arbeitsschutzrechtliche Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer tatsächlich durch Behörden und Gerichte kontrolliert werden können.

Verpflichtende Zeiterfassung - Nachteil oder Vorteil?

Bisher waren moderne Zeiterfassungssysteme überwiegend in größeren Betrieben vorzufinden, doch das zuvor erwähnte Urteil des EuGH ändert einiges. Jeder Betrieb – ob groß oder klein – wird womöglich bald dazu verpflichtet sein, die tagtägliche Arbeitszeit seiner Mitarbeiter zu dokumentieren.

Denkt man an die klassische Stechuhr der 60er Jahre, hört sich das zunächst nach einem Rückschritt in der heutigen digitalen Arbeitswelt an, in der Homeoffice, mobiles Arbeiten und Vertrauensarbeitszeiten eine bedeutende Rolle spielen. Zudem sind traditionelle Zeiterfassungssysteme kostspielig, größtenteils ortsgebunden und zumeist mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden.

Doch mit der richtigen Applikation und einem kompetenten Implementierungspartner ist diese Änderung eine Chance für Ihr Unternehmen, sich dem schnellen Wandel der digitalen Arbeitswelt anzupassen und sich von der Konkurrenz abzuheben.

Dies kann sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber Vorteile haben. Aus Sicht der Arbeitnehmer werden Arbeitszeiten minutengenau getrackt, d. h. Überstunden und/oder Mehrarbeit werden vollständig dokumentiert. Aus Sicht des Unternehmens entsteht eine höhere Transparenz hinsichtlich der Auswertung, der betrieblichen Steuerung und Abrechnung der Arbeitszeiten.

Doch wie können Sie nun konkret aus dieser Regelung für alle Parteien eine dauerhafte Win-win-Situation generieren?

Die Lösung: Zeiterfassungs-App in Salesforce

In der modernen Arbeitswelt nehmen neben Flexibilität und Mobilität auch Transparenz und die Cloud eine zentrale Rolle ein. Die Zeiterfassungs-App bietet Ihnen eine Cloud-basierte, umfassende Gesamtlösung für Ihr Unternehmen, welche problemlos skaliert und vor allem nach Ihren spezifischen Anforderungen angepasst werden kann.

Unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist, welche Arbeitszeitmodelle Sie anwenden (Voll-, Teil-, Gleitzeit, usw.), in welchem Bundesland Sie sitzen, und ob Überstunden, Mehrarbeit und/oder Sonderarbeitszeiten in Frage kommen: das Grundgerüst für die Zeiterfassung steht bereits und wird nicht nur von unserer Firma intern, sondern bereits von anderen externen Kunden genutzt – und das mit vollster Zufriedenheit.

Durch das baukastenförmige System in Salesforce können wir nahezu alle Besonderheiten, die Ihr Unternehmen mit sich bringt, ergänzen (für den Fall, dass diese noch nicht mit unserer derzeitigen App abgedeckt werden).

Ein kurzer Blick auf die Zeiterfassungs-App

Was benötigen Sie, um Ihre Arbeitszeiten erfassen zu können? 

  • Sie brauchen nicht mehr als einen PC oder ein mobiles Endgerät (Handy, Notebook, iPad, etc.), einen Internet- sowie einen Salesforce-Benutzerzugang (Salesforce-Lizenz).

Wie genau stellt sich so eine App in Salesforce dar?

  • Die App kann je nach Wunsch aufgebaut werden und aus einer oder mehreren individuellen Apps bestehen. Sie können bspw. eine Salesforce-Seite mit zwei verschiedenen Apps für unterschiedliche Anwendungsbereiche nutzen:

1. Einmal eine App, mit der Ihre Mitarbeiter ihre Zeiten selbstständig erfassen können und ihre persönlichen Berichte einsehen können.

2. Einmal eine App, mit der Ihre Personalabteilung die Arbeitszeiten der Mitarbeiter nachvollziehen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen, sowie Berichte für alle Mitarbeiter erstellen kann.

Zeiterfassung aus Sicht des Mitarbeiters: Tägliche Zeiterfassung

Auf der Startseite haben Sie alle wichtigen Komponenten, um Ihre täglichen Zeiten (rechts oben: Zeiterfassung) und Abwesenheiten (rechts darunter: Abwesenheit) zu erfassen, sowie monatliche Excel Reports (rechts unten: Monatsübersicht) zu generieren. Links oben sehen Sie zusätzlich auf einen Blick die Monatsübersicht des aktuellen Monats verglichen mit der des vorherigen Monats. Darunter werden Ihnen die letzten 10 "Täglichen Zeiterfassungen" angezeigt.

Zeiterfassung:

Je nachdem, welchem Arbeitszeitmodell Ihr Mitarbeiter zugeordnet wurde, kann dieser an bestimmten Tagen Zeiten erfassen oder eben nicht. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter bspw. nur Dienstag und Mittwoch arbeitet, kann dieser über die Option "Arbeitstag getauscht mit" nach Absprache auch Zeiten an anderen Tagen eingeben.

Abwesenheit:

Auch verschiedene Abwesenheitstypen können ausgewählt werden. In diesem Beispiel Urlaub, Gleitzeittag und Krankheit. Andere Abwesenheitstypen wie Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub, sowie Sabbaticals etc. sind selbstverständlich auch möglich.

Monats-Übersicht:

Insbesondere die Monatsübersicht bietet Ihnen auf einen Blick alle wichtigen Informationen für den Monat: die gesamte Stunden-Anzahl (STD), welche bisher im aktuellen Monat geleistet wurde, wie viele Urlaubstage (URL) genommen wurden, wie viele Tage der Mitarbeiter krankheitsbedingt (KRA) ausgefallen ist, wie viele Gleitzeittage (GLZT), Gleitzeit (GLZ) und Mehrarbeit (MEHR) geleistet wurden.

All dies wird vom System automatisch berechnet – je nach Arbeitszeitmodell, Feiertagsmodell, etc. Zusätzlich hat der Mitarbeiter die Option, den Monat abzuschließen. Das bedeutet, dass die Berechnungen im System für den Monat „gestoppt“ werden und automatisch in das Soll-/Ist-Konto des Mitarbeiters übertragen werden. Diese Monatskomponente kann natürlich Ihren Wünschen entsprechend angepasst und erweitert werden. 

Die Komponente „Für folgende Tage ist keine Zeiterfassung vorhanden“ soll den Mitarbeiter zusätzlich daran erinnern, nicht erfasste Zeiten nachzutragen.

Alle meine täglichen Zeiterfassungen

Auch diese Liste ist komplett individualisierbar und dient dem Mitarbeiter als schnelle Übersicht. Hier sehen Sie bspw. auf einen Blick, welcher Arbeitszeittyp (Urlaub, Ausgleichstag, feste Arbeitszeiten, etc.) angegeben wurde, wie lange gearbeitet wurde und wie lange z. B. die Pausenzeit war.

Monatlicher Excel Report: ein Mitarbeiter-Beispiel

Der monatliche Excel Report rundet die Applikation aus Sicht der Mitarbeiter ab. Hier wird ihnen eine monatsgenaue Übersicht automatisch generiert - mit allen wichtigen Informationen wie Ist-Zeit, Soll-Zeit, Tagessaldo und vieles mehr. Am Ende sehen die Mitarbeiter in einer Übersicht aufgelistet, wo sie im jeweiligen Monat stehen.

Zeiterfassung aus Sicht des Unternehmens: Die Personalabteilung

Aber auch für Sie als Unternehmen, bzw. in diesem Fall Ihre Personalabteilung, hat die HR-App einige Vorteile gegenüber traditionellen Zeiterfassungsmethoden, da sie individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Folgende Screenshots sind Auszüge der Startseite aus der bereits entwickelten und implementierten HR-App.

In Salesforce wird die Sichtbarkeit der jeweiligen Apps durch Profile gesteuert. Wie Sie in diesem Fall sehen, wurden der Personalabteilung des Unternehmens „Extra-Rechte“ gegenüber den „normalen“ Mitarbeitern gegeben. Beispielsweise kann die Personalabteilung. die täglichen Zeiterfassungen aller Mitarbeiter einsehen und korrigieren (z. B. bei fehlerhafter Zeiterfassung durch den Mitarbeiter), Reports für alle Mitarbeiter erstellen sowie die Tabs (ganz oben, z. B. Startseite, Mitarbeiter, etc.) bearbeiten. Auch hier gilt wieder: Diese sog. Profile kann man in Salesforce problemlos anpassen, abändern und erweitern. Sie entscheiden, welches Profil welche Rechte hat.

Sie wollen beispielsweise ein Extra-Profil für Ihren Betriebsrat, der andere Rechte sowie Zugänge zu den Daten Ihrer Mitarbeiter und der Personalabteilung hat? Kein Problem - wir erstellen Ihnen das gewünschte Profil und Ihr Betriebsrat bekommt genau die Rechte, die Sie uns mitteilen.

Tabs der HR-App

Wie Ihnen sicherlich aufgefallen ist, sind in der HR-App mehr Tabs ersichtlich als in der Mitarbeiter-App. Das liegt daran, dass in diesem Fall dem HR-Profil bestimmte Extra-Rechtezugeteilt wurden. Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung können so beispielsweise neue „normale“ Mitarbeiter anlegen und diesen Arbeitszeitmodelle sowie Feiertage zuordnen und vieles mehr. Um den Rahmen dieses Blogbeitrages nicht zu sprengen, zeigen wir Ihnen lediglich einen kurzen Ausschnitt des Tabs Arbeitszeitmodelle, damit Sie das „Baukastenprinzip“ von Salesforce leichter verstehen.

Arbeitszeitmodelle - Ein kurzer Auszug

Wenn Sie auf den Tab Arbeitszeitmodelle klicken, werden Sie diese Ansicht vorfinden. In diesem Beispiel sind bereits 25 verschiedene Arbeitszeitmodelle hinterlegt – von Vollzeit (40 Stunden) über Teilzeit (20 Stunden) bis hin zu extra Arbeitszeitmodellen(individuell anpassbar). Wenn Sie beispielsweise auf das Arbeitszeitmodell 20 STD 1 drücken, sehen Sie die genauen Informationen dieses Modells.

Hierbei handelt es sich um ein 20-Stunden-Arbeitszeitmodell. Aufgeteilt werden diese 20 Stunden auf zwei Tage, Dienstag und Mittwoch, wobei jeweils 10 Stunden gearbeitet werden.

Sie wollen ein Extra-Arbeitszeitmodell, welches NICHT in der App vorhanden ist?

Kein Problem - wir (oder sogar Sie – nachdem Sie von uns geschult wurden), können dieser Liste ganz unkompliziert ein neues Arbeitszeitmodell hinzufügen, die jeweiligen Tage, Soll-Arbeitszeiten sowie Pausen eintragen und als zusätzliches Modell speichern. Sie können dieses Arbeitszeitmodell einem Ihrer Angestellten zuweisen und haben somit Ihrer App – ganz individuell und nach dem Salesforce Baukastenprinzip – ein neues Arbeitszeitmodell hinzugefügt.

Monatlicher Excel Report: Ein Beispiel für die Personalabteilung

Eine zusätzliche Berechtigung, die nur dem HR-Profil in unserem Beispiel gegeben wurde, ist das Erstellen von Berichten über alle Mitarbeiter der Firma. Hierzu wurden Tools auf die Startseite der HR-App miteingebaut. Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie z. B. diesen Report:

Hier können Sie auf einen Blick den Status des jeweiligen Mitarbeiters und die Aufteilung der gebuchten Zeiten sehen (Gleitzeit, Urlaub, Mehrarbeit, etc.).

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sichern Sie sich jetzt Ihren unverbindlichen Demo-Termin mit unserem Experten:

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Zusammenfassung und Ausblick

Eines steht fest: Durch die neue Gesetzeslage werden Sie in Zukunft wahrscheinlich die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. Sehen Sie diese Änderung als Chance, Ihren Mitarbeitern und Ihrem Unternehmen eine neue Art der Zeiterfassung zu ermöglichen; mit der Zeiterfassungs-App der Cloud Consulting Group erhalten Sie eine Cloud-basierte, benutzerfreundliche sowie moderne Gesamtlösung – anpassbar, skalierbar und ortsungebunden - für mehr Transparenz und Effizienz in Ihrer Arbeitszeiterfassung.

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