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DAS NONPROFIT SUCCESS PACK

So verwalten Sie Kontakte im Nonprofit Success Pack

Der Verwaltung von Kontakten kommt immer größere Bedeutung zu. Welchen Beitrag das Nonprofit Success Pack von Salesforce für das Verknüpfen von Kontakten leisten kann, zeigen wir in unserem Blogbeitrag.

Aber nicht nur das Erstellen von Beziehungen zwischen Kontakten ist eine große Stärke des Pakets. Durch konfigurierbare Regeln wird das Verknüpfen der Kontakte teilweise automatisch von Salesforce übernommen. Ein einfacher Klick genügt, um die Beziehungen von Kontakten übersichtlich in Salesforce zu visualisieren.

Die Funktion Reciprocal method

Übersetzt heißt dies „Wechselseitige Methode" und unterscheidet sich in zwei Varianten. In den NPSP–Einstellungen kann „List Settings" oder „Value Inversion" aktiviert werden.

Nutzen der Value Inversion

Value Inversion ist die einfachste Methode, um Beziehungen automatisch anzulegen. Hier greifen nicht die erweiterten Einstellungen der Reciprocal-Relationship-Einstellungen, sondern die Angaben innerhalb der „Type"-Picklist des Relationship-Objekts. Mithilfe eines Trennzeichens werden die Beziehungen miteinander verknüpft. Eine Beziehung „Mutter-Tochter" bedeutet gleichzeitig, dass es eine Beziehung „Tochter-Mutter" gibt. Das heißt, Sie müssen die Angaben für die Auswahlliste sowohl für „Mutter-Tochter" als auch für „Tochter-Mutter" anlegen.

Konfigurieren der List Settings

Diese Variante ist die Standardeinstellung des NPSP-Setups und mit ihr lässt sich in Verbindung mit dem Geschlecht und anderen vordefinierten Einstellungen die Art der gegenseitigen Beziehung festlegen. Wie das Verwalten der Angaben funktioniert, wird unter „Reciprocal-Relationship-Einstellungen" erklärt.

Beispiel: Wenn Sie im Kontaktdatensatz eines Mannes eine Beziehung mit dem Typ „Sohn" erstellen, erstellt das NPSP automatisch eine gegenseitige Beziehung von „Vater" im Datensatz des Sohnes.

Relationship Reciprocal-Einstellungen

Nur bei aktivierten „List Settings" spielen die Reciprocal-Relationship-Einstellungen eine wichtige Rolle. Sie legen fest, wie gegenseitige Beziehungen bestimmt werden.

Anhand des benutzerdefinierten Feldes mit dem Geschlecht oder der Anrede innerhalb des Kontaktdatensatzes wird die Wechselbeziehung erstellt. Diese wird dann mit dem Wert generiert, der dem Geschlecht entspricht. Wenn kein Geschlecht ermittelt werden kann, wird der neutrale Wert übernommen.

Beispiel: In der obigen Abbildung zeigt Zeile 3 beispielsweise, dass ein Kontakt automatisch als Neffe angegeben wird,  wenn Sie einen männlichen Kontaktsatz mit einem Kontakt vom Typ Tante verbinden. Wäre der Kontaktdatensatz weiblich, würde Nichte angezeigt werden.

Eine Anleitung, wie Sie die Reciprocal-Relationship-Einstellungen verwalten, finden Sie hier.

Relationships Autocreation-Einstellungen

Mit den Vorgaben in den „Relationships-Autocreation-Einstellungen“ können Sie über ein benutzerdefiniertes LookUp-Feld innerhalb des Kontakts oder Kampagnenmitglieds automatisiert eine Beziehung zwischen zwei Objekten herstellen.

Beispiel: Beim Kampagnenmitglied gibt es ein Feld „Empfohlen von", mit dem angegeben wird, wann eine neue Person in Ihrer Organisation von einem bestehenden Teilnehmer zu einer Veranstaltung eingeladen wurde. Mit dieser Funktion wird die Beziehung zwischen den beiden Kontakten direkt hergestellt.

Auto-Created Duplicates erlauben

Diese Einstellung ist spezifisch für die Funktion, die automatische Beziehungen basierend auf einem LookUp-Feld generiert.

Wurde bereits eine Beziehung zwischen Kontakten angelegt, erstellt das NPSP standardmäßig keine neue (doppelte) Beziehung. Dieses Verhalten kann in den Einstellungen geändert werden, wonach Salesforce unabhängig von bestehenden Beziehungen jeweils eine neue Beziehung erstellt.

Arbeiten mit dem Relationship viewer

Mit dem Relationship Viewer können Sie in Salesforce die Beziehungen zwischen Kontakten visualisieren. Falls Sie dieses Fenster im Kontakt nicht öffnen können, müssen sie es im aktuellen Kontaktlayout erst hinterlegen.

Wenn Sie mit der Maus über einen Namen innerhalb des Relationship Viewer ziehen, stehen Ihnen die Funktionen zum Erstellen neuer Beziehungen zur Verfügung.

Die Reihenfolge der Beziehungen ist farblich gekennzeichnet:

Basiskontakt (rot) ist der Kontaktdatensatz, in dem die Ansicht geöffnet wurde.

Erste Verbindungen (blau) sind alle Beziehungen erster Ordnung die sich auf den Basiskontakt beziehen. Die Farben für jeden zusätzlichen Kontakt über die Beziehungen erster Ordnung hinaus unterscheiden sich danach, wie weit er vom ursprünglichen Kontakt entfernt ist.

Fazit

Das Verwalten von Beziehungen innerhalb des NPSP-Pakets ist einfach und gut strukturiert. Durch einmaliges Konfigurieren kann dem Anwender viel Arbeit abgenommen werden. Die Datenqualität steigt durch die Automatisierungen, und durch den Relationship Viewer werden alle Beziehungen auf Knopfdruck visualisiert.

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