In diesem Artikel geht es darum, wie man mithilfe von Salesforce unterschiedliche Bereiche des Facility Management aufgliedern und betreuen kann, welche Anforderungen es gibt, wie man seine Ressourcen vor Ort flexibel und schnell einplanen kann und wie das System die Mitarbeiter mit Know-How unterstützen kann.
Die Planung und Durchführung der Wartung und Instandsetzung diverser gebäudetechnischer Anlagen stellen für viele Kunden eine große Aufgabe dar.
Oft stellen sich dabei folgende Fragen:
- Wann muss welcher Mitarbeiter zu welcher Anlage?
- Was muss dort getan werden, damit die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden?
- Welches Leistungsspektrum erwartet der Kunde am Ende?
- Wie lange ist dafür Zeit bzw. bis wann müssen die Arbeiten fristgerecht erledigt sein?
Anlagenhierarchie, Detailplanung und Durchführung auf höchstem Niveau
Eine Anlage in einem Werk irgendwo in Deutschland, die gelbe LED-Lampe leuchtet auf – Filter sind verschmutzt und sollten ausgetauscht werden, bevor es für die Beschäftigten in den Produktionshallen zu heiß wird und die Arbeitsbedingungen unerträglich werden.
Genauso schnell, wie die Störung aufgetaucht ist, soll sie auch wieder verschwinden. Und dafür muss es einfach und flexibel möglich sein, einen Überblick über ein komplettes Werk zu erhalten und zu wissen, welche Anlagen betreut werden, wo diese stehen und was für Tätigkeiten dort ausgeführt werden müssen.
Anforderungen aus Kundensicht:
- Mitarbeiter müssen pünktlich eingeplant werden, um eine fristgerechte Wartung der Anlagen zu gewährleisten.
- Alle Mitarbeiter sollen wiederkehrende Tätigkeiten nach den aktuellen gesetzlichen Richtlinien in gleicher Qualität durchführen.
- Die Arbeit soll flexibel verteilbar sein, sodass auf eine kritischen Störung schnellstmöglich reagiert werden kann.
- Die Dokumentation der erledigten Tätigkeiten sollte mit wenigen Klicks verfügbar sein.
Ein normaler Arbeitstag eines Schichtleiters
Zwei Störungen sind eingegangen, die dringend behoben werden müssen. Der Schichtleiter hat den Bericht bereits am Bildschirm geöffnet und teilt die Aufgaben den Kollegen der Frühschicht zu.
Diese erhalten auf dem mobilen Endgerät eine Benachrichtigung mit allen relevanten Informationen zur Störmeldung.
Der Auftrag wird gestartet – aber STOPP! – dem Servicetechniker fällt auf, dass die Kollegen der Nachtschicht Material hinterlegt haben, das er für die Reparatur benötigt.
Er bucht das Material am mobilen Endgerät aus dem Lager, zu seinem Auftrag, packt alles zusammen und macht sich auf den Weg.
Der Schichtleiter überprüft als Nächstes, welche Wartungen an welchen Anlagen heute anstehen.
Das System hat ihm über Nacht alle Tätigkeiten in Form von Arbeitsaufträgen generiert, die er nun den einzelnen Mitarbeitern zuweisen kann.
Das kann man in Salesforce in der sogenannten Field Service Dispatcher Konsole (siehe Bild) auf einen Blick erkennen.
Live-Überblick aller Ressourcen und deren Einsätze beim Kunden
Bei den Wartungen ist das benötigte Standardmaterial anlagenspezifisch hinterlegt, sodass im Vorfeld keine manuelle Buchung stattfinden muss.
Das Wartungsteam macht sich auf den Weg
Durch den bereits generierten und zugewiesenen Arbeitsauftrag auf dem mobilen Endgerät hat der Servicetechniker die Möglichkeit, alle Checkpunkte einzusehen, die er nach den aktuellen gesetzlichen Richtlinien bei der Wartung einer Anlage durchgehen und protokollieren muss.
Wichtig ist, dass eventuell auftretende Mängel sofort mobil in einen Arbeitsauftrag verwandelt werden können, der ebenfalls im System hinterlegt und damit dem Kunden angezeigt wird.
Im System können außerdem gewisse Parameter der Anlagen festgehalten werden, durch die man einen gewissen Trend, bspw. über den Ölstand, ablesen kann.
Der Auftrag ist abgeschlossen, der Servicebericht (bzw. Protokoll) ist generiert, die Parameter sind hinterlegt und die nächste Anlage kann in Angriff genommen werden, für die der Arbeitsauftrag bereits im Vorfeld an die Mitarbeiter zugewiesen wurde.
Fazit
Salesforce bietet eine umfassende Lösung, um Kunden bei diesen Tätigkeiten unterstützen.
Es können individuelle Business Cases systemseitig abgebildet werden, um die Arbeit an der Front zu erleichtern und das Arbeiten angenehmer zu gestalten.
Schluss mit fehlender Transparenz, verzögerter Durchführung der zu erbringenden Leistung, Papierstapel auf dem Schreibtisch und Fragezeichen bei den Mitarbeitern – wer jetzt einsteigt, macht sich das Leben leichter!
Wir helfen gern dabei, den Einstieg einfach und erfolgreich zu gestalten!
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