"Single-Org" oder "Multi-Org"? Bei jeder Salesforce Implementierung muss eine Entscheidung zur Art der Org gefällt werden. Wir geben Ihnen in diesem Beitrag die passenden Entscheidungsparameter an die Hand, sodass Sie eine "Single-Org" vs. "Multi-Org" Strategie eruiert können.
Bei jeder Salesforce-Implementierung – mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen und/oder Regionen –stellt sich die Frage, ob Salesforce mit einer "Single-Org" oder "Multi-Org" Strategie zu implementieren ist. In einer "Single-Org" Strategie werden sämtliche Anforderungen in einer zentralen Salesforce Instanz (oder "Org") abgebildet, bei einer "Multi-Org" Strategie hingegen werden die verschiedenen Anforderungen in mehreren Salesforce Instanzen implementiert. In dem folgenden Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Entscheidungsparameter vor, anhand dessen eine "Single-Org" vs. "Multi-Org" Strategie eruiert werden kann.
Unternehmensprozesse
Zu den wichtigsten Entscheidungskriterien gehören sowohl die Abbildung der unternehmensweiten Vertriebs- und Marketingprozesse als auch die der Serviceprozesse in Salesforce. Sofern die verschiedenen Unternehmensprozesse starke Gemeinsamkeiten zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen oder -regionen aufweisen, kann eine Implementierung in einer einzelnen Salesforce Org erfolgen. Bei stark unterschiedlichen oder regional divergierenden Prozessen ist häufig eine Implementierung in verschiedenen Salesforce Orgs von Vorteil. In der folgenden Darstellung kann man eine Entscheidungshilfe anhand der Prozess-Integration sowie Prozess-Standardisierung ableiten.
Reporting
Neben der Prozessabbildung steht das Reporting stark im Fokus. Hier gilt es abzuwägen, ob einerseits ein zentrales Reporting benötigt wird, andererseits die Reports in einer zentralen Org aufgesetzt werden können. Weichen die Reportinganforderungen in Salesforce – für die unterschiedlichen Geschäftsbereiche und/oder Regionen – stark ab, empfiehlt sich eine Multi-Org Strategie.
Im Falle einer Multi-Org Implementierung ist es möglich die Daten aus den einzelnen Salesforce Orgs zu aggregieren und für ein zentrales Reporting zu nutzen. Dies erfolgt mithilfe einer Einrichtung einer zentralen Reporting Org.
Die Umsetzung einer solchen zentralen Reportingeinheit erweist sich jedoch häufig als sehr umfangreich und komplex, sodass Sie im Zweifel eine Single-Org Strategie bevorzugen sollten.
360-Grad Kundensicht
Die 360-Grad Kundensicht, etwa auf Opportunities, Aktivitäten oder Kundenvorgänge des jeweiligen Kunden, ist eines der zentralen Themen und Pluspunkte von Salesforce. Aufgrund dieser Gesamtsicht auf den Kunden können sich wichtige Cross- oder Upsellpotentiale ergeben sowie ein effizientes Servicemanagement realisiert werden.
Sofern Sie eine Multi-Org Implementierungsstrategie verfolgen, bedenken Sie, dass eine 360-Grad Kundenansicht nicht umfassend in der eigenen Org abgebildet werden kann.
Die Implementierung einer Single-Org Strategie ist dann sinnvoll, wenn eine zentrale und gesamthafte 360-Grad Kundensicht für alle Bereiche und Regionen gleichermaßen verfügbar sein soll.
Administration und Governance
Es gilt zu entscheiden, ob die Salesforce Administration in einem "zentralen" Team oder in "verschiedenen" Teams erfolgen soll:
Bei einer Single-Org Strategie liegt die Salesforce Administration oftmals bei einem zentralen Admin Team, was den Abstimmungsaufwand vereinfacht.
Bei einer Multi-Org Strategie hingegen, muss jede einzelne Salesforce Org durch ein Admin Team administriert werden. Neben der Administration ist auch der Salesforce Governance Prozess unterschiedlich, da Anpassungen und Erweiterungen entweder zentral (Single-Org) oder dezentral (Multi-Org) entschieden und umgesetzt werden können. Bei einer Multi-Org Strategie bedeutet das oftmals mehr Flexibilität und kürzere Entscheidungs-- und Umsetzungszeiten. Neue Funktionen können rasch implementiert werden und danach als "Best Practice" für die anderen Salesforce Orgs übernommen werden. Im Gegensatz dazu bietet eine zentrale Strategie den Vorteil, zentrale Vorgaben direkt umsetzen zu können.
Integrationen
Ist Salesforce mit verschiedenen anderen Systemen wie z. B. SAP, Marketing Cloud, Shopsysteme, etc. angebunden, ist zu überlegen, ob die Integrationen über eine "zentrale Org" zu realisieren ist oder ob regionale Besonderheiten bzw. regionale Drittsysteme bestehen, die vielmehr über eine regionale Multi-Org Struktur abgebildet werden sollten. Eine Duplizierung der Integrationen in eine Multi-Org Umgebung ist nur bedingt empfehlenswert, da sämtliche Integration parallel gemanagt und administriert werden müssen.
Sicherheit und Datenschutz
Mit einer zentralen bzw. Single-Org Implementierung können alle Sicherheitseinstellungen oder Verschlüsselungen (z. B. Salesforce Shield) direkt umgesetzt werden. Bei mehreren Salesforce Orgs besteht die Möglichkeit, andere bzw. verschiedene Sicherheitsaspekte und -stufen einzurichten. Dies ist sinnvoll, wenn regulatorische Rahmenbedingungen, wie etwa in der Finanzbranche oder im Life Science Bereich, eine Trennung der Daten oder besondere Anforderungen an den Datenschutz stellen. So können beispielsweise Salesforce Orgs mit unterschiedlichen Sicherheitskonzepten und Zugängen diese regulatorischen Aspekte besser berücksichtigen.
Kollaboration
Sofern Kollaboration beispielsweise über Chatter ein zentrales Element darstellt, ist der Einsatz einer zentralen Org die beste und einfachste Lösung. Eine einfache Zusammenarbeit über mehrere Salesforce Orgs hingegen ist komplizierter und schwer zu implementieren. Ein Einsatz von verschiedenen Salesforce Orgs ist nur dann vorteilhaft, wenn die Kollaboration primär auf regionaler Ebene stattfindet.
Kostenverteilung
Der Punkt mag auf den ersten Eindruck etwas "trivial" erscheinen, bei größeren Unternehmen ist dies jedoch oftmals eine relevante Fragestellung. Solange jeder Bereich und/oder Region verantwortlich für seine eigene Salesforce Org und Admin Team ist, können die Kosten für die Salesforce Lizenzen und die zusammenhängenden Kosten direkt zugeordnet werden. Bei einer Single-Org Implementierung müssen die Kosten (Lizenzen, Personalkosten Admin Team, etc.) evtl. über einen Verteilungsschlüssel verrechnet werden. Dies sollte bei der Entscheidung über die "richtige" Org Strategie mit berücksichtigt werden.
Datenvolumen und Performance
Bei der Frage nach einer "Single-Org" oder "Multi-Org" Implementierung kann der Aspekt des Datenvolumens oder der Performance i.d.R. vernachlässigt werden. Wenn einige Grundeinstellungen beachtet werden (siehe Blog-Artikel "Datenmanagement in Salesforce"), können auch sehr großen Datenvolumen (über 100-Millionen Datensätze) in einer einzelnen Salesforce Org gemanagt werden. Daher sollte die Entscheidung über einen Single vs. Multi-Org Ansatz nicht anhand der Anzahl der Datensätze oder Bedenken über mögliche Performanceengpässe getroffen werde. Salesforce arbeitet auch mit großen Datenvolumen performant.
Fazit
Die Festlegung der passenden Anzahl der Salesforce Org sowie die Findung der richtigen Implementierungsstrategie hängt von vielen Faktoren ab. Das wichtigstes Entscheidungskriterium bildet die Analyse Ihrer Unternehmensprozesse hinsichtlich Integration und Standardisierung. Neben dieser Analyse gibt es jedoch weitere Entscheidungsparameter, die gleichermaßen bedeutsam sind. Dazu gehört beispielsweise die Trennung von Daten und Anwendern im Zusammenhang mit regulatorischen Richtlinien.
Sofern eine "Muti-Org" Strategie implementiert wird, können jedoch die "Vorteile" einer Single-Org durch die Aggregation von Daten in eine "Zentrale-Org" – etwa einer Reporting-Org – genutzt werden. Diese Zusammenführung ist zwar komplexer in der Umsetzung und Administration (z. B. über den Einsatz von Salesforce-to-Salesforce, Integrationsplattformen oder direkte API Anbindung), kann aber die Vorteile der Multi-Org mit der Single-Org Strategie miteinander verbinden. Wie Sie die Migration Ihre Salesforce Org vorbereiten, erfahren Sie in unsere Beitrag "Salesforce Org Migration Teil 1 - Die Vorbereitung".