Salesforce hat sich in diesem Release offenbar zum Ziel gesetzt, die Plattform für Nutzer und Administratoren übersichtlicher zu gestalten. Dank kleiner Gimmicks mit großen Auswirkungen und bahnbrechenden Änderungen wurde Administratoren das nötige Rüstzeug an die Hand gegeben, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und die Bedienung einfacher zu gestalten. Aber auch die Administratoren selbst kommen nicht zu kurz. Also, verschaffen wir uns einen Überblick.
Kleine Gimmicks für die Plattform
Buttons genau dort, wo sie gebraucht werden
Wenden wir uns zunächst den Lightning Pages zu: Bei all den Themenlisten, Knöpfen, Reitern und Lightning Components, ob Standard oder benutzerdefiniert, kann man schon mal den Überblick verlieren. Als Administrator ist es einfach, den Nutzer mit einer hochmodern anmutenden Lightning-Datensatzseite am eigenen Verstand zweifeln zu lassen. Erst recht, wenn Buttons nicht genau dort sind, wo sie eigentlich benötigt werden. Den meisten Administratoren ist es sicherlich schon einmal passiert, dass Benutzer den zögerlichen Wunsch äußerten, zum Account gehörende Opportunities in einem Aufwasch aktualisieren zu können. “Klar, geht das!”, lautete voller Überschwang die Antwort, und es wurde leise hinzugefügt: “Nur der Button ist nicht auf der Themenliste.” Denn so war es. Für Massenaktionen, die Datensätze betrafen, die mit dem Datensatz verknüpft waren, auf dem sich der Nutzer gerade befand, musste das Highlight Panel missbraucht werden, um solche Aktionen zu ermöglichen. Ab Winter ‘24 können Massenaktionen, die verknüpfte Datensätze betreffen, nun dort platziert werden, wo sie hingehören: auf die Themenlisten. Zu beachten ist, dass dies nur Aktionen zum Erstellen und Aktualisieren von Datensätzen betrifft, was aber ein Schritt in die richtige Richtung ist. Beispielsweise kann so auch der “Neu”-Button in der Themenliste einfach durch eine objektspezifische Aktion überschrieben werden.
Unterstützt es LWC, unterstützt es Dynamic Forms
Nachdem wir die Buttons nun endlich dort platzieren können, wo sie wirklich gebraucht werden, kommen wir zu einem Thema, mit dem wir unseren Nutzern das Leben leichter machen können: Dynamic Forms. „Pff, diesen altbekannten Verbündeten nutze ich bereits, um unliebsame Felder nur einzublenden, wenn sie gebraucht werden, damit alles ordentlich und verständlich bleibt”, wird der eine oder andere Leser jetzt selbstbewusst entgegnen. Das glaube ich auch, doch wer hat genauer hingesehen, auf welchen Objekten er diese lebhaften Begleiter bisher verwendet hat? Ja, richtig gesehen: lediglich auf benutzerdefinierten Objekten. Genau das ändert sich mit diesem Release. Dynamic Forms sind nun verfügbar auf allen Standard- und benutzerdefinierten Objekten, die Lightning Web Components unterstützen. Ab diesem Release heißt die Faustregel deshalb: “Kann ein Entwickler ein Lightning Web Component für das Objekt herbeizaubern, lässt sich eine Dynamic Form erstellen.”
Berechtigungen immer im Blick behalten
Nun aber Schluss mit den Vorteilen für die Benutzer. Wann sind endlich die Entwickler und Administratoren dran? Nur Geduld, meine Freunde im Salesforce-Maschinenraum. Eure Vorteile kommen jetzt.
Salesforce macht das Rechtemanagement sehr viel einfacher und, frei nach dem Motto dieses Texts, übersichtlicher. Bei den beiden wichtigsten Fragen „Wer kann was?” und „Wer sieht was?” gibt Salesforce Administratoren mit diesem Release zwei sehr gute Möglichkeiten, sich effizienter schlau zu machen. Die Frage „Wer kann was mit diesem Permission Set?” kann man nun schnell mit Hilfe der Übersichtsseite hinter dem Button „View Summary” direkt auf jedem Permission Set beantworten. Das spart Zeit und Mausklicks.
Außerdem können Administratoren nun die Zuweisung der Permission Sets ohne viel Mühe erledigen, denn ein neuer Berichtstyp kann direkt auf dem Objekt „Permission Set Assignment” erstellt werden. “Wer kann was?” kann also in Zukunft in Lichtgeschwindigkeit beantwortet werden.
Und die Frage “Wer sieht was?” lässt sich, zumindest was Accounts angeht, nonchalant beantworten. Auf dem Objekt „Account Share” sind nun eigene Berichtstypen möglich. Einen solchen Bericht kann man nun mit einem Bericht über Gruppenmitglieder kombinieren, aber auch alleinstehend sorgt ein Berichtstyp auf dem Objekt „Group Members” mit Sicherheit für mehr Überblick.
Bahnbrechende Änderungen im Flow
Nie wieder den Screen vor lauter Screens nicht sehen
Kommen wir nach diesen kleinen Schmankerln im Bereich Customizing der Plattform nun zu den wirklich ernsthaften Themen. Auch bei der Weiterentwicklung des Flows hat sich Salesforce in diesem Release nicht lumpen lassen. Beim Thema Übersichtlichkeit fallen einem beim Lesen der Release Notes als Erstes die „Reactive Screen Components” ins Auge. Jeder Administrator erinnert sich wahrscheinlich an sein Alter Ego, das verzweifelt mehrere Screens eingebaut hat, obwohl sein Gewissen ihm sagte, dass eigentlich nur einer nötig war. Der Grund war einfach: Screen-Komponenten hörten nur aufeinander, wenn sie auf zwei unterschiedlichen Screens saßen. Diese Tage der Tristesse sind nun vorbei. Die „Reactive Screen Components” können auf einem Screen platziert werden, hören einander zu und reagieren auf die Eingabe in der jeweils anderen Komponente. Flows werden übersichtlicher und schneller durchschaubarer für Administratoren, und Nutzer müssen nur ein Häkchen setzen, damit der Rest des Formulars von selbst ausgefüllt wird. Fast mutet es wie Magie an, ist aber Wirklichkeit.
Um auch Texte ein- und ausblenden zu können, wie es einer anderen Komponente in den Kram passt, muss man in den „Process Automation Settings” dem Programm zustimmen.
Kompletter Durchblick mit Fehlermeldungen
Nehmen wir uns nun ein wenig Zeit, den Leitbegriff „Übersichtlichkeit” neu zu denken. Bedeutet er nicht auch, Durchblick zu erlangen und diesen auch zu behalten? Genau das können weise Administratoren für ihre Nutzer zumindest dann erreichen, wenn sie die wirren Pfade ihrer Flows durchwandern. Benutzerdefinierte Fehlermeldungen helfen dem Nutzer dabei, durch den Flow geführt zu werden, ein adäquates Feedback zu bekommen, wenn der Flow mal nicht so will, wie er soll, oder bei fehlerhaften Eingaben die Information zu bekommen, dass bei der Suche nach Datensätzen keiner gefunden wurde oder oder oder … Ich könnte noch Stunden weiter erzählen, was ab diesem Release mit den benutzerdefinierten Fehlermeldungen im Flow möglich ist, und darüber sinnieren, wie Nutzer damit einen besseren Durchblick bekommen. Jedoch bezweifle ich, dass auch nur ein Leser so viel Zeit hat. Ein wichtiges Anwendungsgebiet möchte ich jedoch nicht verschweigen, was allen Entwicklerkollegen wahrscheinlich einen kleinen Stich ins Herz versetzen wird. Mit den benutzerdefinierten Fehlermeldungen ist es ebenfalls möglich, eine Validierungsregel zu bauen, die das Löschen von Datensätzen verhindert. Dies war vorher nur mit APEX-Triggern möglich.
Die Kunst Daten zu formen
Bevor wir im Fazit zum Mantra der “Übersichtlichkeit” zurückkehren, stellen wir uns eine Welt vor, in der wir in einem Flow eine Antwort aus einem externen System erhalten und diese in ein benutzerdefiniertes Objekt und seine Felder übersetzen können. „Das wäre traumhaft”, höre ich Administratoren sagen und kann nur antworten: „Mit diesem Release geht das!” Das neue „Transform”-Element macht es möglich, innerhalb eines Flows ein Feld-Mapping zwischen Objekten zu implementieren, sei es aus einer Antwort aus einem externen System oder Salesforce-internen Objekten. Ein gutes Beispiel ist hier eine benutzerdefinierte Aktion, mit der eine neue Opportunity erstellt werden kann, die Daten aus dem Account übernehmen soll. Dann transformieren wir eben mal die Accountdaten!
Fazit
„Übersichtlichkeit” stand im Fokus dieses Artikels und wohl auch in dem von Salesforce. In diesem Release wird sie mit Buttons auf Themenlisten, Dynamic Forms endlich auch für Standardobjekte und benutzerdefinierte Fehlermeldungen im Flow erreicht. Und dazu mit einem erweiterten Überblick über Berechtigungen in Permission Sets und interessanten neuen Berichten. Ist es nicht ein großartiges Gefühl, in einer Welt zu leben, in der man alles im Blick hat? Als Administrator und Nutzer!
