Bei der brandneuen Nonprofit Cloud (NPC) von Salesforce gibt es viel, worauf man gespannt sein kann. Die NPC ist nicht nur ein Upgrade oder Rebranding des Nonprofit Success Packages (NPSP), sondern ein völlig neues Salesforce-Produkt, das speziell für den Non-Profit-Sektor entwickelt wurde.
Einführung
Während das NPSP viele Lücken aufwies, die durch benutzerdefinierte und AppExchange-Lösungen geschlossen werden mussten, wurde die NPC nach jahrelanger Analyse dieser Lücken entwickelt und schließt viele von ihnen. Daher ist die neue Nonprofit Cloud für Non-Profit-Organisationen sehr vielversprechend.
In diesem Blog werden zunächst einige NPC-Funktionen vorgestellt, die häufig von Non-Profit-Organisationen nachgefragt werden, aber mit NPSP nicht oder nur mit erheblichen Einschränkungen verfügbar waren. In der Vergangenheit mussten Non-Profit-Kunden häufig an anderer Stelle nach Lösungen für diese Funktionen suchen.
Anschließend wird kurz auf einige weitere wichtige Unterschiede zwischen NPC und NPSP eingegangen. Zum Schluss wird dann noch die alles entscheidende Frage der Migration von NPSP zu NPC behandelt.
Dokumentenerstellung
Die Out-of-the-Box-Dokumentenerstellung ist möglicherweise eine der interessantesten NPC-Funktionen für gemeinnützige Kunden. Bis vor kurzem war keine unmittelbar einsatzbereite Salesforce-Lösung für die Dokumentenerstellung verfügbar. Es war daher notwendig, sich auf (oft teure) externe Apps wie Conga Composer oder kundenspezifische Lösungen zu verlassen. Dies ändert sich nun mit der Einführung des OmniStudio-Tools zur Dokumentenerstellung, das jetzt als Add-on und ohne zusätzliche Kosten mit NPC verfügbar ist.
Die Dokumentenerzeugung von OmniStudio ermöglicht sowohl kundenseitige als auch serverseitige Dokumentenerzeugung. Die kundenseitige Dokumentenerstellung erfordert eine Benutzerinteraktion und erzeugt Dokumente anhand eines Omni-Skripts. Mit diesem wird der Benutzer durch einen Prozess geführt und das Ausgabedokument wird dann in einem Webbrowser erstellt.
Im Gegensatz dazu erfordert die serverseitige Dokumentenerstellung keine Benutzerinteraktion und wird asynchron im Hintergrund ausgeführt.
Der erste wichtige Schritt für den Einstieg in die Dokumentenerstellung mit OmniStudio ist die Erstellung der Vorlage. Dabei handelt es sich um eine .docx-Datei mit Platzhaltern (in OmniStudio als „Token" bezeichnet). Es gibt verschiedene Arten von Token, die hinzugefügt werden können, darunter variable, sich wiederholende und bedingte Token. Eine vollständige Liste und die richtige Formatierung finden sich hier: Informationen zu Token .
Die .docx-Vorlage muss in den neuen Vorlagendatensatz hochgeladen werden. Als Nächstes müssen die Token zugeordnet werden, damit sie bei der Ausführung der Lösung ausgefüllt werden können. Anschließend kann die Lösung über eine Schaltfläche im Seitenlayout gestartet werden. Eine Anleitung dazu findet sich hier: Hilfe und Trainings-Community.
Eine wichtige Frage in Bezug auf das Dokumentenerstellungstool von OmniStudio ist, ob es in der Lage ist, große Batches zu erzeugen, wie sie von vielen gemeinnützigen Organisationen benötigt werden, z. B. für die jährliche Erstellung von Spendenbescheinigungen. Bis vor kurzem war das Tool hauptsächlich für die Ad-hoc-Dokumentenerstellung geeignet. Dazu gehören Use Cases, wie die manuelle Erstellung von Spendenbescheinigungen, die nicht Teil eines jährlichen oder vierteljährlichen Batch-Prozesses sind, sowie personalisierte Dankesschreiben an Großspender. Die gute Nachricht ist jedoch, dass es seit dem Summer-Release 2024 möglich ist, Danksagungen oder Spendenbescheinigungen in einem Batch zu erstellen. Ein neuer Button „Generate Document Batch“ wird standardmäßig auf der Fundraising-Startseite platziert (sobald DocGen aktiviert ist) und von hier aus können Batches konfiguriert werden.
Allerdings gibt es immer noch Einschränkungen, die sich für größere Organisationen als prohibitiv erweisen könnten, da nur nur 2000 Transaktionen in einem Batch unterstützt werden. Insbesondere für den Prozess der jährlichen Spendenbescheinigung ist dies wahrscheinlich nicht ausreichend. Außerdem werden zwar 50 Standardfelder in 7 Standardobjekten (Account, Campaign, Gift transaction, Gift Designation, Gift Tribute, Gift Commitment and Gift Transaction Designation) bei der Dokumentenerstellung unterstützt, aber es gibt noch keine Unterstützung für benutzerdefinierte Objekte und nur ein benutzerdefiniertes Feld wird bei der Batch-Verarbeitung unterstützt. Dennoch wird diese Funktion in den kommenden Releases weiterentwickelt und verbessert werden, so dass es sich lohnen wird, in den kommenden Monaten noch einmal einen Blick auf diese Einschränkungen zu werfen.
Segmentierung
Unter Segmentierung versteht man die Einteilung von Stakeholdern in Zielgruppen auf der Grundlage bestimmter Kriterien. Dies geschieht, um diese spezifischen Gruppen per E-Mail anzusprechen, anzurufen, zu einer Veranstaltung einzuladen oder ihr Spendenverhalten zu analysieren. Mit einer solchen Einteilung von Stakeholdern lässt sich viel Zeit und Mühe sparen, indem beispielsweise nur diejenigen einbezogen werden, für die eine Kampagne besonders relevant ist. Die Segmentierung kann Non-Profit-Organisationen auch dabei unterstützen, wichtige Verwaltungsaufgaben zu optimieren, wie etwa die korrekte Definition von Empfängern jährlicher Spendenbescheinigungen.
Da es sich bei der Segmentierung um einen langjährigen Wunsch unserer Non-Profit-Kunden handelte und es bisher keine Standardlösung von Salesforce für die Segmentierung gab (abgesehen von Standardberichten), haben wir den CCG Selection Hub entwickelt, um diese Lücke zu schließen. Jetzt ist die Segmentierung mit NPC allgemein verfügbar, wobei sie zunächst eine Data-Cloud-Implementierung erfordert. Das Data Cloud Starter Pack ist für NPC-Kunden ohne zusätzliche Kosten enthalten. Darin enthalten ist eine bestimmte Anzahl von Data Cloud-„Credits", die für Aktivitäten wie die Segmentierung verwendet werden können.
Es sind drei Schritte erforderlich, um Rohdaten in brauchbare Segmente umzuwandeln. Zunächst müssen Filter erstellt werden, um die erforderlichen Segmente zu erzeugen.
Anschließend müssen diese Segmente veröffentlicht werden. Das bedeutet, dass die Daten anhand der festgelegten Filterkriterien durchsucht werden. Bevor jedoch ein Segment veröffentlicht werden kann, muss ein Aktivierungsziel bestimmt werden. Das wiederum bedeutet, dass der Ort festgelegt werden muss, wo das Segment verwendet werden soll, z. B. die Marketing Cloud Activation.
Durch den dritten Schritt, bei dem das Segment für ein bestimmtes Ziel aktiviert wird (z. B. eine Salesforce-Kampagne oder Marketing Cloud), wird dann die Nutzung dieser Funktion gewährleistet.
Das Thema Segmentierung hat im Non-Profit-Bereich eine große Bedeutung. Bei dieser kurzen Einführung ist jedoch zu bedenken, dass die Segmentierung eine Funktion von Data Cloud ist und man wissen muss, wie sie in eine größere Data Cloud-Implementierung passt.
Data Processing Engine (DPE)
Eine weitere wichtige neue Funktion ist die Data Processing Engine (DPE). Dieses Tool ist im Lieferumfang von NPC enthalten und kann Daten extrahieren, transformieren und laden. Während in NPSP z. B. mit customizable Rollups gearbeitet wurde, werden diese und viele andere Funktionen in NPC von der viel leistungsfähigeren DPE übernommen. DPE ermöglicht es Kunden, mit hoher Geschwindigkeit Berechnungen von Daten durchzuführen und die Ergebnisse dieser Berechnungen in Objekte zurückzuschreiben. Ein tieferer Einblick in die DPE-Konfiguration ist in diesem Blog nicht möglich, aber die wichtigsten Schritte und Begriffe werden im Folgenden vorgestellt:
Erstens: Um mit DPE arbeiten zu können, muss die Datenpipeline in der betreffenden Organisation aktiviert sein.
Anschließend kann das DPE im DPE Definition Builder den eigenen Anforderungen entsprechend eingerichtet werden:
DPE ermöglicht es im Grunde, Daten zu extrahieren und dann mithilfe verschiedener “Nodes” umzuwandeln. Es gibt neun verschiedene Nodes, die bestimmen, was mit den eingehenden Daten geschehen soll. So können die eingehenden Daten beispielsweise gefiltert oder eine Formel für sie angewendet werden. Nachdem die Daten umgewandelt wurden, können die Ergebnisse über den Node „Writeback Objects" in das gewünschte Objekt zurückgeschrieben werden.
DPE-Definitionen können entweder aus einem geplanten Ablauf oder aus dem DPE-Definition Builder selbst ausgeführt werden.
Weitere Unterschiede zwischen NPC und NPSP
Person Accounts
Nonprofit Cloud ist für die Verwendung mit Person Accounts vorgesehen und unterscheidet sich damit von NPSP, wo das Haushaltsmodell Standard ist. In NPC werden Person Accounts verwendet, um Einzelpersonen darzustellen, während Business Accounts für Haushalte und andere Gruppen verwendet werden. Group Membership-Objekte sind wiederum dafür da, um Einzelpersonen und Organisationen miteinander zu verbinden.
Person Accounts müssen aktiviert sein, und „create and manage households and groups" muss in den „Group Membership Settings” aktiviert werden.
Fundraising Objects
Ein wichtiger Aspekt der Nonprofit Cloud ist die neu eingeführte Fundraising-Funktion, die ein neues Datenmodell und mehrere neue Objekte beinhaltet. Diese Objekte sind zwar besser für die Anforderungen dieses Sektors geeignet, dennoch unterscheiden sich die Fundraising-Tools und -Prozesse der Nonprofit Cloud stark vom NPSP, und es ist wichtig zu wissen, wie diese strukturiert sind und worin die wichtigsten Unterschiede bestehen.
In der NPC werden Spenden zum Beispiel mit sogenannten Gift Transactions (Spendentransaktionen) und nicht mit Opportunities verfolgt. Eine Gift Transaction kann als einmalige Spende existieren, sie kann mit einer Spendenzusage als Teil einer wiederkehrenden Spende verknüpft sein oder sie kann mit einer Opportunity als Großspende verbunden sein.
Ein weiteres neues Objekt, „Gift Entries”, ermöglicht die schnelle und effiziente Eingabe von Spendeninformationen in die Org. Alle Informationen können in einem einzigen Eintrag erfasst werden, auch wenn die Daten des Spenders noch nicht in der Organisation vorhanden sind. Nachdem die Informationen eingegeben wurden, wird der Spendeneintrag verarbeitet, wobei alle erforderlichen Daten in den entsprechenden Objekten gespeichert werden. Spenden können als einzelner Eintrag oder als Teil eines Batches eingegeben werden.
Migration zu NPC & Fazit
Alles in allem bietet NPC bereits jetzt ein enormes Potenzial, um die alltäglichen Prozesse vieler gemeinnütziger Organisationen zu optimieren. Die kontinuierliche Weiterentwicklung bedeutet außerdem, dass noch viele Verbesserungen folgen werden. Um die Vorteile von NPC voll ausschöpfen zu können, ist es jedoch äußerst wichtig, die richtigen Migrationsstrategien zu verfolgen.
Die Umstellung auf NPC ist mit der Migration auf eine völlig neue Org verbunden, da es sich nicht einfach um die Aktualisierung einer bestehenden Organisation handelt. Da NPC-Daten ganz anders strukturiert und genutzt werden, ist eine sorgfältig durchdachte und umgesetzte Datentransformation entscheidend. Dies erfordert zum Beispiel die Umwandlung von NPSP-Opportunities in NPC Gift Transactions. Während Opportunities in NPC eine Funktion bleiben und für die Nachverfolgung von Großspenden praktisch sein können, führt NPC Objekte wie Gift Commitments und Gift Transactions für die alltägliche Handhabung von Spenden ein.
Wie bereits erwähnt, verwendet NPSP das Haushaltsmodell, bei dem für jeden Kontakt ein Account angelegt wird. Der Wechsel zu NPC und die anschließende Aktivierung von Person Accounts erfordern daher eine sehr sorgfältige Planung und Überlegung.
Schließlich müssen auch die aktuellen Systemintegrationen berücksichtigt werden. Während viele ISVs bereits Kompatibilität mit NPC angekündigt haben und andere auf dem Weg dorthin sind, müssen die Integrationen unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Datenstruktur sorgfältig konfiguriert werden.
Warten Sie also nicht, sondern setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um über Ihren Umstieg auf NPC oder dessen Einführung zu sprechen!
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