Die top Highlights des Summer '18 Releases der Sales Cloud stehen dieses Mal unter dem Zeichen von Effizienz und Produktivität.
Anfang Juni ist es wieder soweit! Salesforce veröffentlicht neue Funktionen für seine Kunden. Liest man sich die Release Notes aufmerksam durch, steht eines deutlich fest:
Angefangen bei der Salesforce Suche bis hin zum eigenen Aufgaben- und Event Management steht alles im Zeichen von Produktivität- und Effizienz-Steigerung.
Die eigene Navigationsleiste noch einfacher bauen
Selbst der beste Salesforce Administrator weiß oft nicht, welche Registerkarten nun wirklich oft von den Vertriebs- oder Supportmitarbeitern benutzt werden und daher in der Navigationsleiste ganz vorn stehen sollten. Daher ist es wichtig den Benutzern selbst die Möglichkeit zu geben die Navigationsleiste ihren Wünschen entsprechend anzupassen. An sich ist diese Funktion nicht neu. Die benutzerdefinierte Navigationsleiste war auch schon vorher da. Dennoch hat es Salesforce sich nicht nehmen lassen noch ein paar Extras in Sachen Benutzerfreundlichkeit einzubauen.
Zur Zeit ist es leider nur möglich einen neuen Tab über den "Zur Navigationsleiste hinzufügen"-Button hinzuzufügen, nachdem man ihn umständlich im "App Launcher" gesucht hatte. Andersherum ist es im Moment so, dass die Reihenfolge der Registerkarten nur über die Bearbeitungsseite für die Navigationsleiste zu verändern ist. All das ändert sich mit dem aktuellen Release. Nun können Tabs über die Bearbeitungsseite hinzugefügt werden. Dies macht es möglich gleich mehrere Registerkarten auf einmal hinzuzufügen. Außerdem kann nun eine Registerkarte, die sich an der falschen Position befindet, durch Drag-and-Drop direkt in der Navigationsleiste verschieben lassen.
Abhängigkeit zwischen Feldern schnell sehen
Jeder Salesforce Administrator kennt es: Vertriebsmitarbeiter ärgern sich über Feld-Validierungsregeln. D.h. sie füllen erst ein Feld aus und erhalten dann eine Meldung, dass sie jetzt noch ein weiteres Feld ausfüllen müssen. Hier hat Salesforce mit dem neuen Release einen Lichtschimmer für uns alle eingebaut:
Wenn nun eine Auswahlliste oder eine Checkbox auf der Seitenansicht bearbeitet wird, werden alle Abhängigkeiten über einen kleinen Link unter den jeweiligen Feldern angezeigt. So kann bei der Bearbeitung des gewünschten Feldes von vornherein überprüft werden, ob Abhängigkeiten zu Aufregern führen könnten.
Besonders ärgerlich für Ihre Vertriebsmitarbeiter sind auf den ersten Blick nicht sichtbare Abhängigkeiten vom Status eines Leads oder der Phase einer Opportunity. Wird durch ein Phasen-oder Statuswechsel ein Feld plötzlich verpflichtend, dann führt das zum nächsten wütenden Vertriebsmitarbeiter. Vor allem, wenn dieser gerade entspannt seine Kanban-Ansicht zum Phasenwechsel benutzt.
Auch hier schafft Salesforce allen belagerten Administratoren Abhilfe. Wird nun ein Datensatz von einer Spalten in eine andere gezogen, so werden alle vom Status oder der Phase abhängigen Felder angezeigt.
Gezielteres Suchen
In vergangenen Releases hat Salesforce die Suche immer weiter verfeinert und angepasst. Auch dieses Mal ist eine kleine Verfeinerung vorhanden. Nun kann direkt vor der Suche schon eingegrenzt werden unter welchen Datensätzen gesucht werden soll. Ermöglicht wird das durch eine Auswahlliste aller durchsuchbarer Objekte. Danach braucht man nur noch den Suchbegriff eingeben und bekommt zielgenaue Suchergebnisse.
Sollten die Ergebnisse doch einmal zu ungenau ausfallen, können sie durch weitere Filterkriterien im linken Seitenpanel direkt neben den Suchergebnissen verfeinert werden.
Quick Actions - jetzt auch massentauglich
Quick Actions leisten schon einen guten Beitrag, um die Produktivität Ihrer Kollegen zu steigern, aber auch den Umgang mit dem System zu erleichtern. Mit ihnen können Aufgaben direkt vom Datensatz aus erstellt oder wichtige Felder ohne langes Suchen auf der Seitenansicht ohne Weiteres aktualisiert werden. Doch was ist, wenn sich ein Account Manager sich bei mehreren seiner Kontakte über die Zufriedenheit zum Produkt erkundigen möchte? Hier braucht es eine Aufgabe für jeden dieser Kontakte. Dies stellte bisher ein ziemlich mühsames Unterfangen dar. Entweder der Account Manager hinterlegte an jedem einzelnen Kontakt eine Aufgabe manuell oder Sie ließen Ihre Salesforce Entwickler Fähigkeiten spielen um einen benutzerdefinierten Button für Listenansichten zu zaubern.
In diesem Sommer können Sie sich bei solchen Wünschen entspannt zurücklehnen und Quick Actions die Arbeit überlassen. Nun können objektspezifische Quick Actions auf das Layout einer Listenansicht gezogen werden.
Dadurch, dass auch Quick Actions zur Aktualisierung von Datensätzen möglich sind, kann zum Teil auch die Einschränkung für die Inline-Bearbeitung von Listenansicht umgangen werden.
Termine verschieben - im wahrsten Sinne des Wortes
Der Kalender, den Salesforce für die Lighting Oberfläche entworfen hat, bringt schon seit vielen Releases Ordnung in das Chaos aus Meetings zwischen Ihnen, Kunden oder Kollegen. Doch auch bei guter Planung und ordentlicher Terminabstimmung kann es immer vorkommen, dass Termine verschoben werden. Hier war der sonst so hilfreiche Kalender nicht gerade benutzerfreundlich. Um Termine zu verschieben, musste das Ereignis geöffnet werden, um dann Beginn und Ende zu korrigieren. Mit dem neuen Release ändert sich auch das. Nun können Termine im Kalender verschoben werden. Drag-and-Drop macht es möglich geplante Meetings um ein paar Stunden, oder gar Tage, nach vorn oder nach hinten zu verschieben.
Aufgaben über Aufgaben
Alle eigenen Aufgaben, aber auch delegierte Aufgaben, immer im Blick zu haben, ist nicht einfach. Um die Übersichtlichkeit zu fördern, wurde die Aufgaben-Registerkarte etwas verfeinert.
Neben der geteilten Ansicht sind noch die Tabellenansicht und die Kanban-Ansicht hinzugekommen. Vor allem die Kanban-Ansicht, schon bekannt von Opportunities und Leads, vereinfacht den Statuswechsel.
Zusätzlich können unter diesem Tab nun auch Aufgaben für verschiedene Kollegen erstellt werden. Hierzu tragen Sie alle Benutzer, die Sie der Aufgabe zuweisen wollen, in das Feld "Zugeordnet zu" ein. Diese Funktion ist vor allem bei umfassenden Vorbereitungen für Kunden-Workshops vorteilhaft, bei denen eine Gruppe von Kollegen verschiedenste Aufgaben übernehmen. Nach dem Speichern ist eine Aufgabe für jeden einzelnen Benutzer erstellt worden.
Zum Schluss ist endlich auch eine allseits bekannte und beliebte Funktion von Classic nach Lightning gewandert. Nun sind die im Setup vordefinierten Themen auch in Lighting auswählbar.
Warum eigentlich nicht auch mal Accounts erwähnen?
Ein sehr wichtiges Instrument im internen Kommunikationsnetzwerk Chatter ist die Mention-Funktion, die schon so manchen Kollegen an wichtige Dinge genau an der richtigen Stelle erinnert hat. In diesem Sommer dehnt Salesforce die Mention-Funktion auf Datensätze aus. Nun können bis zu 25 Datensätze jeglicher Objekte in einem Chatter Post erwähnt werden.
Mein Fazit zum Schluss: Wieder einmal beweist Salesforce, dass sie sich der Saison anpassen können. Denn Sommer heißt schließlich nichts anderes als Entspannung und Leichtigkeit. Also lassen Sie sich Ihre Arbeit leichter machen und werden Sie entspannt effizienter mit Salesforce.