Datensätze gehen verloren oder werden überschrieben. Manchmal ist das Verhalten der HubSpot Integration unerklärbar. Wir zeigen Ihnen worauf Sie achten müssen.
Mit der Salesforce-Integration für HubSpot lassen sich Leads und Kontakte nahtlos zwischen beiden Systemen synchronisieren. Um eine fehlerfreie Synchronisation zu gewährleisten, ist es aber essentiell gewisse Regeln zu beachten, die bei Missachtung zu unerwünschtem Verhalten und Datenverlust führen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen.
Synchronisationsverhalten
Stellen Sie sich vor, ein Besucher übermittelt ein Formular auf Ihrer Homepage und wird als neuer Kontakt in der HubSpot Marketing Software erstellt. Haben Sie die HubSpot Integration mit Salesforce eingerichtet, dann kann dieser Kontakt mit Salesforce synchronisiert werden. Generell verhält sich die Integration so, dass Sie in Salesforce nach allen Leads und Kontakten mit derselben E-Mail Adresse, wie die des Kontakts, in HubSpot sucht.
- Findet Sie ein Ergebnis, dann wird der HubSpot Datensatz mit dem dazugehörigen Lead oder Kontakt verbunden.
- Findet die Integration keine Übereinstimmung der E-Mail Adresse in Salesforce, so wird ein neuer Lead oder Kontakt erstellt – abhängig von Ihren Sync Einstellungen.
Synchronisationsregeln bei Duplikaten in Salesforce
Aber was ist, wenn in Salesforce mehrere Datensätze mit dieser E-Mail Adresse existieren? In diesem Fall verbindet sich die Integration mit dem ältesten Datensatz. Dies gilt auch, wenn mehrere Leads und Kontakte mit derselben E-Mail Adresse existieren. Der erste Datensatz der beim Sync Suchlauf ausgegeben wird, synchronisiert sich mit HubSpot. Üblicherweise ist das der älteste Datensatz.
Hilfe meine Daten werden überschrieben - Grund Duplikat Switch!
Haben Sie sich schon einmal gewundert warum sich Felddaten wie z. B. Name oder Adressdaten auf ein und demselben HubSpot Kontakt ständig ändern, ohne dass ein erneutes Formular übermittelt wurde? Ist Ihr HubSpot mit Salesforce Integriert, dann ist die Ursache möglicherweise der Duplikat Switch. Existieren Duplikate in Salesforce und ist einer dieser Duplikate mit HubSpot verbunden, dann verursacht jede Aktualisierung eines zugehörigen Duplikats (Leads oder Kontakte mit der selben E-Mail Adresse) einen Switch der Integration zu genau diesem Datensatz herzustellen.
Das bedeutet, wenn Sie zwei Salesforce Kontakte mit der selben E-Mail Adresse in Ihrer Datenbank haben und einer ist Momentan mit HubSpot synchronisiert, so springt die Integration bei einer Aktualisierung auf den anderen Kontakt. Die Regel lautet also, dass die Integration bei Salesforce Duplikaten immer zu dem zuletzt aktualisierten Lead oder Kontakt springt. Und je nach Mapping Einstellung können dadurch HubSpot Felddaten überschrieben werden.
Identifikation am HubSpot Kontakt
Um zu überprüfen, ob bei einem HubSpot Kontakt Daten überschrieben werden bzw. ein Duplikat Switch eingetreten ist, gehen Sie einfach in die Salesforce Contact oder Salesforce Lead ID Feldhistorie des Kontaktes (Kontaktdatensatz in HubSpot -> Ansicht -> Alle Eigenschaften -> Suche nach Salesforce Contact oder Salesforce Lead ID).
Hier sehen Sie die Feldhistorie eines HubSpot Kontaktes, der ursprünglich mit dem Salesforce Kontakt mit der ID 0032600000MBLJmAAP synchronisiert war und durch eine Aktualisierung (Speicherung einer Namensänderung) zum Duplikat wurde. Ändert sich also die Salesforce Record ID in HubSpot, ist dies ein Indikator für einen Switch.
Um solch ein Verhalten zu verhindern, müssen Sie über den Standard der Integration hinausgehen. Eine detaillierte Lösung zu diesem Problem haben wir in unserem Blog-Beitrag "HubSpot Integration: Datenerstellung aus Salesforce steuern" dargestellt.
Datensätze zusammenführen (Merging)
Auch hier folgt die Integration einigen Regeln, die unbedingt befolgt werden sollten. Bei Missachtung kann es sogar zum Verlust von kompletten Datensätzen (Leads/Kontakte) in HubSpot kommen.
Die Regel lautet:
Sollen Leads und/oder Kontakte in Salesforce zusammengeführt werden, gilt es immer den aktuell verbundenen Datensatz als Master zu wählen. Beim Merging zweier Kontakte sollte folglich immer der nicht synchronisierte Kontakt – in den aktuell mit HubSpot synchronisierten Kontakt – zusammengeführt werden.
Bei Missachtung dieser Regel können folgende zwei Szenarien auftreten:
(a) Haben Sie Ihre Integration dazu eingestellt, dass Salesforce nicht bemächtigt ist HubSpot Daten zu löschen, dann bricht Ihre Synchronisation mit Salesforce für diesen Kontakt. Das bedeutet Ihre Systeme sind für die betreffenden Records nicht mehr synchronisiert, was durch eine Fehlermeldung im HubSpot Datensatz signalisiert wird.
(b) Haben Sie Ihre Integration so eingestellt, dass Salesforce bemächtigt ist HubSpot Daten zu löschen, dann löscht die Integration den HubSpot Datensatz.
Fazit: Fehler vermeiden anstatt ausbügeln
Bei Missachtung dieser Regeln hält sich der Schaden möglicherweise noch in Grenzen, wenn es nur ein paar Leads oder Kontakte betrifft. Stellen Sie sich aber vor, dass Massen von Daten falsch zusammengeführt oder aktualisiert werden. In solchen Fällen ist ein aufwändiger Prozess der Datenwiederherstellung notwendig und selbst dann ist die Wiederherstellung der kompletten Daten nicht zwangsläufig gewährleistet. Wir empfehlen jedem Kunden, Salesforce User auf diese Regeln aufmerksam zu machen, um im Geschäftalltag Fehler zu vermeiden. Im besten Fall haben Sie schon die notwendigen Präventivmaßnahmen in Salesforce implementiert. Falls nicht, kontaktieren Sie uns einfach und erhalten eine ausführliche Beratung.