Im dritten Teil unseres Beitrags: HubSpot-Salesforce Integration, DSGVO-Software-Update, neue Standard-Dashboards und Navigation.
Auf Teil zwei unserer HubSpot-Informationsreihe folgt heute der Dritte. Was gibt es Neues bei HubSpot? Welche Updates vereinfachen Ihre Arbeit im Alltag und mit HubSpot? Und selbstverständlich DAS Thema, das uns gerade alle beschäftigt - was macht HubSpot zur DSGVO?
Dieses Mal im Fokus: die HubSpot-Salesforce-Integration wird komplett verändert, es gibt ein umfangreiches DSGVO-Software-Update, eine neue Navigation und es können endlich individuelle Standard-Dashboards festgelegt werden.
1. ANSTEHENDES UPDATE FÜR DIE HUBSPOT-SALESFORCE INTEGRATION
Den 01. August 2018 sollten sich alle HubSpot User mit einer Salesforce-Integration vormerken, denn diesen Sommer bringt HubSpot ein einschneidendes neues Update für den Salesforce-Konnektor heraus. Die Konsequenz dieses Updates wird es sein, dass viele mit einer Integration einige Anpassungen in Ihren Salesforce Orgs vornehmen müssen.
Das HubSpot Intelligence-Objekt wird abgeschafft
Mit dem neuen Update können zukünftig die Standard HubSpot-Eigenschaften mit den Standard Salesforce-Objekten synchronisiert werden - das benutzerdefinierte HubSpot Intelligence-Objekt wird damit also ersetzt.
Das bedeutet: Automatismen und Berichte, die bislang auf benutzerdefinierten Feldern des HubSpot Intelligence-Objektes beruhten, müssen bis dahin, bzw. nach dem Update, angepasst werden. Ebenfalls sollte man vor dem Update auch noch prüfen, ob es weitere Prozesse in der Salesforce Org gibt, die auf benutzerdefinierten Feldern von HubSpot basieren, denn diese müssen dann ebenso verändert werden.
Was muss noch gemacht werden? Die HubSpot-Salesforce Feldzuweisungen müssen auf die Standardfelder angepasst werden. Hier eine Übersicht der möglichen Zuweisungen:
Die neue Visualforce-Seite
Das Intelligence Objekt wird durch eine neue HubSpot-Visualforce-Seite ersetzt, die dem Look&Feel von HubSpot entspricht. Salesforce Nutzer werden zukünftig die Möglichkeit haben innerhalb des so genannten "iframes" die HubSpot-Aktivitäten zu filtern, genau so, wie auch in HubSpot selber.
Eine weitere Neuerung: Salesforce Nutzer benötigen nun ebenfalls einen HubSpot Login und zwar mit Leseberechtigung für Kontakte, wenn Sie die HubSpot-Seite in Salesforce sehen wollen. D.h. Sie müssen Salesforce Nutzern, die auch HubSpot in Salesforce nutzen sollen, in HubSpot einen Benutzer mit Leseberechtigung für Kontakte anlegen. Für Salesforce Nutzer, die dies schon haben, ändert sich natürlich nichts.
Positiv an diesem Update: durch den Wegfall des Intelligence-Objektes wird der notwendige Datenspeicher reduziert und spart Kosten. Und mit der Einschränkung der Sichtbarkeit der HubSpot-Seite in Salesforce will HubSpot die Datensicherheit für Kontakte erhöhen.
2. Das DSGVO-Software-Update
Die DSGVO ist da und auch HubSpot hat damit einhergehend einige Software-Änderungen vorgenommen.
Wir haben bereits in der Vergangenheit einige Tipps zum Thema DSGVO und HubSpot veröffentlicht und auch zur DSGVO allgemein sowie in Kombination mit Salesforce. Daher geben wir Ihnen im Rahmen dieses HubSpot-Produkt-Updates vorerst "nur" einen Überblick über die wichtigsten Neuerungen und gehen ein anderes Mal in einem ausführlicheren Beitrag detailliert darauf ein.
Cookies
Webseiten-Besucher müssen laut DSGVO über den Einsatz von Cookie-Tracking auf der Webseite informiert werden und dafür auch explizit Ihre Einwilligung geben können.
Mit dem neuen Software-Update können Sie dafür die Einwilligung des Besuchers über ein Cookie-Banner einholen, bzw. es kann dem Besucher auch die Möglichkeit gegeben werden, es abzulehnen. Ebenfalls können verschiedene Versionen des Cookie-Banners angezeigt werden, z.B. auf unterschiedlichen Webseiten in unterschiedlicher Sprache.
Einwilligung zur Datenverarbeitung und Kommunikation
Jedes Unternehmen (und ja, wirklich jedes) benötigt ab sofort eine rechtliche Grundlage, um personenbezogene Daten von europäischen Bürgern erfassen und verarbeiten zu dürfen, sowie eine explizite Einwilligung derjenigen Person, diese für bestimmte Zwecke kontaktieren zu dürfen.
Das hat zur Folge, dass z.B. für den Versand von Newslettern eine explizite Einwilligung eingeholt und nachweislich dokumentiert werden muss.
Um das in HubSpot abfragen und abbilden zu können, wurden hierfür drei neue Kategorien eingeführt:
- rechtliche Grundlage zur Kommunikation und Verarbeitung (z.B. zur Datenspeicherung und Zusendung von Marketing Material)
- rechtliche Grundlage zur Kommunikation (z.B. Versand von Marketing-E-Mails)
- berechtigtes Interesse (z.B. Kontaktanfragen)
Diese Kategorien können z.B. in Formulare eingebunden werden, um das Einverständnis von Webseiten-Besucher, wie etwa bei den schon genannten Newsletter-Anmeldungen, vorab einzuholen.
Damit einhergehend wurden auch die Abonnements überarbeitet, um die gegebenen Einwilligungen zur Kommunikation auch als "Opt-In" tracken zu können und nicht mehr nur die "Opt-Outs". Dementsprechend können Sie auch unterschiedliche Abonnement-Typen angelegen und in Formularen einbinden.
Löschung von Daten, Auskunft und Korrektur
Wie sicherlich auch schon bekannt - Kontakte können nach neuer DSGVO jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten von ihnen verarbeitet und gespeichert werden. Ebenso können sie einfordern das ihre Daten gegebenenfalls korrigiert oder das ihre Daten komplett gelöscht werden.
In diesen Fällen können Sie mit den bekannten Standard-Funktionalitäten von HubSpot arbeiten, wie einem xls. oder xml. Export. Auch eine Korrektur der Daten ist ohne weiteres möglich.
Neu allerdings ist das permanente Löschen aller Daten. Hierfür hat HubSpot eine neue Löschfunktion eingebaut, mithilfe welcher sämtliche Daten eines Kontaktes unwiderruflich aus der Datenbank gelöscht werden.
Hinweis: Auf eine solche Kontakt-Anfrage müssen Sie spätestens binnen 30 Tagen antworten bzw. die Anfrage auch ausführen.
Fazit: Mit diesem Software-Update wurde fürs Erste eine gute Basis für eine DSGVO-konforme Nutzung von HubSpot geliefert. Allerdings bedeutet die Nutzung/Aktivierung dieser Funktionalitäten gleichzeitig, dass es damit allein nicht getan ist. An vielen Stellen müssen Prozesse individuell angepasst oder sogar komplett neu aufgesetzt werden. Um an dieser Stelle nur ein Beispiel zu nennen: der Double-Opt-In-Prozess.
Falls Sie zur DSGVO und HubSpot Fragen haben, oder Unterstützung bei der Umsetzung benötigen, dann melden Sie sich einfach bei uns.
3. Neue Navigation und Standard-Dashboard-Funktion
Viele Nutzer, die sowohl mit dem Sales, als auch mit dem Marketing Hub arbeiten, kennen das: je nachdem, welche Daten man sehen möchte, muss man immer wieder zwischen beiden Navigationen hin und her springen. Das ist nervig und ab jetzt auch vorbei.
HubSpot hat seine Navigation zusammen geführt, so dass nun beide Hubs über eine Navigation direkt verfügbar sind:
Festlegen von Standard-Dashboards
Im gleichen Zug wurde die Dashboard-Funktion unter den Navigations-Punkt "Berichte" verschoben. Mit Klick auf das HubSpot Icon gelangt man nun auf die "Home"-Seite mit dem bekannten Dashboard.
Aber: durch die zusammenlegte Navigation sehen nun sowohl Sales, Service als auch Marketing die gleiche Startseite mit dem gleichen Dashboard. Da allerdings Sales sein Sales-Dashboard sehen will und ihn beispielsweise das Marketing-Dashboard nicht interessiert, hat HubSpot auch hier nachgelegt:
Jeder kann sich jetzt ein eigenes Standard-Dashboard anlegen und auf der Startseite anzeigen lassen. Hierfür einfach beim Dashboard rechts auf "Aktionen" klicken und im Drop-Down "Standard-Dashboard festlegen" auswählen:
Haben Sie einmal ein Standard-Dashboard für sich festgelegt, sehen Sie es bei sich auf Ihrer Startseite.
Dashboard-Verwaltung für das Berichte-add-on
Nutzer, die das add-on für Berichte haben, haben Zugriff auf den Dashboard-Manager. Hier können sämtliche Dashboards verwaltet und bearbeitet werden: Dashboards der Teams, private und die eigenen:
4. ABSCHAFFUNG DER XING-INTEGRATION
Zum Abschluss noch folgender Hinweis, relevant für alle Social Tools-Nutzer, die auch Xing als soziales Netzwerk bei sich einsetzten:
Seit letzter Woche können keine automatisierten Posts bzw. Artikel mehr über Xing geteilt werden. Grund hierfür ist, dass Xing seine öffentliche API, welche HubSpot bislang nutzte, nicht länger unterstützt. HubSpot untermauert die Abschaffung zusätzlich mit Statistiken: mit 0,3% ist Xing eines der am wenigsten genutzten sozialen Netzwerken in HubSpot.
Wer weiterhin über Xing regelmäßig posten will, dem bleibt nur eines: "back to the routes" und manuell posten.
Warten wir gespannt, welche Updates diesen Monat noch so kommen werden - wir halten Sie auf dem Laufenden und berichten in Teil 4.