Datensicherung in Salesforce: Wir zeigen Ihnen, wie Sie in Zukunft teure Data Recovery Kosten sparen können.
Cloud Lösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, sich stärker auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Aber sie entbinden nicht sämtlicher Pflichten, wie beispielsweise der Datensicherung. Dabei liegt die Herausforderung darin, festzustellen, wie die extern verwalteten Informationen, unabhängig vom Cloud Service, gesichert und nutzbar gemacht werden können. Wir gehen der Frage nach, wie ein Unternehmen entsprechend seiner Ressourcen seine Saleforce Daten sichern kann.
Unabhängig davon, ob ein unerfahrener Anwender Kundendaten ungewollt löscht, Ihr Admin versehentlich Strukturen in der eigenen Salesforce Organisation (Org) ändert oder eine Migration Datensätze verfälscht. Der Schaden ist schnell passiert und hat immense Auswirkungen. Zwar führt Salesforce automatische Datensicherungen durch, doch die Inanspruchnahme dessen ist kosten- und zeitaufwendig. Wenn die Dringlichkeit gegeben ist, kann der Nutzer keine sechs Wochen auf eine Datenwiederherstellung warten. Korrekte Kundendaten und -historien sind maßgeblich für eine gute Kundenbeziehung, deshalb sollte jeder einen eigenen Notfall-Plan erarbeiten.
Hintergrund
Bevor wir uns entscheiden, wie wir unsere Daten sichern, müssen wir klären, was wir sichern. Die obigen Beispiele deuten bereits an, dass wir zwischen Daten und Metadaten unterscheiden müssen. Ersteres sind die eigentlichen Informationen, wie Kunden- und Firmennamen, Adressen, Telefonnummern, etc. Letzteres sind Einstellungen, Felder, Objekte und vieles mehr. Bevor wir davon ausgehen, dass es nur um die eigentlichen Informationen geht und weniger um die Einstellungen, sollten wir bedenken, dass unauffindbare Informationen ebenfalls einen Schaden anrichten können. Beides sollte gleich wichtig bewertet und gesichert werden. Die Nutzung von Salesforce Data Recovery Service bei selbstverschuldetem Datenverlust kann schnell eine fünfstellige Rechnung nach sich ziehen und dauert mindestens sechs Wochen.
Welche Möglichkeiten existieren?
Salesforce bietet Hausmittel für eigenständige Sicherungen an. Für eine reine Datensicherung können wir auf Data Export Service, Data Loader und Report Export zurückgreifen. Die Letzteren sind nur manuell ausführbar und eignen sich damit nicht für einen automatisierten Backup-Prozess. Hingegen bietet der Data Export Service eine automatisierten monatlichen Datenexport an. Manche Versionen (Enterprise, Performance und Unlimited) lassen auch einen wöchentlichen Export zu. Das ist gleichzeitig auch das kürzeste Intervall für eine Datensicherung. Die Einstellungen werden über eine Sandbox gesichert. Man muss lediglich eine neue Sandbox erstellen, und als Grundlage die produktive Org nehmen. Alle neuen Einstellungen werden künftig über einen Sandbox Refresh gesichert.
Natürlich existieren fertige Lösungen, die sowohl Daten als auch Einstellungen sichern. Häufig genutzte Dienste sind OwnBackup, Spanning Backup, Backupify, Druva und Odaseva. Externe Dienste speichern Daten außerhalb von Salesforce, das bietet eine zusätzliche Sicherheit im Falle von Problemen, die innerhalb der Salesforce Plattform auftreten können. Die Nutzung der Dienste ist intuitiv und bietet umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten ohne dabei den Überblick zu verlieren. Zweiwöchige Probenutzungen werden von allen Diensten angeboten. Die Testnutzung bietet Ihnen die Möglichkeit, die Benutzeroberflächen kennenzulernen.
Welcher Weg ist der Richtige für mich?
Eine Empfehlung hängt stark von den eigenen Bedürfnissen und Ressourcen ab. Externe Dienste sind einfacher zu handhaben, aber nicht umsonst. „Hausmittel“ lassen sich mit überschaubarem Aufwand und ohne monetäre Risiken einsetzen. Sie geraten allerdings schnell an ihre Grenzen, wenn das Datenvolumen groß ist und Änderungen in hoher Frequenz ausgeführt werden müssen.
Kleine Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeiter, die intern über fundiertes Salesforce Know-How verfügen oder einen entsprechenden Partner haben, der Ihre Plattform administriert, ist gut beraten sich mit Hausmitteln auszuhelfen. Hier fallen lediglich Aufwände für die Implementierung der Sicherungstools und im Falle eines Datenverlustes an. Aber auch für kleine Unternehmen kann sich ein Dienst für Datensicherungen lohnen. Lassen Sie sich hier nicht von vermeintlich günstigen Angeboten locken, die einen niedrigen Preis pro Anwender und Monat versprechen. Oft besteht ein Mindestvertragsvolumen. Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern sollten deshalb feste Jahrespreise oder Unternehmenspakete präferieren. Spanning Backup und OwnBackup heben sich mit umfangreichem Service und ansprechender Benutzeroberfläche hervor. Bis zu einer Unternehmensgröße von 125 Mitarbeitern hat Spanning Backup einen Preisvorteil. Für größere Unternehmen bietet OwnBackup eine ideale Lösung.
Damit bieten sich Salesforce Nutzern ausreichend Möglichkeiten einen Datenverlust vorzubeugen, unabhängig vom eigenen Budget oder der Unternehmensgröße. Wichtig ist, seine Kapazitäten sowie Präferenzen korrekt einzuschätzen und auf dieser Basis eine passende Variante zu wählen.