Viele Unternehmen stellen sich im Zuge der Modernisierung und Digitalisierung die Frage nach dem passenden Collaboration Tool. Wir vergleichen Google Drive und Quip, um herauszufinden für welche Anforderungen die Tools am besten geeignet sind.
Ende letzten Jahres haben wir Ihnen in unserem Teil 1 der Quip-Reihe das Tool mit all seinen Vorteilen bereits vorgestellt. Aufbauend darauf möchten wir Ihnen in Teil 2 zeigen, für welche Unternehmen sich Quip am besten eignet und wie das Tool im Vergleich zu anderen cloudbasierten Tools abschneidet. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf den Vergleich mit der G Suite von Google.
G Suite und Quip im Vergleich
Viele Unternehmen stellen sich im Zuge der Modernisierung und Digitalisierung die Frage nach dem passenden cloudbasierten Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Google's "G Suite", mit Elementen wie Google Docs und Google Drive, ist eine der wohl bekanntesten cloudbasierten Varianten. Es gibt keinen Installationsaufwand und die Kosten richten sich nach dem benötigten Speicherplatz. Einzig eine Registrierung mit dem Google-Konto ist notwendig. In der G Suite lassen sich verschiedenste Dokumente in der Cloud speichern, teilen und bearbeiten. Sie sind jederzeit, an jedem Ort verfügbar - ähnlich wie bei Quip.
Der große Unterschied zu Quip jedoch ist, dass sich die Bearbeitung in einem Dokument auf die dort bekannten Funktionen begrenzt. Ein Excel Sheet bleibt ein Excel Sheet, genauso wie ein Word Sheet ein Word Sheet bleibt. Innerhalb der G Suite-Dokumente ist die Kommunikation zwischen Teammitgliedern eingeschränkt. Der Fokus liegt auf der Bearbeitung der Daten, nicht auf der Kollaboration. Quip hingegen vereint alle nur denkbaren Bearbeitungs- und Kollaborationsmethoden in einem Dokument.
In Quip können Bilder, Tabellen, Texte, Kommentare, Countdowns, Kalender, Chats, Abstimmungen, Aufgaben, Salesforce-Daten usw. in ein und demselben Dokument genutzt werden. Das kann besonders für Projekte, an denen viele Personen beteiligt sind, hilfreich sein. Quip Dokumente sind somit vielfältiger und lebendiger als Dokumente von Google.
Quip Erweitert die Funktionen
Mit dem Release Spring'19 wird es neue Funktionen geben, die Quip von einem Tool zu einer regelrechten Toolbox machen. Hier ein paar Einblicke:
- Quip wird vollständig in Salesforce integriert. Man wird nicht mehr aus Salesforce in das Dokument navigiert und kann sogar selbst entworfene Quip-Templates an Salesforce-Objekte in Form von Tabs anhängen. So müssen wiederkehrende Dokumente nicht immer neu aufgebaut werden.
- Das Quip Design wird an das Salesforce Design angepasst. Das macht das Arbeiten mit Quip noch leichter, da man sich nicht mehr auf verschiedene Layouts einstellen muss.
- Quip wird eine Verbindung zu vielen externen Tools wie z. B. Dropbox, Jira, Smartsheet oder Lucidchart herstellen können. Daten können so aus diesen Tools in Echtzeit angezeigt und bearbeiten werden. Eine Aktualisierung erfolgt automatisch in beide Richtungen. Wenn wir also etwas in der Lucidchart- oder Salesforce-Komponente in Quip ändern, wird diese Änderung ebenso in dem Ursprungstool durchgeführt.
- Eine jetzt schon verfügbare Verbesserung ist, dass sich Quip-Dokumente auch als Präsentationen erstellen lassen. Somit kann Ihr Team in Quip gemeinsam daran arbeiten und sie dann auch dort präsentieren. Die Präsentationen lassen sich auch in Salesforce als Tab an Objekten integrieren.
Fazit
Google bietet mit der G Suite ein gutes Tool zur cloudbasierten Arbeit an Dokumenten, wenn keine größere Kommunikation oder Teamarbeit mit weiteren Features nötig ist. Für Firmen, deren Mitarbeiter sich auf die reine Datenbearbeitung konzentrieren, ist dieses Tool wirklich passend. Wenn die Mitarbeiter nicht in Teams arbeiten und auch sonst keine weiteren Tools nutzen, zwischen denen man wechseln muss, um Daten zu vervollständigen, ist die G Suite perfekt. Eine Investition in Quip-Lizenzen wäre hier nicht empfehlenswert.
Innovative Teams, die vielfältige Kollaborationsmethoden nutzen, sollten sich näher mit Quip beschäftigen. Mit Quip sparen sie Zeit, da nur ein Dokument benötigt wird. Kein lästiges Wechseln zwischen Programmen, kein Suchen nach dem passenden Dokument. Mit Quip können Teams kollaborativ zusammenarbeiten und modern kommunizieren. Alle Daten sind verbunden und stets aktuell. Besonders für Teams, die oft von unterwegs arbeiten, ist Quip gut geeignet, da es auch über das Handy leicht zu bedienen ist. Durch die Integration von Salesforce und den o. g. Tools wie Lucidchart, Jira usw. hat man alle wichtigen Kundendaten, wie zum Beispiel bisherige oder geplante Umsätze, Erfolge durch Kampagnen, Prozessdiagramme oder Projektpläne auf einen Blick verfügbar und kann weitere Entscheidungen daran anlehnen. Wenn Sie also mit Salesforce arbeiten, und die dort gespeicherten Daten optimal in Projekten nutzen möchten, ist Quip die richtige Wahl für Ihre Projektteams.
Um die richtige Entscheidung bzgl. des passenden Tools treffen zu können, muss man also die eigenen Arbeitsweisen analysieren und bestimmen welche Funktionen jetzt, und ggfs. auch in Zukunft, zu Ihrem Unternehmen passen, um konkurrenzfähig zu bleiben.