5-tipps-zur-erhoehung-datenqualitaet-ccg-header.jpg

Tipps & Tricks

Verbesserte Datenqualität

Unsere 5 Tipps zur Erhöhung der Datenqualität

Wie Sie vielleicht schon in unseren vorherigen Blog-Beiträgen zum Thema CRM-System gelesen haben, sind Daten ein wichtiger Bestandteil jedes Geschäftsprozesses. Denn sie sind die Grundlage für Interaktionen mit Kunden, Marketing-Kampagnen, Vertriebsaktivitäten und vieles mehr. Daten sind jedoch nur wirklich wertvoll, wenn sie auch eine gewisse Qualität aufweisen können. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie die Qualität Ihrer Daten mit ein paar einfachen Handgriffen verbessern.

Was ist an schlechten Daten eigentlich so schlimm?

Probleme, die aufgrund schlechter Datenqualität auftreten können, wären zum Beispiel:

  • Post-Rückläufer und dadurch entstehende interne Mehraufwände
  • Zeitaufwände für nachträgliche Recherche
  • Zeitliche Verzögerungen durch fehlende oder veraltete Kontaktdaten der richtigen Ansprechpartner
  • Umsatzverluste, zusätzliche Kosten und Reputationsverluste
  • Demotivation der Mitarbeiter
  • etc.

Was können Sie also tun, um für eine hohe Datenqualität zu sorgen? Wir haben Ihnen hier unsere 5 Tipps zur Erhöhung der Datenqualität vorbereitet:

Tipp Nr. 1: Grundsätzliche Überlegungen zu benötigten und vorhandenen Informationen

Überlegen Sie sich, wofür Ihre Daten aktuell und zukünftig genutzt werden sollen. Wer nutzt die Daten? Wer darf Sie sehen, ändern bzw. korrigieren? Benötigen Sie ggfs. Genehmigungsprozesse für gewisse Änderungen? Stammen die Daten aus verlässlichen Quellen? Eine vorherige Planung ist durchaus sinnvoll, um unnötige Mehraufwände und Datenverlust zu vermeiden. Definieren Sie die Ziele, die Sie mit Ihren Daten erreichen wollen in Form von bestimmten Auswertungen etc., um zukünftig optimal mit ihnen arbeiten zu können.

Tipp Nr. 2: Mindestanforderungen durch Pflichtfelder, Feldtypen & Validierungsregeln

Nachdem Sie die Ziele definiert haben, sollten Sie überlegen, welche Mindestanforderungen Ihre Daten erfüllen müssen, um diese erreichen zu können. Welche Informationen sind für Sie und Ihre Zwecke besonders wichtig? Definieren Sie für solche Informationen Pflichtfelder, damit ein Mindestmaß an Informationen gespeichert werden muss - zum Beispiel die Anrede bei einem Kontakt. Ohne die Anrede ist es deutlich schwerer, eine persönliche Grußformel für Mailings etc. zu nutzen.

Definieren Sie auch Abhängigkeiten zwischen Informationen. Wenn zum Beispiel eine Verkaufschance als verloren gekennzeichnet wird, wäre es doch wichtig zu wissen, warum sie verloren wurde. Hierfür könnten Sie in Ihrem CRM ein zusätzliches Feld mit dem Grund für den Verlust einfügen und über eine Validierungsregel definieren, dass dieses Feld befüllt werden muss, sobald eine Verkaufschance als verloren gekennzeichnet wurde. Weiterhin sollten Sie sich vorab Gedanken zu den passenden Feldtypen machen. Picklisten lassen sich zum Beispiel besser für Auswertungen nutzen als Textfelder. Können Sie sicher stellen, dass alle Informationen zur Berechnung der gewünschten KPIs verfügbar sind? Bedenken Sie, dass Ihre Daten im Idealfall von Entscheidern ausgewertet und für zukünftige Planungen herangezogen werden sollen.

Tipp Nr. 3: Speicherung der Daten an einem für alle Beteiligten zugänglichen Ort

Geben Sie allen beteiligten Kollegen Zugriff auf die Daten. So kann jeder die Informationen einfließen lassen, die er gerade vom Kunden bekommen hat. Das Marketing hat zum Beispiel andere Informationen zum Kunden als der Vertrieb. Wenn alle Informationen an einem zentralen Punkt verfügbar sind, profitieren alle Abteilungen davon. Nutzen Sie dafür am besten ein cloudbasiertes CRM System, damit auch Kollegen von unterwegs schnell mal etwas eintragen können und keine Informationen verloren gehen.

Tipp Nr. 4: Regelmäßiges Reporting und Zuständigkeiten

Stellen Sie in Ihrem Unternehmen sicher, wer den Hut für die jeweiligen Daten auf hat. Wer hat den engsten Kontakt zum Kunden und kann dafür sorgen, dass die Daten aktuell sind? Teilen Sie Kunden zum Beispiel nach Vertriebsregionen in Gruppen ein und weisen Sie sie den jeweiligen Vertrieblern oder Innendienstmitarbeitern zu. Über regelmäßige Reports können Sie abbilden, welche Daten schon länger nicht aktualisiert worden sind und den Kollegen Wiedervorlagen in Form von Aufgaben erstellen.

Tipp Nr. 5: Dubletten-Management

Definieren Sie Duplikatsregeln. Dubletten führen dazu, dass Informationen verloren gehen. Wenn Sie Duplikatsregeln definieren, bekommen Sie einen Hinweis, dass ein Datensatz bereits vorhanden ist, wenn Sie versuchen eine Dublette anzulegen. Nur so können Sie sicherstellen, dass alle Kollegen am gleichen Datensatz arbeiten.

Fazit

Wenn Sie diese relativ leicht umzusetzenden Ratschläge berücksichtigen, können Sie mit wenig Aufwand bereits eine große Steigerung der Datenqualität erzielen und dafür sorgen, dass Sie die Bedürfnisse von potenziellen und aktuellen Kunden optimal analysieren und Geschäftsbeziehung pflegen zu können.

Teilen Sie diesen Artikel

Beliebteste Artikel