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Tipps & Tricks

Saubere Daten in Salesforce

Richtiger Umgang mit Duplikaten in Salesforce

Saubere und stimmige Daten sind eine der wichtigsten Voraussetzungen, um Salesforce optimal nutzen zu können. Datenpflege hilft aber auch bei der Einhaltung der verschiedenen Verordnungen zum Datenschutz und zur Privatsphäre. Ein ärgerlicher Störfaktor sind in diesem Zusammenhang Duplikate, doch wie so oft gibt es dafür in Salesforce Lösungen. Dieser Blogbeitrag zeigt, wie man Duplikate einzeln und in der gesamten Organisation verwalten und den Fortschritt bei ihrer Beseitigung verfolgen kann.

Hinweis an dieser Stelle: in einem früheren Blogbeitrag haben wir grundlegende Informationen zum Thema „Duplicate Management“ zusammengefasst:

  • Was ist ein Duplikat?
  • Aufstellen der Duplikatregeln
  • Zusammenführen von Duplikaten
  • Reporterstellung für die Duplikate
  • und vieles mehr

In diesem Beitrag geht es um Problemfälle im Umgang mit Duplikaten, die sehr zeitraubend sein können, und deren Vermeidung.

Zunächst werden aber noch einmal die wichtigsten Elemente des „Duplicate Circle“ erläutert.

DUPLICATE CIRCLE

Hier eine kurze Zusammenfassung, wie man als Administrator in Salesforce vorgeht, um das Duplikat-Management so aufzusetzen, dass ein Anwender am Ende die Dubletten zusammenführen kann.

Definieren und Konfigurieren der benutzerdefinierten „Matching Rules“

Bei Objekten, bei denen eine Dubletten-Meldung erforderlich ist, werden anhand entsprechender Felder bestimmte Regeln definiert. Das hat zur Folge, dass eine Dubletten-Meldung erfolgt, wenn bei zwei Datensätzen drei Felder (Vorname, Name, E-Mail) den gleichen Inhalt haben.
 

Zuordnen der „Matching Rules“ zu den „Duplicate Rules“

Jede „Matching Rule“ muss einer „Duplicate Rule“ zugeordnet werden. Bei den Duplicate Rules können zusätzlich weitere Einstellungen hinzugefügt werden, wie z. B. das Erscheinen einer Meldung beim Erstellen und/oder Editieren eines Datensatzes.
 

Konfigurieren der „Custom Report Types“ anhand des Objektes „Duplicate Record Set“

Standardmäßig gibt es kein „Report Type“ für die Dubletten. Wenn ein Report zum Überwachen der Duplikate erwünscht ist, muss davor über Setup ein „Report Type“ erstellt werden.
 

Erstellen eines Reports (anhand des neuen „Report Types“) für das Monitoring der Dubletten

Zusammenführen der Dubletten

a. Das Zusammenführen kann direkt über das Detail-Page-Layout eines Datensatzes erfolgen:

b. Über Report kann man zusätzlich zu der obigen Option (z. B. via Klick auf den Namen des Kontakts) auf den „Duplicate Record Set“ klicken:

Über den Button „Compare and Merge“ …

… wird der User in die „Merge“-Maske zum Zusammenführen der Duplicate weitergeleitet (dies gilt auch für die Option a.)

DUPLICATE SPECIAL CASE

Obwohl die Prozesse zur Bereinigung der Dubletten einfach und intuitiv sind, gibt es Situationen, bei denen plötzlich eine fehlerhafte Dublette im Report auftaucht. 

Bleiben wir bei dem oben abgebildeten Beispiel mit dem doppelt vorhandenen Kontakt-Datensatz von John Smith.
Tatsächlich scheint es sich hier um eine Dublette im System zu handeln, da John Smith dem gleichen Unternehmen (=Account) angehört, den gleichen Vor- und Nachnamen sowie die gleiche E-Mail-Adresse hat. 

Diese vier Felder sind unsere Indikatoren, die in der „Matching Rule“ hinterlegt sind. Wenn Account Name + Contact First Name + Contact Last Name + E-Mail identisch sind, werden die Einträge als Dublette erkannt.

Nun möchten wir in einem Datensatz die E-Mail von john.smith@ccg.com in j.smith@ccg.com abändern. Diese Änderung könnte z. B. notwendig sein, wenn zwei gleichnamige Mitarbeiter bei demselben Unternehmen tätig sind und bei einem der beiden fälschlicherweise eine falsche E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, die nun korrigiert werden soll.

Als Folge soll keine Dublette mehr angezeigt werden, wenn die E-Mail-Adressen abweichend bzw. nicht genau gleich sind.

Wenn wir jetzt unsere Kontakt-Datensätze anschauen, ist die Dubletten-Meldung nach der Änderung tatsächlich verschwunden:

Kehren wir aber zum Report zurück, stellen wir leider fest, dass dort die beiden Datensätze immer noch als Dubletten erkannt werden (obwohl es keine mehr sind):

Wieso ist das so und was kann man dagegen tun?

Um dies zu verstehen, muss man sich die Background-Funktionalität eines „Duplicate Managements“ anschauen.

DUPLICATE RECORD SET & DUPLICATE RECORD ITEM

Wenn zwei Dubletten im System existieren, werden sie jeweils einem eindeutigen „Duplicate Record Item“ zugeordnet. Die beiden „Duplicate Record Items“ werden als „Gesamtpaket“ einem weiteren Datensatz „Duplicate Record Set“ zugewiesen.

In einem „Duplicate Record Set“ (1) können wir somit die Dubletten (z. B. Kontakt-Datensätze) (3) sowie deren „Duplicate Record Item“ (2) sehen:

Was aber passiert, wenn wir zwei Dubletten in einer Merge-Maske zusammenführen? Durch das „Mergen“ wird eine der Dubletten (z. B. der Kontakt-Datensatz) gelöscht.

Die Dubletten-Meldung verschwindet bei dem in Salesforce verbliebenen Kontakt-Datensatz. Durch das Entfernen eines Kontakt-Datensatzes verschwindet auch der dazugehörige „Duplicate Record Item“-Datensatz, der „Duplicate Record Set“ dagegen bleibt im System (mit dem dazugehörigen in Salesforce verbliebenen Kontakt-Datensatz).

Im Report können wir den Datensatz zwar noch sehen, er erscheint aber nicht mehr als Dublette:

DUPLICATE SPECIAL CASE HANDLING

Nun zu unserem Beispiel mit John Smith und den geänderten E-Mail-Adressen. Obwohl durch die Änderung der E-Mail-Adresse in einem Datensatz keine Dublette mehr vorliegt, existieren immer noch die beiden „Duplicate Record Items“. Da wir in unserem Fall die Daten nicht zusammengeführt, sondern nur editiert haben, kann es sein, dass die Datensätze, die keine Dubletten sind, im Report trotzdem angezeigt werden.

Was können wir in diesem Fall tun?

Indem man in allen Feldern, die in den „Matching Rules“ definiert sind, eine „Field History“ aktiviert, kann man am schnellsten nachvollziehen, weshalb die vor zwei Tagen als Dublette erkannten Datensätze keine ist:

Sobald man festgestellt hat, dass die Datensätze im Report nicht mehr als Dublette erkannt werden sollten, kann man folgendermaßen vorgehen:

  • Über den Report auf das entsprechende „Duplicate Record Set“ klicken:
  • Über den Delete-Button wird das ganze Set gelöscht: 2x Duplicate Record Item + 1 Duplicate Record Set, dabei werden keine objektspezifischen Datensätze gelöscht (beide Kontakt-Datensätze für John Smith bleiben im System erhalten)

REPORT

Mit zwei kleinen Tricks wird das Dubletten-Monitoring um einiges vereinfacht. Wie auf den vorherigen Screenshots ersichtlich wurde, haben wir den Report nach dem Feld „Duplicate Record Set“ “gruppiert”, um die Dubletten besser und schneller identifizieren zu können.

Zuvor wurde bereits erwähnt, dass der im System erhalten gebliebene Kontakt-Datensatz nach der Dubletten-Zusammenführung als einzelner Datensatz im Report erscheint. Solche Fälle können wir durch den folgenden Filter aus dem Report löschen:

Der Filter verhindert das Auftauchen der bereits zusammengeführten Datensätze, sodass der einzeln verbleibende Datensatz in dem Report nicht mehr erscheint.

 

FAZIT

Es lohnt sich das „Duplicate Management“ in Salesforce frühzeitig an die eigenen Bedürfnisse anzupassen und die Anwender so zu schulen, dass sie das Monitoring und die Dubletten-Zusammenführung korrekt umsetzen. Je später das Dubletten-Problem erkannt wird, umso schwieriger ist es meist, das System wieder zu „bereinigen“.

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