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Tipps & Tricks

So migrieren Sie Ihre Daten

Salesforce Org Migration Teil 3 – Die Datenmigration

In drei Blogbeiträgen zum Thema Salesforce Org Migration greifen wir die verschiedenen Phasen einer Migration auf: VorbereitungUmsetzung und Datenmigration. Entlang dieser Phasen beschreiben wir die dazugehörigen Aufgaben, Herausforderungen und Tipps für eine reibungslose Migration einer Salesforce Org.

Teil 3 – Die Datenmigration

Kurzer Rückblick:

Teil 1 unserer Reihe erörtert die Datenerhebung und Dokumentation aller relevanten Komponenten für die Org Migration. Teil 2 stellt einen Leitfaden zur Verfügung und erklärt, was es bei der Umsetzungsphase zu beachten gilt.

Im heutigen dritten und letzten Teil  unserer Reihe, beschreiben wir Ihnen die Migration der Datensätze von einer Salesforce Org in die andere.

Bei der Umsetzung dieser Phase ist die Vorbereitung ein wichtiger Bestandteil. 

Wir empfehlen Ihnen folgende Checkliste:

18-stellige Case Safe IDs auf allen zu migrierenden Objekten in der Quell-Org anlegen
 

Mithilfe der 18-stelligen Case Safe IDs stellen Sie sicher, dass SVERWEIS Funktionen (VLOOKUP) fehlerfrei in Excel ausgeführt werden können. Excel unterscheidet bei SVERWEIS Funktionen Groß- und Kleinschreibung nicht und erfordert, dass Sie von der üblichen 15-stelligen ID auf die 18-stellige ID ausweichen.
 
External ID Felder auf allen Objekten in der Ziel-Org anlegen
 

Bei der Datenmigration vereinfachen External ID Felder, die Zuordnung zwischen Objekten erheblich. Mühsames Exportieren von IDS aus der Ziel-Org o.ä. Umwege bleiben Ihnen durch diese Funktion zukünftig erspart.
 
Frozenzone definieren
 

Mit der Frozenzone definieren Sie einen Zeitraum, in dem keine Daten in Salesforce angelegt werden (manuell oder automatisch). Auf diesem Wege stellen Sie sicher, dass einerseits keine Daten verloren gehen und andererseits ein sauberer Übergang stattfinden kann.
 
Datenexport in Salesforce einleiten
 

Der aus Salesforce generierte Datenexport beinhaltet alle Komponenten, die Sie definieren. Dazu gehören auch die Aktivitäten "Close Date > 365 Tage" sowie "Archivierte Aktivitäten".  Attachments können auch exportiert werden.
 
Daten aufbereiten  
Bei der Aufbereitung der Daten ist es entscheidend, die vorgegebenen Formate einzuhalten. Insbesondere Felder wie Datum oder Uhrzeit können Kopfzerbrechen bereiten. Achten Sie ebenso darauf, die External ID Felder hier einzupflegen, damit die Abhängigkeiten zwischen den Daten abgebildet werden.
 

Datenmigration

Bei der tatsächlichen Datenmigration ist es entscheidend, sich an den in der Phase 1 erstellten Plan zu halten. Dieser bildet die Abhängigkeiten der verschiedenen Objekte ab und dient der Orientierung.

Wir empfehlen Ihnen nachstehenden Pfad zu befolgen:

Leads, Accounts, Kontakte, Opportunities, Campaigns, Cases, ... . 
Für alle weiteren Objekte verwenden Sie bitte einen Abhängigkeitsplan, um so möglichst präzise und schnell –  entlang dieses Pfads – Ihre Daten in die Ziel-Org zu migrieren.

Bei der Erstellung des Plans berücksichtigen Sie, dass diverse Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Schritten bestehen. Wir empfehlen daher, den Salesforce Setup-Bereich als groben Leitfaden zu verwenden.

Hinweise

Unsere Empfehlung: Halten Sie Sich an ihren Plan. Ziel sollte es sein, die Datensätze von jedem Objekt so zu migrieren, dass Sie im Nachgang keine Updates über zuvor erstellte Objekte einleiten müssen.

Achten Sie darauf, dass Sie die Uploaddateien ordnungsgemäß erstellen. Lesen Sie sich hierzu den Blogbeitrag zum Thema "Sonderzeichen fehlerfrei anzeigen lassen" durch, somit stellen Sie sicher, dass Ihre Datensätze fehlerfrei angezeigt werden.

Fazit

Bei ordentlicher Planung und Durchführung kann eine Datenmigration schnell und sauber durchgeführt werden. Nehmen Sie sich die Zeit, ein Konzept zu erstellen und orientieren Sie sich an Ihrer Checkliste.

Gerne unterstützen wir Sie bei ihrem Vorhaben und stehen Ihnen bei der Planungs- und Umsetzungsphase mit Rat und Tat zur Seite.

Ressourcen

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