Im vierten Teil unserer Marketing Cloud-Betragsreihe zeigen wir Ihnen weitere Features, die Sie bei einer Sales Cloud-Integration mit der Marketing Cloud wissen sollten.
Im vierten Teil "Sales Cloud Integration" aus unserer Reihe Salesforce Marketing Cloud Tipps & Tricks werden wir auf das Thema Multi-Org Account in der Marketing Cloud eingehen. Wir eruieren die Gründe, warum ein Multi-Org Account von Nöten sein könnte, wie er beantragt wird und was generell bei einem Upgrade beachten werden sollte.
Gründe für einen Multi-Org Account
Im Standard-Setup kann die Marketing Cloud nur mit einer Sales Cloud-Org verbunden werden. Das bedeutet, dass die Verbindung immer über die Parent Business Unit erfolgt und alle Child Business Units laufen ebenfalls über diese Parent Business Unit.
Das ist in der Praxis meistens wenig hilfreich, denn die Entwicklung von neuen Prozessen, neuen Feldern usw., immer in einer Sandbox-Org gemacht werden. In diesem Fall wäre die Umsetzung von folgendem Szenario denkbar: Die Child Business Unit A ist mit der Produktiv-Org und die Child Business Unit B ist mit der Sandbox-Org verbunden. So können Entwicklungen vorgenommen werden, ohne in den alltäglichen Prozess einzugreifen.
Allerdings ist es bei einem Multi-Org Account Setup zu beachten, dass es nicht möglich ist die Änderungen der einen Business Unit einfach in eine andere Business Unit zu übertragen. Diese Änderungen müssen manuell nachgebaut werden, was sich aber erstmal schlimmer anhört als es am Ende wirklich ist, denn meist geht das recht schnell.
Größere Unternehmen, die global agieren, kommen an einer Multi-Org Account Umstellung gar nicht vorbei. Angenommen, das Unternehmen hat für jede Region (bspw. Asien-Pazifik: APAC, Europa-Asien-Afrika: EMEA und Nord-und Südamerika: AMER) jeweils eine Business Unit und eine selbstständige Salesforce-Org. Somit lassen sich zu jeder Region eine Business Unit verbinden und zusätzlich zu jeder Sandbox-Org eine weitere Business Unit. Jede Business Unit kann dadurch komplett unabhängig existieren, ohne in Abhängigkeiten zu den anderen zu geraten.
Upgrade zu einem Multi-Org Account
Wie zuvor erwähnt, ist der Account nicht automatisch ein Multi-Org Account. Dieser muss erst beim Salesforce Support beantragt werden. Jedoch müssen für eine Freischaltung bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Ein Enterprise 2.0 Marketing Cloud-Account mit mehreren Organisationen ist aktiviert.
- Die Authentifizierung verbundener Apps (Connected App authentication) ist installiert.
- Das verwaltete Marketing Cloud Connect-Paket Version 5.494 oder höher ist installiert.
- Ein benutzerdefiniertes Profilcenter ist konfiguriert.
- Es sind mehrere Sales oder Service Cloud-Organisationen vorhanden.
- Lizenzen für Marketing Cloud-API-Benutzer und Salesforce-Systembenutzer sind verfügbar.
- Die Konfiguration für mehrere Organisationen unterstützt Web Collect oder die benutzerdefinierte Feld- und Attributzuordnung nicht.
Bevor aber der Multi-Org Account freigeschaltet wird, sollte noch eingeplant werden, dass alle aktiven Journeys oder E-Mail Versendungen aus der Sales- oder Service Cloud unterbrochen werden müssen. Wenn es vergessen wird, passiert es automatisch, da nach dem Upgrade alle Verbindungen (jede einzelne BU) manuell wiederhergestellt werden müssen.
Bei einem Upgrade zu einem Multi-Org Account sind unterschiedliche Kombinationen möglich, dabei sind allerdings einige wenige Einschränkungen zu beachten. Grundsätzlich gilt:
- Eine BU hat eine 1:1 Relation zu einer Sales- oder Service Cloud Org
- Aber, eine Sales- oder Service Cloud Org kann eine 1:Many Relationship zu verschiedenen Business Units haben (was übrigens die Standard-Einstellung der Marketing Cloud ohne Multi-Org ist)
- Das bedeutet auch, dass nicht zwei Orgs mit einer BU verbunden werden können (das würde auch für das gesamte Tracking usw. nicht funktionieren)
- Es gibt nochmal eine Unterscheidung für ältere Accounts (Enterprise 1.0). Diese können auch mit einer Org verbunden werden, aber es kann nicht eine BU (Enterprise 2.0) und eine BU (Enterprise 1.0) mit einer Org verbunden werden (da es ja zwei verschiedene Marketing Cloud Accounts sind)
User-Konfiguration
Grundsätzlich sollte man wissen, dass in einer BU immer ein Sales Cloud User mit einem Marketing Cloud User gemappt wird (Standard). In einer Multi-Org Konfiguration ist das ein wenig anders. Innerhalb einer BU herrscht auch weiterhin eine 1:1 Beziehung beim Mapping zu einer Org.
Hier ein kleines Beispiel: der Benutzer U1 kann, auch wenn er in ORGA bereits UA zugeordnet ist, zusätzlich UC in ORGB zugeordnet werden. Weil U1 Zugriff auf beide Business Units hat und UA und UC verschiedenen Organisationen angehören. Würde dieser User nur auf eine BU Zugriff haben, wäre das hier abgebildete Szenario nicht möglich.
U3 ist eine Nutzer, der nicht mit der Sales Cloud verbunden ist. Aus diesem Grund steht der User in diesem Schaubild mit keinen anderen User in Verbindung.
Verwendung dedizierter API-Benutzer
Generell ist es Best Practice, jeder verbundenen Business Unit einen dedizierten Marketing Cloud API-Benutzer zuzuweisen, um eine reibungslose Verbindung zu gewährleisten. Ein gemeinsamer API-Benutzer kann nur dann genutzt werden, wenn mehrere Business Units mit derselben Salesforce-Organisation verbunden werden.
Abschließend zum Thema Multi-Org Accounts ist wichtig, dass so ein Upgrade sorgfältig geplant werden sollte. Bei einer Greenfield-Implementierung mit Anbindung an die Sales- und Service Cloud muss weniger beachtet werden. Aber auch in so einem Fall, sollte vorab ein Plan zu den Org- und User Mappings erstellt werden. Bei einer bereits laufenden Connection muss genau abgestimmt werden, wann und wie das Upgrade erfolgt. Gerne helfen wir Ihnen dabei das Upgrade zu vollziehen.