Optimale Adressverwaltung im Salesforce Nonprofit Success Pack

Was ist das NonProfit Success Pack (NPSP)?

Alle zwei Wochen bringt Salesforce.org ein Open-Source-Paket heraus, das innerhalb einer Sales oder Service Cloud installiert werden kann. Salesforce wird so um Fundraising- und Programm-Management-Funktionen erweitert. Die Hauptbestandteile des Pakets beziehen sich auf Spendenverwaltung, Kampagnenmanagement und Firmen- und Kontaktverwaltung. Mehr Informationen über das Paket liefert unser Artikel "Erfolgreiche Digitalisierung mit der Nonprofit Cloud".

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Funktionsumfang

Bevor man einen genaueren Blick auf die Adressverwaltung wirft, sollte man sich mit ein paar Funktionen eingehend beschäftigen. Danach kann man tiefer in das Thema Adressen einsteigen.

Haushaltsmodell

In der normalen Salesforce-Welt wird zwischen Unternehmen, die normalerweise als Account, und Ansprechpartnern, die als Kontakt angelegt werden, unterschieden.

Innerhalb der Nonprofit Cloud ist diese direkte Unterscheidung nicht möglich. Hier werden Organisationen als Accounts angelegt, und auch die einzelnen Haushalte werden in Accounts strukturiert. Ein Haushalt ist ein Verbund aus mehreren Kontakten, z. B. eine Familie oder Ehepartner, die zusammenleben.

Dabei werden meist identische Adressen für alle Familienmitglieder hinterlegt.

Mehr Informationen zum Haushaltsmodell in der Nonprofit Cloud, liefert unser Blogbeitrag über das NPSP-Haushaltsmodell.

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Adressen einer Organisation

Auch gemeinnützige Unternehmen, Schulen oder Verbände können Spender einer Organisation sein. Diese sind in der Nonprofit Cloud als Account mit der Record Type Organization hinterlegt. Wichtig ist dabei zu beachten, dass diesen Organisationen keine direkten Kontakte zugeordnet sind. 

Alle Ansprechpartner einer Organisation können generell auch als eigener Haushalt privat spenden. Um Duplikate zu vermeiden, werden alle Ansprechpartner der Organisation direkt als eigener Kontakt mit Haushalt angelegt und über Affiliations mit der Organisation verbunden.

Automatische Synchronisierung

Eine der wichtigsten Funktionen innerhalb des Nonprofit Success Packs ist die automatische Synchronisierung der Adressen aller Haushaltsmitglieder. So wird die Mailing Address der Kontakte an die Billing Address des Haushalts angepasst. Wird die Adresse bei einem Kontakt oder Haushalt geändert, wird die Änderung automatisch für alle Haushaltsmitglieder übernommen. 

Diese Funktion ist ab der NPSP Version 3 automatisch aktiviert. Falls die Synchronisierung nicht erwünscht ist, kann sie innerhalb der NPSP Settings deaktiviert werden.

Alternative Adressen können weiterhin als sekundäre Adresse innerhalb der Other- bzw. Shipping Adress hinterlegt werden. Es ist nicht möglich, beide Adressen miteinander zu synchronisieren.

Technisch basiert diese Synchronisation auf dem NPSP Address Object. Diese Adressdatensätze werden automatisch beim Hinterlegen der Adresse angelegt und als Standardadresse gekennzeichnet.

Saisonale Adressen

Regelmäßig wird das Programm um sinnvolle Funktionen erweitert, wie etwa die saisonalen Adressen. Nicht selten kommt es vor, dass ein Spender mitteilt, dass er die Hälfte des Jahres an einem anderen Wohnsitz verbringt. Mit der richtigen Version kann dieses Detail einfach im System hinterlegt werden. Dazu müssen im aktuellen Adressdatensatz folgende Werte hinterlegt werden:

• Seasonal Start Month
• Seasonal Start Day
• Seasonal End Month
• Seasonal End Day

Durch die Hinterlegung von saisonalen Adressen wird die Standardadresse des Kontaktes automatisch aktualisiert. Dabei wird jeweils am 1. Juli die Checkbox “Default Address” aktiviert und die folgende Adresse bei dem Haushalt und den Kontakten hinterlegt.

Adressvalidierung

Anbindungen wie die Google Geocoding API, Cicero und SmartyStreets können die automatisierte Adressvalidierung übernehmen. Dafür muss ein Abonnement bei einem der Dienstleister abgeschlossen und der API Token in den NPSP Settings hinterlegt werden. 

Nach Aktivierung der Adressvalidierung werden alle Adressänderungen an den Dienstleister versendet, der dann seinerseits für die Validierung sorgt. Die Gültigkeit der Adresse kann anschließend direkt im Adressobjekt eingesehen werden.

Nachteile

Datenspeicher

Die Verwendung des Adressmanagements des NPSP bringt nur wenige Nachteile mit sich. Zu beachten ist jedoch bei jeder Installation, wie viel Datenspeicher verwendet wird. Salesforce rechnet pro erstelltem Datensatz ca. 2 KB zum benutzen Speicherplatz hinzu. Bei 10.000 Kontakten sind das schon 20 Megabyte, die als Speicher benötigt werden. Glücklicherweise gibt es für Nonprofit-Organisationen gute Rabatte bei allen Salesforce-Funktionen, was die Entscheidung etwas vereinfacht.

Unsere Änderungen

Master-Adresse

Wir durften schon einige Nonprofit-Cloud-Implementierungen begleiten und haben mehrfach erfahren, dass das Nonprofit Success Pack noch Lücken aufweist. Ein großes Problem vieler Unternehmen ist die Dokumenten- bzw. Brieferstellung. Dazu werden meistens verschiedene Anbieter verglichen, um einen guten Lösungsweg zu finden. Da es aber sehr schwierig ist, Logiken in die Tools zu migrieren, sollten alle benötigten Werte bereits in Salesforce ermittelt werden. 

In diesem Zusammenhang ist die  Master-Adresse wichtig. Das sind Adressfelder, die einige Logiken enthalten, sodass immer die tagesaktuelle Adresse jedes Kontakts verfügbar ist. Die Tools brauchen keine Prüfungen mehr durchführen und können einfach die Adresse aus dem Feld „Master Adresse Komplett“ verwenden.
 

Anreden

Die formelle und informelle Anrede sind zwar normale Bestandteile des Nonprofit Success Packs, können aber nicht optimal angepasst werden. Ein kleiner “Schönheitsfehler” ist das Aneinanderreihen von Kontakten aus einem Haushalt. Dabei werden deutsche Formatierungsregeln nicht beachtet, was nicht sehr professionell wirkt. Unsere Lösung dafür sind selbstentwickelte Felder für die Logiken der Anrede, dabei können wir individuell auf die Anforderungen eingehen.