Die Übersicht über Ihre wichtigen Daten zu behalten, vor allem über die richtigen Daten, ist nicht immer einfach. Mit “Customizable Rollups” haben Sie künftig all Ihre Daten im Blick, und zwar genau die Daten, die Sie im Blick haben möchten.
Erfahren Sie in diesem Teil, was Customizable Rollups sind, warum Sie diese benötigen und wie Sie diese im Nonprofit Success Pack aktivieren. In Teil 2 zeigen wir Ihnen, wie Sie Customizable Rollups anlegen.
Einführung: Was sind Customizable Rollups?
Customizable Rollups werden zum Summieren aller von Ihnen definierten Daten im Nonprofit Success Pack (NPSP) verwendet. Das heißt, Sie bestimmen vorab durch eine individuelle Selektion, über welche Daten Sie einen Überblick benötigen. Ein Rollup-Feld berechnet Ihnen daraufhin einen Wert basierend auf den zugehörigen Datensätzen eines bestimmten Datensatzes und zeigt diesen Wert dann in einem Zielfeld an.
Was bedeutet das in der Praxis? Als gemeinnützige Organisationen, die Spendenaktionen durchführt, sollten Sie in der Lage sein, eine Reihe von Daten zu Spenden bzw. Ihren Spendern sammeln zu können. Durch die Analyse dieser Daten können Sie als Organisation geeignete Engagement-Strategie für alle Spenden-Kategorien und effektivere Spendenstrategien entwickeln.
Viele der nützlichen Datenkategorien wurden von den Entwicklern des Nonprofit Success Packs gesammelt und existieren bereits in Form von Rollups, wie z. B. die größte Menge, die kleinste Menge, die Gesamtzahl der Spenden im laufenden Jahr und die Gesamtzahl der Spenden im letzten Jahr. Das Schöne an Customizable Rollups ist jedoch, dass sie erkennen, dass keine gemeinnützige Organisation wie die andere ist: Jede Organisation hat unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der benötigten Rollup-Daten. Customizable Rollups ermöglichen dies, da sie eine einfache Möglichkeit bieten, vollständig anpassbare Rollup-Felder zu erstellen, um genau die erforderlichen Rollup-Daten zu erfassen.
Warum Customizable Rollup-Felder
Das Thema NPSP-Rollups kann zunächst etwas verwirrend wirken. Hauptsächlich, weil es zuvor drei Phasen von Rollup-Daten gab. Die erste dieser Phasen wurde sofort als Legacy-Rollup eingeführt. Das Nonprofit Success Pack erstellte zunächst ungefähr 87 Legacy-Rollup-Felder, die in den Objekten "Konto", "Kontakt", "Wiederkehrende Spende" und "Allgemeine Buchhaltungseinheiten" angezeigt wurden, und fasste Daten zusammen, die sich nur auf den Opportunity-Betrag und das Abschlussdatum bezogen.
Während sich diese Rollups für viele gemeinnützige Organisationen als sehr nützlich Werkzeug erwiesen haben, war es für die Bedürfnisse andere zu begrenzt. Daraufhin wurden sogenannte Legacy User Defined Rollups (UDR) eingeführt, mit denen User ihre eigenen Rollups erstellen konnten, die mit benutzerdefinierten Feldern arbeiteten. UDRs waren zwar ein Schritt in die richtige Richtung, gingen aber immer noch nicht weit genug, um gemeinnützigen Organisationen das erforderliche Maß an Flexibilität zu bieten. Salesforce Antwort darauf: Customizable Rollups. Seit Mai 2019 sind diese standardmäßig in allen neuen NPSP-Testorganisationen aktiviert. NPSP-Organisationen, die vor diesem Datum erstellt wurden, müssen diese lediglich in den NPSP-Einstellungen aktivieren.
Rollup-Datentypen
Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Rollup-Daten. Aggregierte Rollups fassen Daten aus mehreren Datensätzen zusammen und fassen diese in ein Zielfeld zusammen. Diese Arten von Rollups können gezählt, summiert oder gemittelt werden. Beispiele könnten die Gesamtzahl der Spenden, der durchschnittliche Spendenbetrag oder die Gesamtzahl der Spenden sein. Die zweite Art von Rollups, die uns zur Verfügung steht, sind Single Operation Rollups. Diese Rollups werden verwendet, um eine Reihe von Datensätzen zu durchsuchen und einen Wert wie das erste oder das letzte Datum zu finden und dann Daten aus einem Feld in diesem Datensatz in ein Zielfeld zu kopieren. Beispiele, die sofort einsatzbereit sind, sind der größte Spendenbetrag, der erste Spendenbetrag und der letzte Spendenbetrag.
Aktivieren von Customizable Rollups
Wie oben erwähnt, sind Customizable Rollups standardmäßig nur in sehr neuen NPSP-Orgs aktiviert. Wenn Ihre Org älter ist, können Customizable Rollups jedoch ganz einfach aktiviert werden. Allerdings erfordert die Aktivierung der Customizable Rollups das Ersetzen von Legacy-Rollups und Legacy-UDRs innerhalb der Org durch Customizable Rollups.
Nach der Aktivierung werden alle sofort einsatzbereiten Rollups automatisch durch Customizable Rollups ersetzt, die dasselbe tun. UDRs werden jedoch komplett entfernt und müssen mithilfe von Customizable Rollups neu konfiguriert werden. Dies kann sich natürlich auf Formelfelder oder Automatisierungen auswirken, die von vorhandenen UDR-Feldern abhängen, und sollte daher mit Vorsicht durchgeführt werden. Sobald Sie bereit sind, den Schritt auszuführen, können Customizable Rollups über den folgenden Klickpfad aktiviert werden: NPSP-Einstellungen> Spenden> Anpassbare Rollups> Aktivieren.
Fazit
Wie Sie sehen bietet Ihnen das Nonprofit Success Pack mit den Customizable Rollups eine tolle Grundlage für den optimalen Überblick über Ihre Daten, welche Sie je nach Anforderung individuell anpassen können. Erfahren Sie demnächst in Teil 2, welche Funktionen das Feature konkret beinhaltet und wie sie diese verwenden.
