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Nonprofit Erste Schritte der Strategieentwicklung

Digitalisierung im Nonprofit-Sektor - So meistern Sie die Strategieentwicklung

Sie wollen Ihre Nonprofit-Organisation erfolgreich digitalisieren, um Ihre Reichweite zu verstärken, Ihr Spendenmanagement zu verbessern und neue Chancen zu nutzen? In vielen Nonprofits besteht bereits das Bewusstsein, sich im Angesicht des digitalen Wandels verändern zu müssen, dieser Schritt ist allerdings mit einigen Herausforderungen behaftet. In Teil 1  unserer Digitalisierungreihe zum Nonprofit-Sektor haben wir bereits erläutert, welche Rolle die Digitalisierung im Nonprofit-Sektor spielt und welche Chancen sie mit sich bringt. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie Sie die ersten Schritte einer digitalen Strategie meistern, warum externe Dienstleister Ihnen sogar Geld sparen können und wie Sie Herausforderungen überwinden.

Entwicklung einer digitalen Strategie: Erste Schritte

Wie bei jeder Neustrukturierung ist eine durchdachte Strategie unumgänglich, d. h. Ihre Organisation benötigt eine klar definierte, unternehmensübergreifende Digitalisierungsstrategie. Dafür ist es wichtig, dass Sie beurteilen können, welche Prozesse transformiert und welche Ansätze verfolgt werden sollen, welche internen Kompetenzen Ihnen derzeit zur Verfügung stehen, welche Schulungs-/Neubeschaffungskosten durch die Umstrukturierung entstehen und welche Kosten für die erforderliche externe Beratungshilfe anfallen. Das klingt nach viel Aufwand, doch bedenken Sie, dieser Aufwand ist der Schlüssel zur Zukunft Ihrer Organisation. Dieser Schlüssel stellt sicher, dass Ihre Digitalisierungsstrategie als zentraler Bestandteil der Gesamtstrategie Ihrer Organisation einbezogen wird und dass ausreichende Mittel bereitgestellt werden, und rechtfertigt die Dringlichkeit, mit der dieses Thema behandelt werden sollte.

 

Wichtig: Sehen Sie die Digitalisierung nicht als Aufgabe für eine einzelne Person oder gar eine einzelne Abteilung, dann das ist sie nicht. Es ist dringend ratsam, ein spezielles Team dafür einzurichten, welches für die Digitalisierung in Ihrer gemeinnützigen Organisation eingesetzt wird. Dieses Team sollte Vertreter aller Ebenen und aller Abteilungen innerhalb Ihres Unternehmens umfassen. Es sollte ebenso Personen mit einbeziehen, die sich für die Idee der Digitalisierung einsetzen können, die daran glauben und andere für das Konzept gewinnen können - Vernetzung ist der Schlüssel zur Digitalisierung. Das bedeutet, Sie sollten alles in einer Organisation mit allem anderen verbinden: Stellen Sie eine transparente Kommunikation sicher und achten Sie darauf, dass alle Abteilungen auf die übergeordneten Ziele der Organisation hinarbeiten. Auch aus diesem Grund kann die Digitalisierung nicht als IT- oder Verwaltungsprojekt eingestuft werden, sondern muss in die Gesamtstrategie der Organisation einbezogen werden.

Nächster Schritt: Externe Hilfe hinzuziehen

Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern ist immer mit finanziellen Aufwand verbunden, wird Ihnen aber auf lange Sicht wahrscheinlich eher Geld sparen. Nonprofit Organisationen machen häufig den Fehler, unzureichende Budgets für die Digitalisierung einzuplanen. Dies bezieht sich natürlich wieder auf das sehr reale Problem der mangelnden Ressourcen, mit denen viele gemeinnützige Organisationen konfrontiert sind. Viele berichten jedoch gleichzeitig, dass sie nicht über das notwendige Know-how oder die Fähigkeiten verfügen, um die Digitalisierung fortzusetzen. In diesem Szenario ist es nicht nur ratsam, sondern auch notwendig, ein Budget für externe Hilfe einzuplanen. Tatsache ist, dass durch Know-how und Expertise Fehler und unnötige finanzielle Ausgaben vermieden werden können, und dieser Ansatz Ihnen mit ziemlicher Sicherheit im Endeffekt Zeit und Geld spart. 

Nonprofit Organisationen haben eine höhere Bedeutung

Dass die Ausrichtung eines Nonprofits nicht der eines profitorientiertem Unternehmens ähnelt, ist klar. Worauf ich allerdings hinaus möchte ist, dass führende Technologie-Unternehmen wie Salesforce (siehe Salesforce.org) auch in Ihrer Preisgestaltung zwischen Nonprofits und Unternehmen des privaten Sektors unterscheiden. Denn, gemeinnützige Organisationen arbeiten daran, unsere Gesellschaften zu verbessern, und ihre Arbeit ist abhängig von den ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen. Und diese Ressourcen sind nicht nur finanzieller und personeller Art, sondern in diesem Fall auch technologischer Art.

 

Diese Technologieunternehmen sprechen der Arbeit von Nonprofits eine höhere Bedeutung zu, und wissen um die Tatsache, dass ihre Auswirkungen durch den Einsatz moderner digitaler Technologien erheblich gesteigert werden können. Daher ist es oft der Fall, dass gemeinnützige Organisationen zu deutlich reduzierten Kosten auf digitale Technologien zugreifen können.  

Planen Sie Herausforderungen ein: Es wird nicht immer einfach werden. 

Es ist wichtig, sich über eine Tatsache im Klaren zu sein - die Digitalisierung erfordert Veränderung. Für einige bedeutet Veränderung Vorfreude und Chance, bei anderen wiederum löst es ein Gefühl der Unsicherheit und Angst aus. Ein gewisser Widerstand gegen große Veränderungen ist fast immer zu erwarten. Dies ist jedoch keine Situation, in der diejenigen, die die Idee der Digitalisierung nicht unterstützen, einfach weiterhin nach dem Status quo arbeiten können. Eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie erfordert die Akzeptanz aller Beteiligten. Wenn zum Beispiel ein gemeinnütziger Verein von einem manuellen Betrieb auf ein CRM-System umsteigt, aber einige Mitarbeiter das System nicht nutzen und weiterhin Daten in alten Excel-Tabellen speichern, wird die Wirksamkeit des neuen Systems sofort untergraben. Ein System ist nur so gut wie die Qualität der darin enthaltenen Daten. Benutzer müssen darauf vertrauen können, dass die im System enthaltenen Daten aktuell und korrekt sind. Wenn einige Mitarbeiter weiterhin Daten an anderer Stelle speichern oder aktualisieren, ist das neue System die getätigte Investition nicht wert. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, Feedback jeglicher Art ernst zu nehmen und darauf einzugehen, Schulungen durchzuführen und die Vorteile des neuen Systems aktiv zu fördern. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, welche Chancen das für alle Beteiligten bringt und ziehen sie an einem Strang. Außerdem ist es wichtig zu beachten, dass es viel einfacher ist, einen Plan anzupassen, als ein Endsystem zu ändern. Daher sollten Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, ihr Anliegen zu äußern und sich an der Lösungsfindung zu beteiligen.

 

Ein weiterer problematischer Punkt kann die Notwendigkeit sein, zu Beginn einer Digitalisierungsstrategie die aktuelle Situation genau zu analysieren. Bestehende Prozesse können in einigen Fällen keinen Sinn mehr machen, müssen optimiert oder komplett überarbeitet werden. Dies kann zu Konflikten und Frustrationen führen, insbesondere wenn die entsprechenden Mitarbeiter noch nicht über die Ziele der Digitalisierungsstrategie aufgeklärt, bzw. in den Prozess mit eingebunden wurden.

 

Ein weiterer Stolperstein kann der Spagat zwischen Aufrechterhaltung des Alltagsgeschäfts und das Aufbringen finanzieller und zeitlicher Ressourcen für die Digitalisierung sein. Besonders bei eher kleineren, ressourcenarmen gemeinnützigen Organisationen kann man hier leicht den Überblick verlieren. Nicht alles wird beim ersten Mal direkt klappen, solange jedoch alle Beteiligten aufgeschlossen bleiben wird die Digitalisierung in Ihrer Nonprofit Organisation dennoch funktionieren. Bei einigen Organisationen, insbesondere bei länger bestehenden, eher traditionellen Organisationen, die sich verändern und bereit sind, neue Dinge auszuprobieren, kann die Digitalisierung große Vorteile bringen.

Fazit

Ich hoffe, dieser Beitrag hat Ihnen nicht nur die Bedeutung der Digitalisierung aufgezeigt, sondern auch einige wichtige Schritte auf dem Weg zur Digitalisierung für gemeinnützige Organisationen. Wie bereits erläutert wurde, ist die Entwicklung einer organisationsweiten Digitalisierungsstrategie von entscheidender Bedeutung. Weitere hier erwähnte notwendige Elemente sind: 1) Ein Digitalisierungs-Team, welches verschiedene Ebenen und Abteilungen innerhalb Ihrer gemeinnützigen Organisation vertritt. 2) Die erforderliche Expertise/Kompetenzen, einschließlich der Beiträge externer Experten und der internen Weiterbildung. 3) Ein Feedback-Mechanismus, um sicherzustellen, dass Wünsche und Bedenken aller involvierten Personen erhört werden. 4) Ein aufgeschlossener positiver Ansatz, um neue Ideen auszuprobieren. 5) Ein Überarbeitungsmechanismus, um Änderungen basierend auf Feedback zu ermöglichen.

RESSOURCEN

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