Salesforce Flow Builder und Process Builder photo-1608152556138-1fee23d5691e.jpeg

Tipps & Tricks

Flow vs. Process Builder

Game of Automations: Das Lied von Flow und Process Builder

Der Winter ist kalt und nass und somit die Zeit der Lieder und Geschichten, und wir von der Cloud Consulting Group haben eine für Sie parat. Der folgende Blogbeitrag wird Ihnen ungewohnt erscheinen, hat aber alles, was eine gelungene Legende ausmacht: einen Helden, Herausforderungen und treue Freunde.

Es waren einmal drei Brüder … So beginnen eigentlich Märchen oder Sagen, aber keine Blogbeiträge. Doch tatsächlich mutet der Aufstieg des Flow  in die Riege der mächtigsten Automatisierungswerkzeuge, die Ihre und meine Sales Cloud zu bieten hat, so an: wie ein Märchen. Der Flow ist endgültig aus dem Schatten seines großen Bruders, dem Process Builder, getreten, denn er braucht ihn nicht mehr, um laufen zu können. Des einen Glück, des anderen Pech, da dieser wie der Älteste der drei Heroen, die Workflow Rule, Gefahr läuft, auf das Abstellgleis der Geschichte zu geraten. Glaubt man den Salesforce-Machern, ist Flow jedenfalls bereit, in der Welt der Point-and-Click-Automationen allein zu herrschen.

 

Prolog: Der ungleiche Kampf

Fangen wir am Anfang dieses Märchens an. Der Kampf zwischen den beiden Brüdern ist ungleich geworden, nachdem der Process Builder im aktuellen Winter zwei heftige Schläge seines kleinen Bruders einstecken musste.

Der rechte Haken

Fast wie Ironie mutet dieser rechte Fausthieb an: Der Flow macht es seinem großen Bruder einfach nach! Er kann nun wie ein Process durch die Änderung oder Erstellung eines Datensatzes ausgelöst werden.

Der linke Haken

Als wäre dieser rechte Schlag nicht schon hart genug gewesen, folgt gleich der zweite: Nicht nur, dass ein Flow keinen Process mehr braucht, um loszulaufen, in ihm kann auch festgelegt werden, ob er vor oder nach der Aktualisierung eines Datensatzes ausgeführt wird. Damit orientiert sich der Flow stark an der Zunft der talentierten APEX-Trigger-Zauberer.

 

Kapitel 1: Der große Bruder bleibt das Vorbild

Doch dieses Duell kann nicht über die Tatsache hinwegtäuschen, dass das Vorbild unseres Helden für immer sein Bruder sein wird. Der Flow wird sich stets auf das besinnen, was der Process Builder schmerzlich erlernen musste: Es kann nur einen Process pro Objekt geben. Diesem Leitsatz kann unsere Hauptfigur jedoch nicht ganz gerecht werden, und wir müssen ihn ein wenig umformulieren: Es kann nur einen Flow pro Objekt und Zeitpunkt der Ausführung geben. Denn der Zeitpunkt der Ausführung, also vor oder nach der Aktualisierung eines Datensatzes, bestimmt stark, wozu unser Held fähig sein wird.

Das bedeutet, dass es  in Ihrer Sales in Zukunft maximal drei Record Triggered Flows gibt:

  • Record Triggered Flow - Before Update
  • Record Triggered Flow - After Update
  • Record Triggered Flow - Before Delete

Mit diesen drei Versionen vereint der Flow alles, was vorher nur die alten Zauberer konnten, und besitzt gleichzeitig alles, was es zu einem Helden braucht:

  • die Schnelligkeit, durch nur einmalige Aktualisierung die Performance des Systems hoch zu halten.
  • den Mut, über den Tellerrand des auslösenden Datensatzes hinaus verwandte Datensätze zu suchen, zu finden und zu aktualisieren.
  • den Respekt, einem sterbenden Datensatz den letzten Wunsch zu erfüllen.

Damit gerade die ersten beiden Versionen unseres Helden Hand in Hand arbeiten, dürfen wir aber den Lauf der Execution, die den Weg aller im Salesforce-Universum bestimmt, nicht aus den Augen verlieren. Denn wie im echten Leben gilt auch für unseren Helden, dass Taten Konsequenzen nach sich ziehen.

 

Kapitel 2: Die Unterscheidung in „neu“ und „bearbeitet“

In jedem guten Märchen kommt der Tag, an dem schwierige Entscheidungen getroffen werden müssen, die den weiteren Weg bestimmen. Dabei ist Vorsicht geboten, denn die Schöpfer der Salesforce-Welt halten zwei Irrwege bereit, die der große Bruder oft einschlug. Doch der Lauf der Execution bringt unseren Helden nun dazu, den Mittelweg aus Erstellen und Aktualisieren einzuschlagen.

Kaum befindet sich der kleine Bruder auf den Spuren des großen, steht er aber vor derselben Herausforderung wie dieser: Wie soll er unterscheiden, ob der Datensatz, den er vor sich hat, neu ist oder nur einen neuen Anstrich bekommen hat. Im Gegensatz zu seinem Bruder hat der Flow nicht die Funktion ISNEW() als treuen Freund. Jedoch hat er zwei andere Begleiter: das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Bearbeitung, die ihm aus dieser Bredouille helfen. Denn ein neuer Anstrich erfolgt oft erst weit nach der Erstellung eines Datensatzes.

 

Kapitel 3: Der richtige Moment

Nachdem unser Held sich den grundlegendsten Fragen gestellt hat, folgt eine weitere wichtige Herausforderung, die er meistern muss. Wann ist der richtige Moment gekommen, zu handeln? Nicht alle neuen Datensätze müssen vom Flow geformt werden und nicht jede Aktualisierung stellt eine neue Herausforderung dar. Eine Lektion, die auch sein Bruder lernen musste. Und so ist es wieder der große Bruder, der zeigen kann, wie es geht. Gerade bei der Aktualisierung von Datensätzen wusste er in den vergangenen Jahren immer besser das rechte Augenmaß zu wahren. Nun wird es also sein kleiner Bruder sein, der immer nur dann handelt, wenn der Datensatz so aktualisiert wird, dass er die notwendigen Bedingungen erfüllt.

 

Kapitel 4: Der Weg in die Zukunft

Da der Flow diese ersten Herausforderungen gemeistert hat, kann er auch die nächsten Geheimnisse lüften, die die alten Zauberer, die APEX Trigger, hüten. Zum Beispiel das Geheimnis, Datensätze in Paketen zu verarbeiten, um die Grenzen des Salesforce-Universums zu überwinden. Auf diese Weise wird ein Flow ganz einfach über einen Zähler zu einem Batch Job. Sobald der Zähler eine bestimmte Anzahl an Datensätzen aufzeigt, sorgt ein Pausenelement für eine kurze Unterbrechung, nach der unser Held gestärkt das nächste Paket wuchten kann. Doch das nächste Geheimnis, wie an einem ganz bestimmten Tag im Jahr gehandelt werden kann, wartet bereits auf ihn. Und auch danach gibt es noch einige weitere Hürden auf dem steinigen Weg eines Helden wider Willen.

 

Epilog

Der Flow hat seinen Bruder, den Process Builder, ganz eindeutig in den Schatten gestellt. Geschafft hat er dies aber nur deshalb so schnell, weil er viel von ihm gelernt hat. Wie unsere Geschichte zeigt, dient der Process Builder stets als Vorbild und wird es auch bleiben. Seinem ältesten Bruder, der Workflow Rule, nacheifernd, wird auch er die frohen Lieder und Botschaften der Vertriebs- und Marketinghelden in Form von E-Mails und Chatter Posts verbreiten.

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