Im Frühling 2018 trat die neue Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Wer seit ihrer Einführung rechtskonforme E-Mails versenden möchte, kommt um eine „doppelte Zustimmung” des Empfängers nicht herum. Dies gilt nicht nur, wenn der Empfänger eine Privatperson ist, sondern auch für Unternehmen, Institutionen oder Vereine. Mit dem Double Opt-In von Saleforce gelingt es Ihnen, den unerwünschten Versand von E-Mails zu vermeiden. Und wir zeigen Ihnen, wie!
Unsere Lösung
In Salesforce steht Ihnen innerhalb der Sales Cloud das häufig genutzte Web-to-Lead-Verfahren zur Verfügung. Mit ihm lässt sich ein Formular generieren, das auf Ihrer Webseite eingebunden werden kann und automatisch die Lead-Datensätze innerhalb Ihrer Salesforce-Organisation erstellt. In der Standardausführung haben Sie allerdings derzeit keine Möglichkeit, in diesen Prozess ein Double Opt-In zu integrieren.
Doch natürlich haben wir dafür einen passenden Lösungsweg gefunden! Unsere Double Opt-In Solution ermöglicht Ihnen, den Prozess vollständig zu automatisieren, und viele unserer Kunden greifen darauf bereits zurück.
Funktionen
Zu unserem Lösungsansatz gehören Formulare und E-Mail-Vorlagen, die zunächst mit unseren Standardeinstellungen und unserer Standardoptik versehen sind. Wir sind aber in der Lage, sämtliche Farben und Texte Ihren Wünschen anzupassen.
Online-Formular ganz nach Ihren Wünschen
Die erste Seite, die der Interessent sieht, ist die Anmeldung. Sie sollte übersichtlich sein und nicht zu viele Felder enthalten. Wichtig dabei ist die Abfrage der E-Mail-Adresse, denn sie ist für das Double Opt-In maßgeblich.
Individuelle Bestätigung mit Dank
Nachdem der Interessent das Anmeldeformular ausgefüllt und bestätigt hat, erhält er eine Bestätigung, mit der ihm gedankt wird. Diese ist frei konfigurierbar und kann je nach Wunsch eigene Texte oder Bilder beinhalten.
Parallel zur Bestätigung wird automatisch eine E-Mail versendet, mit der der Interessent aufgefordert wird, seine eingegebenen Daten zu bestätigen. In der E-Mail befindet sich ein Link. Durch das Öffnen des Links wird erneut eine Bestätigungsseite angezeigt. Wird die Anmeldung durch die zweite Bestätigung abgeschlossen, ist der Double-Opt-In-Prozess fertig durchlaufen und Sie können den Interessenten nun problemlos kontaktieren.
E-Mail zum Bestätigen des Double Opt-Ins
Website zum Bestätigen des Double Opt-Ins
Abmeldung
Wenn der Newsletter dem Abonnenten nicht mehr gefällt oder er sich bereits für eine Alternative entschieden hat, ist es wichtig, eine Möglichkeit anzubieten, künftige E-Mails von Ihrem Unternehmen nicht mehr zu erhalten.
Die E-Mail-Vorlagen in Salesforce sind so angelegt, dass unterhalb des eigentlichen Inhalts noch weitere Informationen verschickt werden können, wie einen Link zur Abmeldung vom Newsletter oder die Option, das Einverständnis zu widerrufen, das beim Double Opt-In erteilt wurde.
Erneute Anmeldung
Unser Lösungsansatz bietet auch die Möglichkeit, sich erneut für den Newsletter anzumelden. Wenn der Interessent bereits einmal angemeldet war, kann er jederzeit auf einen der Links innerhalb der E-Mail-Vorlagen klicken und so wieder zu unserem Formular gelangen. Durch die mitgelieferten Informationen erkennt das System, dass der Interessent schon einmal angemeldet war, und schlägt direkt eine erneute Anmeldung vor.
Natürlich muss auch sie durch eine Bestätigungs-E-Mail erneut verifiziert werden. Erst danach ist das Double-Opt-In-Einverständnis wieder gültig.
Nachvollziehbarkeit
Bei allen genannten Schritten ist die Nachvollziehbarkeit der An- bzw. Abmeldungen wichtig. Unser System protokolliert permanent alle nötigen Informationen. Dadurch können i. d. R. eventuell aufkommende Fragen schnell geklärt werden. Im Protokoll finden sich unter anderem diese Informationen:
- Art der Aktivität (Opt-In, Opt-Out, General Opt-Out)
- Formularnamen (falls es ggf. mehrere Einstiegspunkte gibt)
- Datums- sowie Zeitstempel
- IP-Adresse
Alle Informationen zu den aktuellen Opt-Ins sowie der Historie werden im Lead-Datensatz von Salesforce angezeigt. Dabei war uns wichtig, dass alle Informationen auf einen Blick zu sehen sind.
Wird aus einem Lead ein Kontakt, können mit unserer Solution die Einstellungen des Opt-In in den neuen Datensatz übertragen werden. Dabei behalten alle Links ihre Gültigkeit, sodass der Nutzer seine Benachrichtigungs-Präferenzen auch von jeder früheren E-Mail heraus anpassen kann.
Wie lange dauert eine Implementierung des Double Opt-Ins?
Innerhalb weniger Tagen kann die Lösung implementiert und eingesetzt werden. Für Fragen zu Ablauf und Aufwänden melden Sie sich gerne bei Ihrer Beraterin oder Berater.
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