Digitale Technologien werden zunehmend genutzt und sogar vorausgesetzt, dennoch sind nur wenige Nonprofit Organisationen tatsächlich digitalisiert. Wir zeigen in diesem Beitrag, was Digitalisierung im Nonprofit Sektor überhaupt bedeutet und welche Vor- und Nachteile sie hat.
Sie arbeiten leidenschaftlich an der Wirkung Ihrer gemeinnützigen Organisation, doch merken, dass hier sicherlich noch mehr gehen könnte? Grund hierfür ist die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft und der daraus schließende Druck auf die Nonprofits, sich der Digitalisierung anzunehmen. Angesichts der ohnehin begrenzten Ressourcen scheint das Konzept der Digitalisierung jedoch unglaublich überwältigend. Worum geht es überhaupt? Wie notwendig ist es für Ihre Organisation und wo sollten Sie am besten anfangen? Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, welche Rolle die Digitalisierung im Nonprofit-Sektor spielt und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt.
Was beinhaltet die Digitalisierung und wobei kann sie helfen?
Unter der Digitalisierung versteht man den Einsatz digitaler Technologien zur Transformation von Prozessen. Viele gemeinnützige Organisationen fürchten die Digitalisierung und sehen sie als zusätzliche Belastung für die eh schon knappen Ressourcen. Doch wenn Sie das Projekt “Digitale Transformation” in Ihrer Organisation effektiv und systematisch angehen, ist das Gegenteil der Fall: Die Digitalisierung ermöglicht es Ihnen, mit weniger mehr zu erreichen. Dazu zählt unter anderem: mehr Begünstigte zu erreichen, mehr Mittel aufzubringen, mehr Freiwillige zu rekrutieren, mehr Daten zu sammeln und die erleichterte Berichtserstattung.
Einige Beispiele für die operativen Bereiche, in denen die Digitalisierung erhebliche Auswirkungen haben kann, sind: Mittelbeschaffung/ Fundraising, Einbeziehung von Stakeholdern, Kampagnenmanagement, Freiwilligenmanagement, Prozessautomatisierung, Kontakt- und Spendenmanagement, Datensicherheit (DSGVO-Einhaltung), anbieten flexibler Arbeitsmodalitäten, Erfüllung der Spenderberichtsanforderungen und Datenmanagement.
Warum sollten Sie Ihre Organisation digitalisieren und können Sie es sich eigentlich leisten, nicht zu digitalisieren?
Die digitale Technologie hat unser Verhalten grundsätzlich verändert: Die Art und Weise, wie wir uns austauschen, wie wir konsumieren und wie wir mit den Themen umgehen, die uns interessieren - alles ist schnelllebiger und digitaler geworden.
Menschen, die sich in ihrem Privatleben mit digitalen Technologien beschäftigen und die Einführung digitaler Technologien im Privatsektor haben die Messlatte für den gemeinnützigen Sektor höher gelegt. Der Grund dafür ist, dass die Gesellschaft bereits neue Verhaltensweisen auf der Grundlage dieser Technologien (z.B. Online-Kommunikation statt Telefon/Postkommunikation) angepasst und angenommen hat und diese daher erwarten, dass Sie sich mit diesen Mitteln beschäftigen. Menschen verlassen sich beispielsweise auf ihre Social Media Feeds, um sich über Themen zu informieren, die sie interessieren. Wenn Sie als gemeinnützige Organisationen also keine aktive Präsenz auf den Social-Media-Plattformen Ihrer Spender und Begünstigten zeigen, dann werden diese schlichtweg nicht in der Lage sein, sich mit Ihrer Organisation zu befassen.
Dies wird sich nicht nur bei den Kommunikationsstrategien, sondern auch im Projektbetrieb und im Wettbewerb um begrenzte Spendenfonds zeigen. So wird beispielsweise eine gemeinnützige Organisation, die mit Obdachlosen arbeitet und eine App nutzt, welche den Menschen ohne Schlafplatz in einem bestimmten Gebiet die verfügbaren Unterkunftsmöglichkeiten taggenau anbietet potenziell eine viel größere Wirkung haben als eine Organisation mit ähnlichem Ziel, die die Menschen jedoch manuell durch Telefonanrufe und Meetings an die Unterkunft anpasst. Ganz abgesehen von dem organisatorischen Aufwand dahinter. Aus diesem Grund wird die Organisation, welche digitale Technologien nutzt höchstwahrscheinlich eher finanzielle Unterstützung der Geldgeber bekommen als die traditionell geführte Organisation.
Wir wissen, dass gemeinnützige Organisationen oft bereits mit begrenzten Ressourcen voll ausgelastet sind. Angesichts knapper Budgets sind viele Nonprofits stark auf Freiwillige angewiesen. Die Digitalisierung des Freiwilligenmanagements kann für Sie daher erhebliche Vorteile bringen. Über Freiwilligenmanagementsysteme wie Volunteers for Salesforce können Sie Freiwillige, Jobs, Schichten und Stunden verwalten und benutzerfreundliches Anmelden über Ihre Organisations-Website ermöglichen. All diese Funktionen helfen Ihnen dabei, Freiwillige effektiver zu rekrutieren, zu halten und effektiv einsetzen zu können.
Zum Beispiel kann ein schlechtes Freiwilligenmanagement, einschließlich Planungsfehler, mangelnde Schulung der Fähigkeiten im Bezug auf die zugewiesenen Aufgaben oder einfach das Fehlen von Dankesworten dazu führen, dass sich Freiwillige von gemeinnützigen Organisationen nicht wertgeschätzt fühlen. Das Problem hierbei: Menschen verlieren schnell die Motivation, wenn sie sich nicht wertgeschätzt fühlen. Das führt dazu, dass sie ihre Zeit nicht mehr für einen Freiwilligeneinsatz nutzen. Eine effektive Digitalisierung des Freiwilligenmanagements kann diese Probleme angehen, indem sie die Zeitplanung und die Anmeldemechanismen verbessert und Aufgaben wie Dankeschön-E-Mails automatisiert, wodurch die Freiwilligen dazu angeregt werden, sich weiterhin zu engagieren.
Die meisten gemeinnützigen Organisationen können jedoch nicht nur mit Freiwilligen überleben, sie brauchen auch bezahlte Mitarbeiter. Digitalisierungsprozesse können Ihnen dabei helfen, qualifizierte Arbeitskräfte zu gewinnen und zu halten, selbst bei begrenzten Budgets. Entscheidend dafür ist, dass die Digitalisierung flexible Arbeitsmodalitäten ermöglicht. Durch den Einsatz digitaler Technologien können wir trotz räumlicher Trennung weiterhin kooperativ arbeiten. Dies ist ein großes Verkaufsargument, das die Rekrutierung von Fachkräften aus dem Ausland und flexible Arbeitszeiten ermöglicht. Zudem kann die Digitalisierung durchaus kostensparend sein: Die Gemeinkosten werden reduziert, wenn die Nachfrage Ihrer Mitarbeiter nach physischen Büroräumen geringer ist. Auch das Reisebudget wird reduziert, wenn Meetings über die Online-Kommunikationstechnologie stattfinden. Und dies sind nur wenige Beispiele für Einsparmöglichkeiten durch digitale Technologien.
FAZIT
Wie diese Beispiele zeigen und angesichts der Tatsache, dass digitale Technologien zunehmend genutzt werden - sowohl privat als auch im privaten Sektor und zunehmend auch im gemeinnützigen Sektor -, ist es Fakt, dass Organisationen, die nicht auf die digitale Transformation aufsteigen Gefahr laufen, aus dem Fokus der Zielgruppe zu verschwinden. Dabei ist der Effekt der Umstellung durchaus vielversprechend.
In unserem nächsten Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die ersten Schritte einer digitalen Strategie meistern, warum externe Dienstleister Ihnen sogar Geld sparen können und wie Sie Herausforderungen im Nonprofit Bereich überwinden.
