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Tipps & Tricks

Sales Cloud Hacks: Standardangebots-PDF

Das Optimum aus einem Standardangebots-PDF heraus holen

Seien wir doch mal ehrlich. Die native Funktion Standardangebots-PDFs zu gestalten gibt nicht viel her. Sie wissen das, wir wissen das, viele andere Anbieter ebenso. Selbst Salesforce kennt die Defizite und geht mit der Erweiterung Salesforce CPQ ins Rennen. Eine gute Lösung für mittlere bis größere Unternehmen, wie ich finde.

Doch was ist mit kleineren Unternehmen mit wenigen Nutzern, die alle in einer Garage Platz hätten und noch weniger Budget haben. Dieser Blogbeitrag richtet sich an all diese Kleinstunternehmer, denn er zeigt, mit welchen Tricks man ein richtig gutes Angebot und selbst mit dem Standard das passende PDF erstellen kann.

Der Ton macht die Musik

Bei vertrieblichen Verhandlungen kommt es auf den richtigen Ton an. Die passenden Worte für das Angebots-PDF liefern Formel- und Textfelder.

Wie man die richtige Anrede wählt

Sie können das Leben Ihrer Vertriebskolleginnen und -kollegen durch ein Formelfeld auf dem Kontakt wesentlich vereinfachen.

Je nach Wunsch können Sie die Komplexität Ihrer Formel variieren. In der schwierigsten Variante kann die Vertriebsperson nicht nur die Sprache der Anrede bestimmen, sondern auch die Art. Dabei kann in einer eigenen Pickliste unter „formell” aus traditionellen und unter „informell” aus lockeren und spritzigen Formulierungen ausgewählt werden.

Wie man aus einem Angebot ein Gedicht macht

Ein weiterer Umstand, weswegen viele Unternehmen auf Apps von Drittanbietern zurückgreifen müssen, sind die mangelnden Möglichkeiten für Formatierungen und den Einsatz von Platzhaltern. Auch hier lässt sich die Standardfunktionalität mit Tricks erweitern.

Zum Beispiel können Sie mit einem Textfeld vom Typ „Rich Text” die mangelnden Möglichkeiten der Textformatierung ausgleichen. Dieses Textfeld kann für einen Process Builder Process oder in der Flow-Version für Profis nicht nur im passenden Format, sondern auch mit einem kurzen Vorlagentext ausgefüllt werden.

Reicht der vorhandene Text nicht aus, um das Angebot ausreichend auszuschmücken, können die Kolleginnen und Kollegen nach Belieben Sprüche hinzufügen und wieder löschen.

Beim automatischen Ausfüllen mit Process Builder und Flow sind Platzhalter möglich. Allerdings sind diese nur eingeschränkt selbst wählbar. Custom Labels und Custom Metadata Types sorgen zusätzlich für den Text in der passenden Sprache.

Für begeisterte Fans und Bastler in Sachen Flow gibt es sogar die Möglichkeit, vom Nutzer bestimmte Platzhalter zuzulassen.

Nun müssen die Felder nur noch in der Angebotsvorlage an den richtigen Stellen platziert werden, ehe Ihre Vertriebler Ihre Kunden mit froher Botschaft und schönen Worten in einem formvollendeten Angebot umgarnen können.

Kleine Helfer erleichtern das Leben

Wie man Hilfsfelder für jede Lebenslage erstellt

Mit verschiedenen Formelfeldern lässt sich das Angebots-PDF aufpeppen und interessanter gestalten, damit für jeden Kundengeschmack etwas dabei ist.

Wenn Sie beispielsweise eine bestimmte Person haben, die Angebote für Sie erstellt, können Sie das Angebot trotzdem so aussehen lassen, als würde es von der zuständigen Person stammen. Ziehen Sie die Informationen dazu einfach durch Formelfelder auf das Angebot.

Ist Ihr Kunde eher der visuelle Typ? Kein Problem! Wie wäre es, wenn Sie für jedes Ihrer Produkte ein Bild hinterlegen und dieses über ein Formelfeld direkt in die Liste der Angebotsprodukte aufnehmen?

Zu guter Letzt hält Salesforce in Sachen Formelfelder und Angebot noch einen kleinen versteckten Helfer bereit. Informationen, die schon im Opportunity-Produkt eingegeben werden, können ohne viel Mühe auf das Angebotsprodukt übertragen werden. Hier zeigen findige Salesforce-Experten, wie es geht.

Wie man aus MS Word richtig kopiert

Fehlt Ihrem Angebot nach diesen Tipps und Tricks immer noch der letzte Schliff? Dann kann Ihnen vielleicht Word weiterhelfen. Formatierungen, die in Word kopiert und in einem Textfeld in der Angebotsvorlage eingefügt werden, bleiben erhalten. So bekommen Sie zum Beispiel einen Footer mit vier statt nur zwei Spalten hin.

Glückwunsch! Sie sind jetzt Standardangebots-PDF-Profi!

Sie haben gemerkt, dass man mit dem Standardangebots-PDF der Sales Cloud einiges machen kann. Für den Einstieg in eine Welt, in der Ihre Produkte in gut formulierten Angeboten geschmackvoll zur Geltung kommen, ist nun gesorgt. Sollten die präsentierten Handgriffe bereits sitzen, sollte man im nächsten Schritt über Erweiterungen nachdenken. Für ein erstes Orientierungsgespräch, das die Handlungsmöglichkeit aufzeigt steht unser Team stets zur Verfügung.

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