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Tipps & Tricks

Darstellung aus Salesforce steuern

HubSpot Integration: Datenerstellung aus Salesforce steuern

Mit der Salesforce-Integration für HubSpot lassen sich Leads und Kontakte nahtlos zwischen beiden Systemen synchronisieren. Übermitteln Leads auf der Homepage ihre Kontaktdaten (und werden in HubSpot als Datensätze gespeichert) können Sie mithilfe der Salesforce-Integration steuern, welche Leads in Salesforce angelegt werden. 

Die Erstellung der HubSpot Leads in Salesforce lässt sich durch die sogenannte Inclusion List, kurz die Aufnahmeliste, filtern. Ein Filter kann sich etwa aus der Anzahl der Aktivitäten auf der Homepage ergeben. Hat ein Lead das gewünschte Level an Aktivitäten erreicht, wird der Datensatz in die Aufnahmeliste geschrieben und der Lead in Salsforce erstellt/synchronisiert. Aus Firmensicht hilft solch eine Filterung, um die Qualität der Leads in Salesforce für den Vertrieb zu erhöhen. Auch reduzieren sich API und Speicherlimits in Salesforce, wenn nicht jeder Lead sofort in Salesforce angelegt wird. 

Gilt es jedoch die Erstellung von Salesforce Leads und Kontakten nach HubSpot zu begrenzen, ist das mit der Standardintegration leider nicht möglich. Kein Grund zur Verzweiflung, denn wir zeigen Ihnen, wie Sie die Integration modifizieren können.

Wenn Sie Leads und Kontakte von Salesforce nach HubSpot übermitteln, ermöglicht HubSpot zwar die Synchronisation aus Salesforce einzugrenzen, die Optionen bleiben dennoch überschaubar. Kontakt- bzw. Leadfilter – anhand von Feldwerten – lassen sich nicht setzen. Sie können lediglich alle oder keine Datensätze von Salesforce nach HubSpot synchronisieren.

Alle Datensätze synchronisieren

Erstellen Sie alle Datensätze aus Salesforce in HubSpot, wird das HubSpot Kontaktlimit schnell erreicht –das verursacht zusätzliche Kosten. Zudem ist in Deutschland ein Double Opt-In notwendig, um kommerziellen E-Mail Verkehr mit Ihren Leads und Kontakten zu führen. Es ist also meist überflüssig Leads und Kontakte, ohne Double Opt-In, in HubSpot zu erstellen.

Keine Datensätze synchronisieren

Ist die Integration konfiguriert keine Datensätze aus Salesforce in HubSpot anzulegen, müssen die gewünschten Salesforce Leads und Kontakte durch immer wiederkehrende manuelle Imports in HubSpot erstellt werden – das kostet viel Zeit.

Lösung: Der Salesforce-Integrations-User 

Die Standardeinstellungen der HubSpot zu Salesforce-Integration reichen Ihnen nicht aus? Sie benötigen stattdessen eine selektierte Kontaktauswahl, entlang ausgewählter Kriterien? Der Integration-User von Salesforce bietet Abhilfe.

Mittels des Salesforce-Integration-Users kann die Synchronisation aus Salesforce nach ausgewählten Merkmalen eingeschränkt werden. Hierbei stellt der Integration-User eine Verbindung zwischen beiden Systemen her und dient der Datensynchronisation.

Bei der initialen Einrichtung der Salesforce-Integration empfiehlt HubSpot, dem Integration-User ein Profil mit Administratorenrechten zuzuweisen. Auf diesem Weg sind alle Daten für die Integration sichtbar und werden synchronisiert. Ist es Ziel, die Synchronisation aus Salesforce anhand von Regeln und Filtern zu begrenzen, muss die Sicht auf Leads und Kontakte weiter eingeschränkt werden. Erreicht wird dies mit einer Kombination aus verschiedenen Einstellung im Salesforce Setup.

Auf einen Nenner gebracht:

  1. Beschränken Sie die Sicht des Integration-Users auf Leads und Kontakte.
  2. Öffnen Sie die in den Sharing Settings definierten Regeln so weit, dass nur die den Sharing Rules entsprechenden Leads und Kontakte für die Integration sichtbar sind. Und da die Sharing Regeln pro Objekt unterschiedlich gesetzt werden können, ist es möglich für jedes Objekt unterschiedliche Syncregeln aufzusetzen. 
  3. In Kombination mit den Integration-Einstellungen in HubSpot erhalten Sie somit genügend Flexibilität und können steuern, in welchen Fällen Datensätze in HubSpot erstellt werden.

Zusätzlich können wir in HubSpot festlegen, ob ein HubSpot Kontakt nur beim Erstellen oder auch beim Editieren eines Salesforce Leads oder Kontakts erstellt wird.

Mehrwert: Steuern Sie, "welche" Daten aus Salesforce übertragen werden

Ohne diese Filterung, welche Leads und Kontakte von Salesforce nach HubSpot übertragen werden, ist das Kontaktlimit in HubSpot schnell erreicht. Dagegen lässt sich – mit der filterbasierten Synchronisation in Salesforce – gut steuern, welche Daten von Salesforce übertragen und in HubSpot erstellt werden sollen. Je nach HubSpot Edition können zusätzliche Kontakte tatsächlich den monatlichen Preis Ihrer Software gravierend in die Höhe treiben.

Zudem ist es oft nicht notwendig, alle Leads und Kontakte aus Salesforce in HubSpot anzulegen. Ohne Double Opt-In oder E-Mail-Adresse können diese – für die Integration – unsichtbar gemacht werden. Sie existieren nur in Salesforce. Nach deutschem Datenschutzrecht dürfen Leads und Kontakte nicht für Marketingzwecke angeschrieben werden, was eine Erstellung in HubSpot meist überflüssig macht. In Summa gibt es zahlreiche Anwendungsfälle für die selektive Synchronisation aus Salesforce.

Wir beraten Sie gerne, wie Sie die Integration, passend zu Ihren Bedürfnissen, aufsetzen. Bei der Erstellung von HubSpot Datensätzen aus Salesforce ist Ihnen die nötige Flexibilität und Regelung sicher.

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