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Tipps & Tricks Salesforce Notifications

Custom Notifications in Salesforce - eine Anleitung in drei Schritten

Salesforce stellt regelmäßig Tools zur Verfügung, mit denen Sie Ihre tägliche Arbeit ziemlich flexibel gestalten können. Dazu gehören auch benutzerdefinierte Benachrichtigungen, mit denen Sie auch andere zu einem gewünschten Zeitpunkt mobil oder auf dem Desktop informieren können. Dadurch verpasst niemand ein wichtiges Update. Bereits 2019 konnten mithilfe von Flows solche Benachrichtigungen verschickt werden, dank einiger Updates in diesem Sommer wurde das Tool aber sogar noch verbessert. Wir zeigen Ihnen, wie man sie effizient erstellt.

In unserem Beispiel wollen wir den Account-Inhaber mit einer Benachrichtigung informieren, dass sein Account-Datensatz von der Finance-Abteilung bearbeitet wurde. Damit das gelingt, müssen wir sicherstellen, dass diese Benachrichtigungen mobil und auf dem Desktop sichtbar sind. Legen wir los!

Schritt 1: Erstellen einer benutzerdefinierten Benachrichtigung

Vor dem Verschicken der benutzerdefinierten Benachrichtigung in Flow müssen Sie diese erst verfassen.

  1. Suchen Sie im Setup nach benutzerdefinierten Benachrichtigungen.
  2. Wählen Sie „Neu" für eine neue benutzerdefinierte Benachrichtigung.
  3. Erstellen Sie Ihren neuen benutzerdefinierten Benachrichtigungstyp und geben Sie an, wohin diese geschickt werden soll.
  4. Speichern Sie Ihre Eingabe.

Schritt 2: Suchen der benutzerdefinierten Benachrichtigungs-ID

Nachdem Sie Ihre benutzerdefinierte Benachrichtigung eingerichtet haben, müssen Sie einen weiteren Schritt außer der Reihe durchführen. Sie müssen in Flow die ID der benutzerdefinierten Benachrichtigung verwenden, die Sie gerade erstellt haben. Dies funktioniert jedoch nicht wie bei  anderen Datensätzen in Salesforce, bei denen Sie die ID  der URL oder einem Salesforce-Bericht entnehmen können. Es gibt verschiedene Methoden, aber ich habe mich wegen der Benutzerfreundlichkeit für Workbench entschieden.

Wenn Sie eine SOQL-Abfrage in Workbench nach „CustomNotificationType" durchführen und nach der ID und dem Namen (CustomNotifTypeName) suchen, können Sie die richtige ID ermitteln, die Sie für Flow brauchen. Ich fand das praktikabler als die Dev Console, weil ich nicht sicher war, welchen genauen Feldnamen ich für meine Suche verwenden musste. 

Nachdem die Kriterien eingegeben wurden, klicke ich auf „Query“ und bekomme meine ID und meinen Namen in einer Tabelle angezeigt. Falls Sie mehr als eine benutzerdefinierte Benachrichtigung erstellen wollen, sollten Sie zusätzlich den Namen mit abfragen.

Schritt 3: Einrichten des Flows

Sobald Sie Ihren Flow eingerichtet haben, ziehen Sie das Element „Aktion" in Ihren Flow Builder und wählen "Benutzerdefinierte Benachrichtigung senden". Sobald das ausgeführt wurde, erhalten Sie eine Liste der Felder, die Sie ausfüllen müssen.

Hier finden Sie einige Tipps zum Ausfüllen der „Input Values“ Ihrer benutzerdefinierten Benachrichtigungen.

  1. Benutzerdefinierte Benachrichtigungstyp-ID - Dies ist die ID, die Sie in Workbench (oder Dev) bekommen haben
  2. Benachrichtigungsstelle - Sie können der Einfachheit halber Ihre Nachricht direkt in dieses Feld eingeben oder eine Ressource verwenden.
  3. Benachrichtigungstitel - Auch das können Sie direkt eingeben oder eine Ressource verwenden.
  4. Empfänger-IDs - Hier können Sie Angaben speichern, die später zu Fehlern führen können.
    Um dies zu vermeiden, erstellen Sie eine Ressource (Variable) und aktivieren das Kontrollkästchen „Mehrere Werte zulassen" (Sammlung). In diesem Feld werden nur wenige gültige Angaben akzeptiert wie die Benutzer-ID, die Account-ID (für Account-Teams), die Opportunity-ID (für Opportunity-Teams), die Gruppen-ID und die Warteschlangen-ID für Mitglieder dieser Gruppen bzw. Warteschlangen.
  5. Ziel-ID - Dies ist die Datensatz-ID für das Ziel der Nachricht. Dies kann die Eigentümer-ID oder die Account-ID usw. sein.
  6. Absender-ID – Diese Angabe ist optional und kann ein- oder ausgeschaltet werden.

Die nächsten Schritte

Das Einrichten Ihrer Aktion ist nur ein kleiner Teil des gesamten Ablaufs. Achten Sie darauf, dass bei allen Variablen durch Zuordnung oder eine Formel eine Angabe gemacht wurde. Andernfalls bekommen Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie Ihren Flow durchführen.

Wie versprochen, sind benutzerdefinierte Benachrichtigungen seit dem Summer Release 20 vielseitiger anwendbar. Da nun mehr Flows angeboten werden, können Sie Ihre Benachrichtigungen ganz nach Ihren Bedürfnissen für viele unterschiedliche Szenarien einrichten. In unserem Beispiel haben wir einen "Record Triggered Flow" ausgewählt, der perfekt für Benachrichtigungen ist, die bei Datensatzaktualisierungen gesendet werden sollen. Sie können mit der neuen Version mehr Optionen nutzen, darunter Schedule-Triggered Flow und Platform Event-Triggered Flow. Das sind auf jeden Fall tolle Neuigkeiten!

Das Endergebnis

Geschafft! Der Account-Inhaber wird mit einer Benachrichtigung darüber informiert, dass sein Datensatz bearbeitet wurde. Denken Sie daran, dass sie unter dem Glockensymbol in der oberen rechten Ecke angezeigt wird.

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen sind nur ein winziger Teil der großartigen Möglichkeiten, die Salesforce Ihnen bietet. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren!

 

Ressourcen

help.salesforce.com

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Ahmed Abdelhamed

Salesforce Developer bei der Cloud Consulting Group GmbH

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