Die DocXpert App für Salesforce - automatisierte Dokumentenerstellung leicht gemacht header_docxpert.png

Tipps & Tricks

Wie aus Salesforce-Daten Dokumente werden

Automatisierte Dokumentenerstellung in Salesforce: wie die DocXpert App die Büroarbeit perfektioniert

Ein Gastbeitrag von Sara Zilken, Account Executive und Marketing Manager bei unserem Partner H+W CONSULT

In fast jeder Abteilung gibt es digitale Dokumente. Da sie oft manuell erzeugt werden müssen, zählt ihre Erstellung in vielen Unternehmen zu den größten Effizienzbremsen.

In unserem heutigen Beitrag zeigt Sara Zilken vom unserem Partner H+W CONSULT, wie Unternehmen manuelle Aufwände bei der Dokumentenerstellung reduzieren und so die Produktivität erhöhen können.

 

Problemstellung

Jeder, der schon mal ein Dokument manuell erstellt hat, weiß, wie zeitraubend es ist: Die richtige Vorlage muss herausgesucht werden, Daten müssen kopiert und an der richtigen Stelle eingefügt werden, Inhalte müssen ergänzt, die Texte, Seitenumbrüche und Absätze formatiert, das Dokument richtig benannt und am Schluss auch noch in das richtige Endformat konvertiert werden. All das kostet Zeit und Nerven. Schnelligkeit ist nicht selten ein wichtiger Faktor, um z. B. einen Auftrag zu bekommen.

Dazu kommt: Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Schnell ist eine veraltete Vorlage ausgewählt, in einem Dokument sind nicht alle notwendigen Informationen enthalten oder es schleichen sich Rechtschreib- sowie Copy- und Pastefehler ein. Dies verzögert nicht nur nachfolgende Prozesse durch Korrekturen, sondern ist auch nicht gut für das Unternehmensimage.

Im Unternehmensalltag gibt es zahlreiche Dokumente, die immer wieder auf diese Weise erstellt werden. Für alle Fans der Prozessautomatisierung und Effizienz ein Graus!

 

So werden aus Salesforce-Daten Dokumente

Die Salesforce-Plattform mit ihren Integrationsmöglichkeiten bietet die optimale Basis für die Generierung von verschiedenen Arten von Dokumenten, da hier alle relevanten Daten zentralisiert werden können.

Für viele Unternehmen, die Salesforce im Vertrieb einsetzen, steht die einfache Erstellung von Angeboten oder Besuchsberichten mit Daten aus Salesforce auf der Wunschliste. Beliebte Dokumente sind auch Accountpläne und Rahmenverträge. Wenn Serviceprozesse mit Salesforce abgebildet werden, ist die Erstellung von Serviceberichten und Wartungsverträgen oftmals erforderlich.

Es gibt im Salesforce-Standard nur eingeschränkte Möglichkeiten, um Dokumente zu generieren. Statt aufwendig diese Funktion zu entwickeln, ist der Einsatz einer Salesforce App in den meisten Fällen die bessere Wahl. Die Salesforce App DocXpert erweitert die Möglichkeiten und verwandelt per Knopfdruck Daten in ansprechende und korrekte Dokumente.

 

Die Lösung: Salesforce App DocXpert

DocXpert ist eine Salesforce-Applikation, die in wenigen Schritten installiert und nach kurzer Zeit einsatzbereit ist.

Hier die wesentlichen Funktionen und Vorteile der App:

Zugriff auf benutzerdefinierte und Standardobjekte

Mit DocXpert können Dokumente mit Daten aus standard- und benutzerdefinierten Objekten generiert werden, auch wenn diese direkt in Beziehung miteinander stehen. Wenn z. B ein Angebotsdokument erstellt wird, können Accountdaten oder Daten aus Kontaktrollen in das Dokument übertragen werden. Manuelle Einträge aus Salesforce sind nicht mehr nötig. Dokumente können zudem auch dynamische Bilder wie Produktbilder enthalten.

Es ist möglich, die Funktion zur Dokumentenerstellung für jedes Objekt bereitzustellen. Das Besondere daran: Im DocXpert Setup kann festgelegt werden, für welches Objekt welche Vorlage zur Verfügung stehen soll. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass für das Objekt Angebot nur Angebotsvorlagen ausgewählt werden können. So ist immer die richtige Vorlage zum richtigen Zeitpunkt verfügbar.

 

Dokumente im Format PDF und .docx

Als Ausgabeformate werden PDF und .docx unterstützt. Dokumente im PDF-Format können direkt ohne weitere Anpassungen verschickt werden. Es gibt aber auch sehr individuelle, komplexe Dokumente, bei denen Änderungen notwendig sind. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn nicht alle dynamischen Daten in Salesforce zur Verfügung stehen. Für diese Fälle unterstützt DocXpert die Erstellung im Format .docx. Mitarbeiter können das Dokument nach der Erstellung entsprechend bearbeiten und anschließend in ein PDF konvertieren.

Textbausteine

Wenn, dann…: Mit dynamischen Textbausteinen ist die bedingte Darstellung von Inhalten nach flexiblen Kriterien möglich. So können z. B. komplette Absätze im Dokument ausgeblendet werden, wenn eine bestimmte Checkbox in Salesforce angehakt oder ein bestimmtes Auswahllistenfeld ausgewählt wurde. Durch die Textbausteine wird die Anzahl an Vorlagen reduziert, und es befinden sich immer alle Informationen im Dokument, die notwendig sind.

Dynamische Tabellen mit Positionen

Tabellen werden z. B. für Angebote verwendet. Die Anzahl der Positionen bestimmt die Länge der Tabelle. Mit DocXpert passt sich die Tabelle dynamisch an die Positionen an und es können Zwischensummen gebildet werden.

Dynamische Dateinamen

Oft haben Dokumente eine feste Namenssyntax. Angebotsdokumente werden z. B. häufig unter der Angebotsnummer abgespeichert. In DocXpert kann konfiguriert werden, wie ein Dokument nach Generierung benannt werden soll. Der Dateiname kann statische und dynamische Komponenten erhalten. Für die dynamischen Komponenten können Felder aus Salesforce ausgewählt werden.

Einfache Template-Erstellung in Word

Alle Dokumentvorlagen werden in Word im Format .docx erstellt. Der Vorteil ist, dass die Standardfunktionen von Word genutzt werden können. Schriftarten, Textformatierungen, Seitenumbrüche und Absätze werden in Word festgelegt. Per Copy & Paste können aus Salesforce Felder und Syntaxen für Tabellen mit Positionen und Textbausteine einfach eingefügt werden.

So hat man auf der einen Seite viele Gestaltungsmöglichkeiten, gleichzeitig aber eine einfache Handhabbarkeit ohne HTML-Kenntnisse.

Beispiel: Angebotsvorlage
Die gelbmarkierten Felder sind DocXpert-Template-Codes. Template Codes sind Platzhalter für dynamische Daten aus Salesforce. Die Query (oben in blauer Schrift) gibt an, aus welchen Objekten Daten in das Dokument generiert werden sollen. Der Code wird nach der Generierung eines Dokumentes nicht mehr angezeigt.

 

100 % Salesforce-nativ

DocXpert ist zu 100 % Salesforce-native. Das bedeutet: Die App wurde auf der Salesforce-Plattform gebaut und die Daten verlassen diese zu keinem Zeitpunkt. Datenschutz, Performance und Sicherheit entsprechen dem Salesforce-Standard.

 

Fazit

Mit DocXpert lassen sich Salesforce-Daten in zahlreiche Arten von Dokumenten verwandeln. Die App ist aber auch gut für sehr individuelle Dokumente geeignet.  Die zeitaufwendige und fehleranfällige manuelle Dokumentenerstellung ist mit DocXpert endlich Geschichte.

Die App ist verfügbar für die Salesforce Sales Cloud, Service Cloud und Marketing Cloud. Schon nach kurzer Zeit ist die erste Dokumentenvorlage einsatzbereit. Alle Schritte für die erfolgreiche Implementierung von DocXpert sind in einem Benutzerhandbuch erklärt.

DocXpert besticht mit einer kurzen Implementierungsdauer und einem attraktiven Preis- und Leistungsverhältnis.

 

Entdecken Sie DocXpert!

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie Fragen zu der App haben, einen individuellen Demotermin vereinbaren oder die App dreißig Tage lang kostenlos testen möchten.

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Weiterführende Informationen finden Sie zudem auf der offiziellen Produktseite.

Photo by William Daigneault on Unsplash

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