Case Study
Non-Profit Branche

Steuerzentrale für datengetriebenes Marketing für ein Non-Profit-Unternehmen

Vor Projektbeginn waren mehrere, nicht miteinander verknüpfte Tools im Einsatz und das Marketing arbeitete fragmentiert und nicht effektiv. Unsere Aufgabe war es, Infrastruktur und Prozesse zu überarbeiten, damit datengetriebenes und interessengetriebenes  Marketing und Fundraising möglich werden. Nach abgeschlossener Arbeit konnten wir die meisten Erwartungen übertreffen und die jährlichen Spendeneinnahmen um bis zu 30% steigern.

Der Kunde ist eine gemeinnützige Organisation mit dem Ziel, den Kreislauf aus Armut und Behinderung in Entwicklungsländern zu durchbrechen und für Menschen mit Behinderungen bessere Lebensqualität und Chancengleichheit zu schaffen. Ihr Bestreben ist eine Welt, in der Menschen mit körperlichen Einschränkungen dieselben Rechte bekommen wie alle anderen und frei von Krankheit und Armut leben können. 

Um ihre Vision zu erreichen und ihren Auftrag zu erfüllen, arbeitet die Organisation in Asien, Afrika und Lateinamerika mit lokalen Partnern zusammen. Diese bieten präventive, medizinische, rehabilitative und pädagogische Dienste von hoher Qualität an – in 51 Ländern und 540 Projekten.
 

Standort Hessen, Deutschland
Mitarbeiter > 150 
Branche Gemeinnützige Organisation
Lösungen Marketing Cloud, Nonprofit Cloud, Talend als ERP (MS-Navision) und GenoCash Schnittstelle, FinDock, OpenText, Selection Hub und weitere

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März 2022

Case Study auf einen Blick

HERAUSFORDERUNG

  • E-Mail-Kommunikation über das Tool Mailingwork
  • Mailingwork und Salesforce sind zwei separate Systeme, die nicht miteinander kommunizieren
  • Deshalb sind keine Automatisierungen oder Erfassungen des Spenderverhaltens möglich
  • Personeller Aufwand durch manuellen Import oder Datenabgleich zwischen Salesforce und Mailingwork notwendig
  • Content wird statisch für jeden in einer E-Mail-Liste zur Verfügung gestellt, obwohl jeder/jede Abonnent/in unterschiedliche Interessen hat
  • kein Gesamtüberblick über die Marketing-Aktivitäten möglich

LÖSUNG

  • Migration zur Marketing Cloud
  • Dynamisches Custom Preference Center
  • DSGVO-konformer DOI-Prozess mit einem Formular Handler um Webseiten-Anmeldungen eines bestehenden Kontakts direkt und in Echtzeit in der Non-Profit Cloud abzugleichen
  • Anbindung der Webseite mittels eines eigens entwickelten Form-Handler-Webservice, der  auch für andere Formulare eingesetzt wird (bspw. Gewinnspiel, Ratezettel, Kontaktformular)
  • Automatisierte Begrüßungskampagnen dynamisch nach Thema für Neu-Abonnenten und Spender ausgesteuert
  • Dynamischer Content - Content wird anhand von Interessen, Bedürfnissen, Zusatzverteiler, etc. ausgespielt
  • Gesamtüberblick über die Marketing-Aktivitäten eines Spenders in Salesforce

RESULTATE

  • Manueller Aufwand: 1-2 Personen mussten 2h pro Monat Daten abgleichen und diese in Salesforce/Mailingwork nachpflegen
  • Zielgruppenspezifische Ansprache der Newsletterkontakte durch dynamischen Content. Das Resultat: die CTR hat sich verbessert 
  • Funktionierender und stabiler DOI-Prozess: 2250 neue Kontakte sind automatisiert in Salesforce angelegt worden

Ausgangssituation & Herausforderung
Fragmentierte Systemlandschaft, niedrige Datenqualität, statisches Marketing

Vor Projektbeginn waren mehrere, nicht miteinander verknüpfte Tools vorhanden, aber nur teilweise im Einsatz: Salesforce Nonprofit Cloud, Salesforce Marketing Cloud und das Marketing Automation Tool Mailingwork. Durch das Fehlen einer Anbindung und einer den technischen Möglichkeiten angemessenen Konfiguration waren der manuelle Aufwand groß und die Arbeit fehleranfällig. 
Eingehende Spenden und Spenderinformationen wurden nicht automatisiert mit vorhandenen Daten abgeglichen bzw. aktualsiiert. Damit war es nicht möglich zu sehen, welche Präferenzen ein jeweiliger Spender hat und diesem relevante Spendenaktionen per E-Mail-Marketing zu unterbreiten. In Mailingwork erfolgte die Selektion manuell, sodass jedes einzelne Feld zur Selektion individuell angelegt werden musste. 
Die meisten registrierten Spender wurden in einer statischen E-Mailliste geführt. Somit erhielten alle unabhängig von ihren Interessen und ihrem Spendenverhalten den gleichen Content zugesendet.  Das Marketing war somit nicht in der Lage auf Basis von Daten zu agieren. 
Aufgrund der getrennt agierenden Systeme – Salesforce und Mailingwork musste die An- und Abmeldung von Nutzern zu Newslettern weitestgehend manuell  vorgenommen werden, was datenschutzrechtlich suboptimal war. 

Hoher manueller Aufwand durch unverbundene Systeme

Niedrige Datenqualität und -verfügbarkeit über Abteilungen hinweg

Prozess-Automatisierung nicht möglich

Lösung
Migration und Implementierung der Marketing Cloud als Online-Marketing-Tool 

Nach erfolgter Auswertung der Anforderungen des Kunden wurde die Marketing Cloud im Zusammenspiel der bereits im Einsatz gewesenen Non-Profit Cloud implementiert. Aufgrund der im Funktionsumfang der Marketing Cloud bestehenden Möglichkeiten war die Zielsetzung, das Tool Mailingwork abzuschaffen. 
Es wurde ein eigener Webservice entwickelt, der die Formularübermittlungen auf der CBM-Webseite mittels einer Marketing Cloud Landing Page in Echtzeit an die Non-Profit Cloud übermittelt. Bestehende Kontakte werden über die E-Mail-Adresse abgeglichen und aktualisiert. Die Salesforce Rest-API, Server-Side Javascript und APEX Trigger, sowie Marketing Cloud AMPscript kamen hierbei zum Einsatz.
Die Daten liegen jetzt vorrangig in der Non-Profit Cloud und müssen nicht mehr manuell abgeglichen werden durch händische Im- und Exporte. 

Resultate
Zusammenfassung der Highlights

Synchronisierte Tools, datenbasiertes Marketing, gesteigerte Spendeneinnahme

Nach erfolgter Verknüpfung und Konfiguration der Non-Profit Cloud mit der Marketing Cloud konnte das Tool Mailingwork abgeschafft werden. Sämtliche Funktionen konnten mithilfe der bereits vorhandenen Marketing Cloud umgesetzt und dadurch Kosten eingespart werden. Gleichzeitig wurden Automatisierungen und Synchronisierungen eingeführt, die eine aufwendige manuelle Datenpflege obsolet machten. Darüber hinaus bietet die Marketing Cloud die zusätzliche Möglichkeit, nicht nur E-Mailkampagnen, sondern auch Kampagnen über SMS oder als Push Notifications in Apps auszuspielen
Der benötigte personelle Aufwand für den Datenabgleich reduzierte sich sehr stark.


Durch die Verknüpfung der Website und der Fundraisingbox mit den Salesforce Clouds konnte das Marketing endlich datenbasiert arbeiten und Spendenaktionen anhand der bekannten Interessen zielgerichtet ausspielen. Somit erzielte beispielsweise der wichtigste Spendennewsletter im Jahr 2022 einen Spendenzuwachs von bis zu 45 %. Insgesamt sind die Spendeneinnahmen über den Newsletter im Vergleich zu 2021 um mehr als 30 % gestiegen
Hauptfaktoren dafür sind: 

  • Stetige Verbesserungsvorschläge für die Versandzeit durch Einstein Sendtime Optimization 
  • Ständige A/B-Tests von Newslettern anhand von Betreffen oder Content-Elementen
  • Bessere Aussteuerung von Zielgruppen anhand von dynamischen Content-Elementen

Über die Einführung und Konfiguration eines benutzerdefinierten Preference Centers können Abonnenten und Dauerspender ihre Newsletter-Präferenzen verwalten und ihre Kontaktdaten selbstständig ändern. 

Meilenstein zur innerbetrieblichen Zusammenarbeit

Hohe Datenqualität und -verfügbarkeit für alle Abteilungen

Steigerung von Spendeneinnahmen durch datenbasiertes Marketing

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