Erweiterte HubSpot-Salesforce-Integration


Mit der Salesforce-Integration für HubSpot lassen sich Leads und Kontakte nahtlos zwischen beiden Systemen synchronisieren. Häufig macht es jedoch keinen Sinn, alle HubSpot-Datensätze nach Salesforce zu übermitteln. Lesen Sie, wie Sie das mit wenig Aufwand umsetzen können.

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PROBLEMSTELLUNG

 

Sind Leads in einem frühen Stadium nicht „reif“ genug für eine Übermittlung an die Vertriebsmitarbeiter ist es üblich, diese nicht nach Salesforce zu synchronisieren. Je nach Vertriebsprozess, der sehr individuell sein kann, bietet HubSpot eine standardmäßige Filtermöglichkeit: Die Inclusion List, kurz die Aufnahmeliste.

Gilt es jedoch zu filtern, welche Leads und Kontakte von Salesforce nach HubSpot übermittelt werden, ermöglicht HubSpot zwar die Synchronisation aus Salesforce einzugrenzen, die Optionen bleiben dennoch überschaubar.

Ähnlich ist es bei der Erstellung von Leads und Kontakten, denen Sie nach einem Double Opt-In ausschließlich kommerzielle Inhalte zukommen lassen möchten. Hierfür bietet die HubSpot Marketing Software ebenfalls keine standardmäßige Lösung. Um dies zu realisieren ist umfangreiches Salesforce Wissen für eine weitere Systemanpassung erforderlich.

UNSERE LÖSUNG: Lead und Kontakt-synchronisation aus Salesforce steuern


Die Standardeinstellungen der HubSpot zu Salesforce Integration reichen Ihnen nicht aus? Sie benötigen stattdessen eine selektierte Kontaktauswahl, entlang ausgewählter Kriterien? Da bietet der Integration-User von Salesforce Abhilfe.

Mittels des Salesforce Integration-Users kann die Synchronisation aus Salesforce nach ausgewählten Merkmalen eingeschränkt werden. Hierbei stellt der Integration-User eine Verbindung zwischen beiden Systemen her und dient der Datensynchronisation.

Bei der initialen Einrichtung der Salesforce Integration empfiehlt HubSpot, dem Integration-User ein Profil mit Administratorenrechten zuzuweisen. Auf diesem Weg sind alle Daten für die Integration sichtbar und werden synchronisiert. Ist es Ziel, die Synchronisation aus Salesforce anhand von Regeln und Filtern zu limitieren, muss die Sicht auf Leads und Kontakte weiter eingeschränkt werden. Erreicht wird dies mit einer Kombination aus verschiedenen Einstellung im Salesforce Setup.

Auf einen Nenner gebracht beschränken wir im ersten Schritt die Sicht des Integration-Users auf Leads und Kontakte, sodass wir im zweiten Schritt die in den Sharing-Settings definierten Regeln so weit öffnen können, dass nur die den Sharing Rules entsprechenden Leads und Kontakte für die Integration sichtbar sind. In Kombination mit den Integration-Einstellungen in HubSpot erhalten wir somit genügend Flexibilität und können steuern, in welchen Fällen Datensätze in HubSpot erstellt werden.

Ihre Wunschfilterung geht über das mögliche Maß in HubSpot hinaus? Kein Problem. Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, wie es geht.

Zusätzlich können wir in HubSpot festlegen, ob ein HubSpot-Kontakt nur beim Erstellen oder auch beim Editieren eines Salesforce Leads oder Kontakts erstellt wird.

Nutzen und Installation

Ohne diese Filterung, welche Leads und Kontakte von Salesforce nach HubSpot übertragen werden, ist das Kontaktlimit in HubSpot schnell erreicht. Dagegen lässt sich mit der filterbasierten Synchronisation in Salesforce gut steuern, welche Daten von Salesforce übertragen und in HubSpot erstellen werden sollen. Je nach HubSpot Edition können zusätzliche Kontakte tatsächlich den monatlichen Preis Ihrer Software gravierend in die Höhe treiben.

Zudem ist es oft nicht notwendig, alle Leads und Kontakte aus Salesforce in HubSpot zu erstellen. Leads und Kontakte, beispielsweise ohne Double Opt-In oder E-Mail-Adresse, können für die Integration unsichtbar gemacht werden und nur in Salesforce existieren. Nach deutschem Datenschutzrecht dürfen diese nicht für Marketingzwecke angeschrieben werden, was eine Erstellung in HubSpot meist überflüssig macht. In Summa gibt es zahlreiche Anwendungsfälle für die selektive Synchronisation aus Salesforce.

Wir beraten Sie gerne, wie Sie die Integration passend zu Ihren Bedürfnissen aufsetzen. Bei der Erstellung von HubSpot-Datensätzen aus Salesforce ist Ihnen die nötige Flexibilität und Regelung sicher.

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